Ein Reinigungskonzept erstellen: Schritt für Schritt

Ein gutes Reinigungskonzept beantwortet klar, was wo wie oft gereinigt wird und was das kostet. Es ist die Grundlage für Budgets, Ausschreibungen und einen reibungslosen Betrieb. So entsteht es Schritt für Schritt.

Ein Reinigungskonzept ist kein Qualitätsversprechen und kein Leitbild, sondern ein Rechenwerk mit Erläuterungen. Es hält fest, welche Flächen vorhanden sind, wie sie behandelt werden, wie viele Stunden das ergibt und wer die Arbeit macht. Alles andere, Hygienepläne, Materiallisten, Qualitätskontrollen, baut darauf auf. Dieser Leitfaden führt durch sechs Schritte und rechnet sie durchgehend am Beispiel eines Schulhauses mit 3'000 m2 Reinigungsfläche vor.

Schritt 1: Flächen erfassen

Am Anfang steht der Objektbestand: alle Gebäude, Geschosse, Räume und Aussenflächen mit ihren Belägen und Raumtypen. Je genauer diese Grundlage, desto belastbarer das ganze Konzept.

Praktisch heisst das: Bauplan oder Grundriss zur Hand nehmen, Raum für Raum durchgehen und je Fläche vier Angaben festhalten, Fläche in m2, Bodenbelag, Raumtyp und Nutzung. Gleichartige Räume dürfen zusammengefasst werden, solange diese Angaben übereinstimmen. Zwanzig gleich grosse Klassenzimmer mit demselben Belag ergeben so eine einzige Position.

Zwei Fehler sind häufig. Erstens werden Bruttogeschossflächen aus Bauakten übernommen, obwohl nur die tatsächlich zu reinigende Bodenfläche zählt. Zweitens fehlen Flächen, die niemand als Reinigungsfläche wahrnimmt: Treppenhäuser, Lifte, Putzräume, Technikräume, Untergeschosse, Fensterflächen und die Aussenanlagen. Diese Lücken fallen erst auf, wenn die Rechnung nicht zur Realität passt. Hinweise zum Vorgehen bietet der Beitrag Flächenerfassung für die Reinigungskalkulation, die Zuordnung der Beläge der Beitrag Flächenarten und Bodenbeläge.

Schritt 2: Reinigungsarten und Intervalle festlegen

Für jede Fläche wird bestimmt, welche Reinigungsart in welchem Intervall nötig ist: Unterhaltsreinigung im Alltag, Grund- und Zwischenreinigung in grösseren Abständen, dazu Sonderarbeiten wie Fensterreinigung.

Dieser Schritt ist der einzige, der eine echte Entscheidung verlangt. Die Flächen sind gegeben, die Leistungswerte sind Erfahrungswerte, das Intervall aber legt der Betreiber fest. Es bestimmt das Budget direkter als alles andere. Ein Korridor, der statt fünfmal nur dreimal pro Woche gereinigt wird, kostet 40 Prozent weniger.

Hilfreich ist eine Abstufung in drei Gruppen: Flächen mit hoher Hygieneanforderung wie Sanitäranlagen und Garderoben, wo nicht gespart wird; sichtbare Flächen wie Eingänge, Korridore und Sitzungsräume, wo der Eindruck zählt; und untergeordnete Flächen wie Lager, Technik und Archive, wo wöchentliche oder monatliche Intervalle genügen. Entscheidend ist dabei auch die Anzahl Betriebswochen: 39 Schulwochen ergeben rund 195 Durchgänge pro Jahr, ein durchgehend genutztes Verwaltungsgebäude dagegen etwa 250. Welche Reinigungsart welchen Anteil hat, zeigt der Beitrag Unterhalts-, Grund- und Zwischenreinigung.

Schritt 3: Aufwand berechnen

Aus Fläche, Leistungswert und Intervall ergibt sich der Jahresaufwand, objektiv und nachvollziehbar. Daraus lassen sich Pensen in Stellenprozenten und die Kosten ableiten.

Die Rechnung läuft in drei Zeilen: Fläche geteilt durch Leistungswert ergibt die Zeit pro Durchgang. Zeit pro Durchgang mal Anzahl Durchgänge ergibt die Jahresstunden dieser Fläche. Die Summe über alle Flächen und Reinigungsarten ergibt den Gesamtaufwand. Ein Klassenzimmer mit Linoleum ist in wenigen Minuten gereinigt. Bei 195 Reinigungen pro Jahr summieren sich diese Minuten auf rund 56 Stunden.

Zum reinen Reinigungsaufwand kommen Nebenarbeiten: Rüstzeiten, Materialbewirtschaftung, Wegzeiten zwischen Gebäuden, Instruktion, Kontrolle und Administration. Wer sie weglässt, rechnet die Pensen zu tief. Die Normwerte, auf denen diese Rechnung beruht, stammen bei easyCAFM aus über 17'000 Berechnungen der toolsuisse AG, die seit 2004 Arbeitsplatzberechnungen in der Schweiz erstellt. Das methodische Vorgehen ist in der Arbeitsplatzberechnung und in der Reinigungskalkulation beschrieben.

Schritt 4: Pensen und Zuteilung

Aus Stunden werden Stellen. Die Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitstelle beträgt 1'840 Stunden, 42 Stunden pro Woche, abzüglich 5 Wochen Ferien, 9 Feiertage und rund 3 Prozent Absenzen. Der Gesamtaufwand geteilt durch 1'840 ergibt das Pensum in Stellenprozenten.

Diese Zahl ist zunächst ein Rechenwert. In der Zuteilung wird daraus eine Organisation: Wie viele Personen, mit welchen Pensen, für welche Gebäude und Zonen? Hier spielen Dinge hinein, die die Rechnung nicht kennt: Teilzeitwünsche, Stellvertretungen und Ferienabdeckung. Dazu kommen die Fragen, ob eine Person zwei Gebäude betreut und wie die Stunden auf Früh- und Spätdienst verteilt werden. Üblich ist ein Zuschlag für Stellvertretung, damit Ferien und Absenzen nicht jedes Mal zu Lücken führen. Die Pensen und Zuteilungen werden dabei als Varianten geführt, damit mehrere Organisationsmodelle verglichen werden können, bevor eines verbindlich wird.

Schritt 5: Planen

Der berechnete Aufwand wird in Touren-, Wochen- und Jahresplanung überführt und auf Teams verteilt. So wird aus dem Konzept ein umsetzbarer Ablauf.

Drei Ebenen greifen ineinander. Die Tourenplanung legt fest, in welcher Reihenfolge eine Person ihre Räume bearbeitet, das minimiert Wegzeiten und macht den Tagesablauf überprüfbar. Die Wochenplanung verteilt die Arbeiten auf Wochentage und Tageszeiten, sodass jede Fläche ihr Intervall erhält und die Tagesbelastung ausgeglichen ist. Die Jahresplanung terminiert alles, was nicht wöchentlich anfällt: Grundreinigungen in den Ferien, Fensterreinigung, Zwischenreinigungen, saisonale Aussenarbeiten.

Erst in der Planung zeigt sich, ob die Rechnung im Alltag aufgeht. Typische Befunde: Die Stunden stimmen, aber sie fallen alle zwischen 6 und 8 Uhr an. Oder die Grundreinigung braucht in den Sommerferien mehr Personen, als überhaupt beschäftigt sind. Solche Engpässe sind Planungsprobleme, nicht Rechenfehler, sie werden über Intervalle, Zeitfenster oder den Zukauf externer Leistungen gelöst.

Schritt 6: Dokumentieren und aktuell halten

Ein Reinigungskonzept ist kein einmaliges Dokument. Ändern sich Flächen oder Nutzung, muss es mitwachsen. Liegt alles in einer Software, sind Änderungen sofort überall konsistent.

Dokumentiert wird nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Herleitung: welche Flächen mit welchen Leistungswerten und Intervallen gerechnet wurden und welche Annahmen dahinterstehen. Nur so lässt sich das Konzept später prüfen, mit anderen Objekten vergleichen und gegenüber Behörden oder Anbietern begründen. Die Berichte und Auswertungen liefern diese Herleitung je Objekt, Gebäude und Fläche.

Ein Auslöser für eine Überarbeitung ist jede Änderung an Flächen, Belägen oder Nutzung: ein Anbau, eine Sanierung, eine neue Tagesstruktur, eine zusätzlich vermietete Turnhalle. Unabhängig davon empfiehlt sich eine jährliche Durchsicht der Intervalle und eine vollständige Überprüfung alle drei bis fünf Jahre. Rückmeldungen aus dem Betrieb über Meldungen und Aufgaben zeigen zwischen den Durchsichten, wo das Konzept nicht zur Realität passt.

Die Gliederung eines Musterkonzepts

Ein Reinigungskonzept hat eine überschaubare Struktur. Die folgende Gliederung lässt sich für ein einzelnes Gebäude wie für einen ganzen Gemeindebestand verwenden.

Orientierungswerte zur Einordnung, Stand Oktober 2026.

Wer im Konzept welche Rolle hat

Ein Reinigungskonzept entsteht selten an einem Schreibtisch. Drei Rollen sind beteiligt. Reibung entsteht meist dort, wo ihre Zuständigkeiten nicht geklärt sind.

• Gemeinde oder Liegenschaftsverwaltung. Sie ist Eigentümerin der Entscheidungen: Qualitätsniveau, Intervalle, Budget, Eigenleistung gegen Fremdleistung. Sie gibt das Konzept frei und verantwortet es politisch. Für öffentliche Institutionen ist zusätzlich wichtig, dass die Herleitung nachvollziehbar dokumentiert ist, weil Budgets in Gremien begründet werden müssen.
• Hauswartung und Reinigungsteam. Sie kennen das Gebäude und die Nutzung besser als jede Akte. Ihr Beitrag ist die Validierung: Stimmen die erfassten Flächen? Sind die Intervalle im Alltag haltbar? Wo gibt es Erschwernisse, die der Plan nicht zeigt? Ein Konzept, das ohne diese Rückmeldung entstanden ist, hält der Praxis selten stand.
• Externe Reinigungsfirma. Sie ist entweder Ausführende eines Teils der Leistungen, typischerweise Grund- und Fensterreinigung, oder Anbieterin für das Ganze. Ihr Blick ist der der Kalkulation: Sie braucht ein Leistungsverzeichnis, das vollständig und eindeutig ist, sonst muss sie Risiken einpreisen. Für Reinigungsunternehmen ist das Konzept des Auftraggebers die Basis der eigenen Offerte.

Bewährt hat sich folgende Aufteilung: Die Verwaltung entscheidet über Niveau und Budget, die Hauswartung validiert Flächen und Abläufe, die externe Firma kalkuliert das Vergebene. Die Datenhoheit bleibt bei der Verwaltung. Andernfalls gehört der Flächenbestand faktisch dem Anbieter. Bei einem Wechsel beginnt die Erfassung dann von neuem.

Vom Konzept zur Ausschreibung

Ein fertiges Reinigungskonzept ist zu rund 80 Prozent bereits eine Ausschreibung. Was fehlt, sind die formalen Teile: Verfahrensart, Fristen, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Vertragsentwurf. Der inhaltliche Kern, das Leistungsverzeichnis, steckt in den Kapiteln 2 und 3.

Damit das Leistungsverzeichnis vergleichbare Angebote erzeugt, braucht es drei Dinge. Erstens vollständige Flächenangaben je Raumtyp und Belag, damit nicht jeder Anbieter eigene Annahmen trifft. Zweitens getrennt ausgewiesene Reinigungsarten, damit sichtbar ist, ob Grund- und Fensterreinigung enthalten sind. Drittens Intervalle als Vorgabe statt als Ergebnis, wer den Anbieter das Intervall wählen lässt, erhält Angebote, die sich nicht vergleichen lassen.

Der eigene berechnete Aufwand bleibt dabei intern. Er dient als Prüfmassstab: Ein Angebot, das deutlich unter der eigenen Rechnung liegt, ist entweder effizienter organisiert oder unvollständig, in beiden Fällen lohnt die Nachfrage. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Reinigung ausschreiben für die öffentliche Hand.

Überprüft werden sollte das Konzept bei jeder baulichen oder organisatorischen Änderung, mindestens aber einmal jährlich bei der Budgetierung. Eine vollständige Neuberechnung ist alle drei bis fünf Jahre sinnvoll, ebenso vor jeder Ausschreibung, sonst wird ein veralteter Flächenbestand zur Vertragsgrundlage für die nächsten Jahre.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, ein Reinigungskonzept zu erstellen?

Den grössten Teil der Zeit braucht Schritt 1. Für ein einzelnes Schulhaus sind für die Flächenaufnahme je nach Grundlagenlage ein bis zwei Tage realistisch, wenn verwertbare Grundrisse vorliegen. Berechnung, Pensen und Planung folgen daraus und gehen deutlich schneller. Für einen ganzen Gemeindebestand lohnt es sich, Gebäude für Gebäude vorzugehen statt alles gleichzeitig.

Braucht es dafür zwingend eine Software?

Für ein einzelnes Gebäude geht es auch mit einer Tabelle. Ab mehreren Objekten wird es mühsam: Jede Änderung an Flächen oder Intervallen muss in Berechnung, Pensen, Planung und Bericht nachgezogen werden. Zudem müssen Normwerte überall gleich angewendet werden. Genau diese Durchgängigkeit ist der Grund, warum sich eine gemeinsame Lösung ab einer gewissen Grösse lohnt.

Wie detailliert muss das Konzept sein?

Genau so detailliert, dass die Rechnung nachvollziehbar ist. Mehr Detail ist nicht nötig. Jede Fläche braucht Belag, Raumtyp und Intervall. Eine Aufschlüsselung auf einzelne Tätigkeiten pro Raum ist für ein Leistungsverzeichnis sinnvoll, für die Kalkulation aber nicht nötig und erzeugt Pflegeaufwand, der sich selten auszahlt.

Was unterscheidet ein Konzept von einem Hygieneplan?

Das Reinigungskonzept beantwortet, was wie oft gereinigt wird und was das kostet. Der Hygieneplan beantwortet, mit welchen Mitteln, in welcher Konzentration und mit welcher Dokumentation, er ist in Spitälern, Heimen und Küchen vorgeschrieben und baut auf dem Konzept auf. Beide ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht.

Fazit

Ein tragfähiges Reinigungskonzept baut auf einer sauberen Erfassung und einer objektiven Kalkulation auf. Die Reihenfolge ist dabei nicht beliebig: Flächen, Intervalle, Stunden, Pensen, Planung, Dokumentation. Wer einen Schritt überspringt, muss ihn später teurer nachholen. easyCAFM führt diese Schritte in einer Plattform zusammen, von der Fläche bis zur Planung, mit Normwerten aus über 17'000 Berechnungen und einer Herleitung, die sich jederzeit ausweisen lässt. Mehr zum Hintergrund finden Sie unter Über uns.

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