Tâches & signalements : attribuer des mandats, signaler des défauts, rien ne se perd
Attribuez des mandats, suivez le statut et saisissez les défauts, du concierge sur place jusqu'à la direction.
Ainsi, tout le monde garde la vue d'ensemble : points ouverts, travaux terminés et défauts signalés en un seul endroit, avec photo, délai et responsable.
Mandats et défauts sous contrôle.
Les signalements du terrain arrivent directement là où ils sont traités, sans paperasse, sans chaînes d'e-mails et sans que rien ne se perde.
- Attribuer, planifier et suivre les tâches
- Signaler les défauts avec photo et lieu, aussi depuis le smartphone
- Tâches récurrentes en série, notifications à l'échéance
- Tableau et tableau de bord pour la direction et l'équipe
Du signalement à la résolution.
Signaler un défaut
Un robinet qui goutte au jardin d'enfants, une lampe défectueuse dans la cage d'escalier, un graffiti à la voirie : le concierge, les enseignants ou le personnel de nettoyage signalent le défaut avec photo, lieu et urgence. Le signalement est rattaché au bon bâtiment et au bon local du parc d'objets.
Attribuer et planifier la tâche
Le signalement devient une tâche avec responsable, délai et priorité. La direction décide si le concierge effectue lui-même la réparation ou si un artisan est mandaté. Les deux voient la même tâche avec le même état.
Traiter et donner un retour
La personne qui exécute définit le statut, joint une photo du travail terminé et saisit le temps consacré. Les tâches ouvertes, échues et terminées sont visibles sur le tableau, les rappels arrivent automatiquement par notification.
Tâches récurrentes en série
Les rondes de contrôle, entretiens et travaux saisonniers de la Planification annuelle apparaissent automatiquement comme tâche au bon moment : contrôle du chauffage en septembre, contrôle des places de jeux chaque mois, éclairage de secours chaque année. Rien ne doit être saisi à la main.
Tâches typiques d'une commune.
Les tâches et signalements typiques d'une commune avec école, administration, voirie et salle de sport, ainsi que les personnes qui les traitent habituellement.
| Tâche | Type | Responsable | Délai |
|---|---|---|---|
| Lampe de cage d'escalier défectueuse | Signalement de défaut | Concierge | 3 jours ouvrables |
| Robinet qui goutte | Signalement de défaut | Concierge ou sanitaire | 1 jour ouvrable |
| Enlever un graffiti à la voirie | Mandat | Service des travaux | 1 semaine |
| Préparer la salle de gym | Mandat | Concierge | Date de la manifestation |
| Contrôle du chauffage | Série, annuelle | Concierge | Septembre |
| Contrôle des places de jeux | Série, mensuelle | Service des travaux | Fin du mois |
| Vérifier l'éclairage de secours | Série, annuelle | Électricien externe | Octobre |
| Réclamation nettoyage WC | Signalement | Responsable du nettoyage | 1 jour ouvrable |
Chaque tâche terminée reste documentée avec la date, la personne et le temps consacré. C'est la base pour justifier le bloc « entretien technique » dans la charge et pour reconnaître les problèmes récurrents sur un bâtiment. Plus à ce sujet dans le guide Planification de l'entretien des bâtiments publics.
Communes, EMS, écoles et entreprises de nettoyage.
Institutions publiques
Concierge, service des travaux, direction de l'école et administration travaillent avec la même liste de tâches. Les enseignants signalent les défauts sans chaîne téléphonique, le concierge a ses travaux sur son smartphone. La direction voit à tout moment ce qui est ouvert. Pour le conseil communal et la révision, il est documenté ce qui a été fait et quand. En savoir plus : easyCAFM pour les institutions publiques.
Entreprises de nettoyage
Les réclamations et demandes particulières des clients sont saisies comme tâches et attribuées à l'équipe compétente. Les responsables d'objet voient quels objets ont des points ouverts. Le client reçoit un retour avec photo. Les contrôles de qualité tournent en série par objet. En savoir plus : easyCAFM pour les entreprises de nettoyage.
Vers tâches et signalements.
Des personnes sans compte utilisateur peuvent-elles aussi signaler des défauts ?
Oui. Via un lien de signalement ou un code QR sur le bâtiment, les enseignants, les associations ou les locataires peuvent saisir un défaut avec photo. Le signalement arrive chez le concierge, sans qu'un compte soit nécessaire.
Qui voit quelles tâches ?
Les droits suivent l'organisation : les collaborateurs voient leurs tâches, les responsables toutes les tâches de leur secteur, l'administration la vue d'ensemble. Les entreprises de nettoyage ne voient que leurs propres clients.
Sommes-nous rappelés des tâches à échéance ?
Oui. Des notifications par e-mail ou dans le logiciel rappellent les tâches échues et en retard. Les séries sont générées à temps avant l'échéance.
Combien de temps les tâches terminées restent-elles enregistrées ?
Les tâches terminées sont conservées comme historique par bâtiment. Les données personnelles dans les signalements sont anonymisées après un délai paramétrable, afin que l'utilisation reste conforme à la protection des données.
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