Charges & répartition : calculer les taux d'occupation du nettoyage et de la conciergerie
La charge calculée devient des charges concrètes en pourcentages de poste, réparties de façon transparente entre équipes et personnes.
Voici comment le calcul devient un besoin en personnel traçable : pour les concierges et les équipes de nettoyage, réparti équitablement et justifiable à tout moment devant le conseil communal, la commission scolaire ou la direction.
De la charge au besoin en personnel.
Comme les charges découlent directement du calcul objectif, la répartition est équitable et compréhensible pour tous, une base solide pour la planification du personnel, les demandes de postes et les coûts.
- Heures annuelles traduites en taux d'occupation
- Temps de travail annuel net à partir de vos données de base
- Répartition équitable et traçable sur les personnes et les équipes
- États des charges sous forme de versions, comparaison entre prévu et réel
En quatre étapes vers une charge justifiable.
Définir les données de base
Heures hebdomadaires, pauses payées, droit aux vacances et jours fériés sont enregistrés une fois par mandant. Il en résulte le temps de travail annuel net d'un poste à plein temps, la référence pour chaque charge. Les nouvelles charges reprennent automatiquement ces valeurs.
Reprendre la charge annuelle du calcul
Les heures annuelles par bâtiment, étage et local viennent directement du Calcul de nettoyage : nettoyage d'entretien, nettoyage de fond et spécial, travaux annexes, espaces extérieurs. Rien n'est ressaisi, rien n'est oublié.
Constituer et attribuer les charges
Vous créez des charges, par exemple concierge 100 pour cent et nettoyage 80 pour cent. Vous attribuez à ces charges des bâtiments, des étages ou des travaux individuels. easyCAFM montre en permanence combien d'heures sont attribuées et si la charge est équilibrée ou dépassée.
Comparer prévu et réel, sauvegarder les états
Chaque état des charges est enregistré comme version. On peut ainsi prouver à quoi ressemblait la charge avant l'extension et après. Pour les demandes de postes et les discussions budgétaires, la justification est ainsi toujours prête.
Des heures annuelles au taux d'occupation.
Une charge de 100 pour cent, ce n'est pas 52 semaines fois 42 heures. Les vacances, les jours fériés et les absences réduisent le temps disponible. easyCAFM calcule avec le temps de travail annuel net issu de vos données de base.
| Poste | Heures |
|---|---|
| Temps de travail annuel brut (42 heures fois 52 semaines) | 2'184 |
| moins les vacances (5 semaines) | -210 |
| moins les jours fériés (9 jours) | -76 |
| moins les absences (environ 3 pour cent) | -58 |
| Temps de travail annuel net à 100 pour cent | 1'840 |
Exemple d'une école de 3'000 m2
| Bloc de tâches | Heures par an |
|---|---|
| Nettoyage | 2'300 |
| Travaux annexes | 150 |
| Espaces extérieurs et service hivernal | 350 |
| Entretien technique | 250 |
| Administration et locations | 200 |
| Total heures annuelles | 3'250 |
| Divisé par 1'840 heures | 177 % |
Les 177 pour cent de taux d'occupation peuvent par exemple être répartis entre un concierge à 100 pour cent et du personnel de nettoyage totalisant 80 pour cent.
Communes, EMS, écoles et entreprises de nettoyage.
Institutions publiques
Un concierge à 80 pour cent suffit-il pour la nouvelle école ? Avec easyCAFM, les communes, commissions scolaires et directions d'EMS répondent à cette question par un calcul plutôt que par une valeur empirique. Chaque pour cent de poste est rattachable à des surfaces et des tâches, les changements comme une extension peuvent être chiffrés à l'avance. La toolsuisse AG détermine les charges selon cette méthode depuis plus de 20 ans. En savoir plus : easyCAFM pour les institutions publiques.
Entreprises de nettoyage
Les entreprises de nettoyage planifient l'engagement du personnel par client et par tournée à partir des heures calculées par objet : combien de pour cent de poste faut-il pour le nouveau mandat ? Quels collaborateurs ont encore de la capacité ? Les charges sont la base de la Planification des tournées et du calcul a posteriori. En savoir plus : easyCAFM pour les entreprises de nettoyage.
Vers charges et répartition.
Quelle est la différence entre charge et taux d'occupation ?
La charge est l'effort calculé en heures. Le Taux d'occupation est la conversion en poste à plein temps : heures annuelles divisées par le temps de travail annuel net, fois 100.
Pouvons-nous comparer plusieurs états des charges ?
Oui. Chaque état est enregistré comme version. Vous pouvez comparer l'état actuel avec celui d'avant une transformation ou avec une variante sans locations. Vous pouvez ensuite justifier la différence.
Comment gérer un nettoyage confié à l'externe ?
Les bâtiments ou étages dont le nettoyage est assuré par un prestataire sont marqués « travaux annexes uniquement ». Le nettoyage d'entretien n'entre alors pas dans la charge interne, mais les travaux annexes oui. La comparaison interne contre externe reste néanmoins possible, car les heures restent enregistrées.
Le service hivernal compte-t-il dans la charge ?
Oui. Le service hivernal fait partie des espaces extérieurs et se planifie comme budget annuel, par exemple 20 interventions de 3 heures. Il survient de manière irrégulière, mais fait partie des heures annuelles.
Autres modules easyCAFM.
Objets & surfaces
Saisir bâtiments, locaux et surfaces de façon structurée.
En savoir plusCalcul de nettoyage
Calculer les besoins de nettoyage objectivement selon des valeurs normatives.
En savoir plusPlanification tournées & annuelle
Planification hebdomadaire, des tournées et de l'entretien.
En savoir plusOffres & rapports
Offres et rapports prêts pour l'appel d'offres en PDF.
En savoir plusTâches & signalements
Attribuer des tâches et signaler des défauts.
En savoir plusDécouvrez Charges & répartition sur votre cas d'usage.
Faites une demande sans engagement, nous calculons ensemble la charge de l'un de vos biens.