Élaborer un concept de nettoyage : étape par étape

Un bon concept de nettoyage indique clairement ce qui est nettoyé, où, à quelle fréquence et ce que cela coûte. C'est la base des budgets, des appels d'offres et d'une exploitation sans accroc. Voici comment il se construit étape par étape.

Un Concept de nettoyage n'est ni une promesse de qualité ni une charte, mais un ensemble de calculs accompagné d'explications. Il consigne quelles surfaces existent, comment elles sont traitées, combien d'heures cela représente et qui effectue le travail. Tout le reste, plans d'hygiène, listes de matériel, contrôles de qualité, s'appuie là-dessus. Ce guide parcourt six étapes et les illustre d'un bout à l'autre sur l'exemple d'une école de 3'000 m2 de surface de nettoyage.

Étape 1 : saisir les surfaces

Au départ se trouve le parc d'objets : tous les bâtiments, étages, locaux et surfaces extérieures avec leurs revêtements et types de locaux. Plus cette base est précise, plus le concept est solide.

Concrètement, cela signifie : prendre le plan de construction ou le plan d'étage, parcourir local par local et consigner quatre indications par surface, surface en m2, Revêtement de sol, Type de local et utilisation. Des locaux de même nature peuvent être regroupés tant que ces indications concordent. Vingt salles de classe de même taille avec le même revêtement forment ainsi un seul poste.

Deux erreurs sont fréquentes. Premièrement, on reprend des surfaces brutes de plancher issues des dossiers de construction, alors que seule la surface de sol réellement à nettoyer compte. Deuxièmement, il manque des surfaces que personne ne perçoit comme surface de nettoyage : cages d'escalier, ascenseurs, locaux de nettoyage, locaux techniques, sous-sols, surfaces vitrées et espaces extérieurs. Ces lacunes n'apparaissent que lorsque le calcul ne correspond pas à la réalité. Des indications sur la procédure sont données dans l'article relevé soigné des surfaces pour le calcul du nettoyage, l'attribution des revêtements dans l'article Types de surfaces et revêtements.

Étape 2 : définir les types de nettoyage et les intervalles

Pour chaque surface, on définit quel type de nettoyage est nécessaire à quel intervalle : nettoyage d'entretien au quotidien, nettoyage de fond et intermédiaire à intervalles plus longs, ainsi que des travaux spéciaux comme le nettoyage des vitres.

Cette étape est la seule qui exige une véritable décision. Les surfaces sont données, les valeurs de rendement sont des valeurs d'expérience, mais la fréquence est fixée par l'exploitant. Elle détermine le budget plus directement que tout le reste. Un couloir nettoyé trois fois par semaine au lieu de cinq coûte 40 pour cent de moins.

Une gradation en trois groupes est utile : les surfaces à exigence d'hygiène élevée comme les installations sanitaires et les vestiaires, où l'on n'économise pas ; les surfaces visibles comme les entrées, les couloirs et les salles de réunion, où l'impression compte ; et les surfaces secondaires comme les dépôts, la technique et les archives, où des fréquences hebdomadaires ou mensuelles suffisent. Un facteur décisif est aussi le nombre de Semaines d'exploitation : 39 semaines scolaires donnent environ 195 passages par an, un bâtiment administratif utilisé en continu environ 250. La part de chaque type de nettoyage est présentée dans l'article Nettoyage d'entretien, à fond et intermédiaire.

Étape 3 : calculer la charge

L'effort annuel résulte de la surface, de la valeur de rendement et de l'intervalle, objectif et traçable. On en déduit les pensums en pourcentages de poste et les coûts.

Le calcul tient en trois lignes : surface divisée par la Valeur de rendement donne le temps par passage. Temps par passage multiplié par le nombre de passages donne les Heures annuelles de cette surface. La somme sur toutes les surfaces et tous les types de nettoyage donne la charge totale. Une salle de classe en linoléum est nettoyée en quelques minutes. Pour 195 nettoyages par an, ces minutes s'additionnent à environ 56 heures.

À la charge de nettoyage pure s'ajoutent les Travaux annexes : temps de préparation, gestion du matériel, temps de déplacement entre bâtiments, instruction, contrôle et administration. Qui les omet calcule des charges trop basses. Les valeurs normées sur lesquelles repose ce calcul proviennent chez easyCAFM de plus de 17'000 calculs de toolsuisse AG, qui établit des calculs des postes de travail en Suisse depuis 2004. La démarche méthodologique est décrite dans le Calcul des postes et dans le Calcul de nettoyage de manière détaillée.

Étape 4 : charges et répartition

Les heures deviennent des postes. Le temps de travail annuel net d'un poste à plein temps est de 1'840 heures, 42 heures par semaine, moins 5 semaines de vacances, 9 jours fériés et environ 3 pour cent d'absences. La charge totale divisée par 1'840 donne la charge en taux d'occupation.

Ce chiffre est d'abord une valeur de calcul. Dans la répartition, il devient une organisation : combien de personnes, avec quelles charges, pour quels bâtiments et quelles zones ? Entrent ici en jeu des éléments que le calcul ignore : souhaits de temps partiel, remplacements et couverture des vacances. S'y ajoutent les questions de savoir si une personne s'occupe de deux bâtiments et comment les heures se répartissent entre service du matin et service du soir. Un supplément pour le remplacement est usuel, afin que vacances et absences ne créent pas chaque fois des lacunes. Les Charges et répartitions sont gérées comme des variantes, afin que plusieurs modèles d'organisation puissent être comparés avant que l'un ne devienne contraignant.

Étape 5 : planifier

L'effort calculé est transféré dans la planification des tournées, hebdomadaire et annuelle et réparti sur les équipes. Le concept devient ainsi un déroulement réalisable.

Trois niveaux s'imbriquent. La planification des tournées fixe l'ordre dans lequel une personne traite ses locaux, cela minimise les temps de déplacement et rend le déroulement de la journée vérifiable. La planification hebdomadaire répartit les travaux sur les jours de la semaine et les moments de la journée, de sorte que chaque surface reçoive sa fréquence et que la charge journalière soit équilibrée. La Planification annuelle planifie tout ce qui ne revient pas chaque semaine : nettoyages de fond pendant les vacances, nettoyage des vitres, nettoyages intermédiaires, travaux extérieurs saisonniers.

C'est seulement dans la planification qu'apparaît si le calcul fonctionne au quotidien. Constats typiques : les heures sont justes, mais elles tombent toutes entre 6 et 8 heures. Ou le nettoyage de fond demande, pendant les vacances d'été, plus de personnes qu'il n'en est employé. De tels goulets sont des problèmes de planification, non des erreurs de calcul, ils se résolvent par les fréquences, les plages horaires ou l'achat de prestations externes.

Étape 6 : documenter et tenir à jour

Un concept de nettoyage n'est pas un document ponctuel. Si les surfaces ou l'usage changent, il doit évoluer. Si tout est dans un logiciel, les modifications sont immédiatement cohérentes partout.

On documente non seulement le résultat, mais aussi la dérivation : quelles surfaces ont été calculées avec quelles valeurs de rendement et quelles fréquences, ainsi que les hypothèses qui les sous-tendent. C'est la seule manière de pouvoir vérifier le concept plus tard, de le comparer à d'autres objets et de le justifier devant les autorités ou les prestataires. Les Rapports et analyses fournissent cette dérivation par objet, bâtiment et surface.

Tout changement de surfaces, de revêtements ou d'utilisation déclenche une révision : une annexe, une rénovation, une nouvelle structure de journée, une salle de gym louée en plus. Indépendamment de cela, une revue annuelle des fréquences et une vérification complète tous les trois à cinq ans sont recommandées. Les retours du terrain via Signalements et tâches montrent entre les revues où le concept ne correspond pas à la réalité.

La structure d'un concept type

Un concept de nettoyage a une structure claire. La table des matières suivante s'utilise aussi bien pour un bâtiment isolé que pour tout un parc communal.

Valeurs d'orientation pour le classement, état octobre 2026.

Qui joue quel rôle dans le concept

Un concept de nettoyage naît rarement sur un seul bureau. Trois rôles y participent. Les frictions apparaissent surtout là où leurs compétences ne sont pas clarifiées.

• Commune ou gérance immobilière. Elle est propriétaire des décisions : niveau de qualité, fréquences, budget, prestation propre contre prestation externe. Elle approuve le concept et en assume la responsabilité politique. Pour les institutions publiques il est en outre important que la dérivation soit documentée de manière traçable, parce que les budgets doivent être justifiés devant les organes.
• Conciergerie et équipe de nettoyage. Ils connaissent le bâtiment et son utilisation mieux que n'importe quel dossier. Leur contribution est la validation : les surfaces saisies sont-elles correctes ? Les fréquences tiennent-elles au quotidien ? Où y a-t-il des difficultés que le plan ne montre pas ? Un concept élaboré sans ce retour résiste rarement à la pratique.
• Entreprise de nettoyage externe. Elle exécute soit une partie des prestations, typiquement le nettoyage de fond et des vitres, soit l'ensemble en tant que prestataire. Son regard est celui du calcul : elle a besoin d'un cahier des charges complet et univoque, sinon elle doit intégrer des risques dans son prix. Pour les Entreprises de nettoyage le concept du maître d'ouvrage est la base de leur propre offre.

La répartition suivante a fait ses preuves : l'administration décide du niveau et du budget, la conciergerie valide les surfaces et les processus, l'entreprise externe calcule ce qui lui est adjugé. La maîtrise des données reste chez l'administration. Sinon, le parc des surfaces appartient de fait au prestataire. En cas de changement, la saisie recommence alors de zéro.

Du concept à l'appel d'offres

Un concept de nettoyage achevé constitue déjà, à environ 80 pour cent, un appel d'offres équitable. Ce qui manque, ce sont les parties formelles : type de procédure, délais, critères d'aptitude et d'adjudication, projet de contrat. Le noyau matériel, le Cahier des charges, se trouve dans les chapitres 2 et 3.

Pour que le cahier des charges produise des offres comparables, trois éléments sont nécessaires. Premièrement, des indications de surface complètes par type de local et par revêtement, afin que chaque prestataire ne pose pas ses propres hypothèses. Deuxièmement, des types de nettoyage indiqués séparément, afin que l'on voie si le nettoyage de fond et des vitres est inclus. Troisièmement, des fréquences imposées plutôt que résultantes, qui laisse le prestataire choisir la fréquence reçoit des offres qui ne se comparent pas.

La charge calculée en interne reste interne. Elle sert d'étalon de contrôle : une offre nettement inférieure à son propre calcul est soit mieux organisée, soit incomplète, dans les deux cas, la question vaut la peine d'être posée. La procédure est décrite dans l'article Mettre le nettoyage au concours pour le secteur public.

Le concept devrait être vérifié à chaque changement constructif ou organisationnel, au minimum une fois par an lors de la budgétisation. Un recalcul complet est judicieux tous les trois à cinq ans, de même qu'avant chaque appel d'offres. Sinon, un parc de surfaces obsolète devient la base contractuelle des années suivantes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour établir un concept de nettoyage ?

L'étape 1 prend la plus grande partie du temps. Pour une seule école, un à deux jours sont réalistes pour le relevé des surfaces selon les documents disponibles, lorsque des plans exploitables existent. Le calcul, les charges et la planification en découlent et vont nettement plus vite. Pour tout un parc communal, il vaut la peine de procéder bâtiment par bâtiment plutôt que tout à la fois.

Un logiciel est-il indispensable pour cela ?

Pour un seul bâtiment, un tableau suffit aussi. À partir de plusieurs objets, cela devient pénible : chaque modification de surfaces ou de fréquences doit être reportée dans le calcul, les charges, la planification et le rapport. De plus, les valeurs normées doivent être appliquées partout de la même manière. C'est précisément cette continuité qui explique pourquoi une solution commune devient rentable à partir d'une certaine taille.

Quel niveau de détail le concept doit-il avoir ?

Juste assez détaillé pour que le calcul soit traçable. Davantage de détails n'est pas nécessaire. Chaque surface a besoin d'un revêtement, d'un type de local et d'une fréquence. Une ventilation par activité et par local est utile pour un cahier des charges, mais n'est pas nécessaire pour le calcul et génère un travail d'entretien qui se rentabilise rarement.

Qu'est-ce qui distingue un concept d'un plan d'hygiène ?

Le concept de nettoyage répond à ce qui est nettoyé, à quelle fréquence et à quel coût. Le plan d'hygiène répond avec quels produits, à quelle concentration et avec quelle documentation, il est obligatoire dans les hôpitaux, les EMS et les cuisines et s'appuie sur le concept. Les deux se complètent, mais ne se remplacent pas.

Conclusion

Un concept de nettoyage solide repose sur une saisie propre et un calcul objectif. L'ordre n'est pas indifférent : surfaces, fréquences, heures, charges, planification, documentation. Qui saute une étape devra la rattraper plus tard à un coût plus élevé. easyCAFM réunit ces étapes dans une seule plateforme, de la surface à la planification, avec des valeurs normées issues de plus de 17'000 calculs et une dérivation qui peut être présentée à tout moment. Pour en savoir plus sur le contexte, voir À propos.

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