Attività & segnalazioni: assegnare incarichi, segnalare difetti, nulla va perso
Assegni incarichi, segua lo stato e registri difetti, dal custode sul posto alla direzione.
Così tutti mantengono la visione d'insieme: punti aperti, lavori svolti e difetti segnalati in un unico posto, con foto, scadenza e responsabile.
Incarichi e difetti sotto controllo.
Le segnalazioni dal campo arrivano direttamente dove vengono elaborate, senza fogli volanti, senza catene di e-mail e senza che qualcosa vada perso.
- Assegnare, programmare e seguire le attività
- Segnalare difetti con foto e luogo, anche dallo smartphone
- Attività ricorrenti come serie, notifiche alla scadenza
- Board e dashboard per direzione e team
Dalla segnalazione allo svolgimento.
Segnalare un difetto
Un rubinetto che gocciola nella scuola dell'infanzia, una lampada guasta nel vano scala, graffiti sul magazzino comunale: custode, docenti o personale di pulizia segnalano il difetto con foto, luogo e urgenza. La segnalazione è associata all'edificio e al locale giusti dell'inventario degli oggetti.
Assegnare e programmare l'attività
Dalla segnalazione nasce un'attività con responsabile, scadenza e priorità. La direzione decide se il custode esegue la riparazione da sé o se viene incaricato un artigiano. Entrambi vedono la stessa attività con lo stesso stato.
Elaborare e dare riscontro
La persona che esegue imposta lo stato, allega una foto del lavoro svolto e registra il tempo impiegato. Le attività aperte, in scadenza e svolte sono visibili sul board, i promemoria arrivano automaticamente tramite notifica.
Attività ricorrenti come serie
Giri di controllo, manutenzioni e lavori stagionali dalla Pianificazione annuale compaiono automaticamente al momento giusto come attività: controllo del riscaldamento a settembre, controllo del parco giochi mensile, illuminazione di emergenza annuale. Nulla deve essere inserito a mano.
Attività tipiche di un comune.
Attività e segnalazioni in un comune con scuola, amministrazione, magazzino comunale e palestra: cosa si presenta e chi di solito se ne occupa.
| Attività | Tipo | Responsabile | Scadenza |
|---|---|---|---|
| Lampada vano scala guasta | Segnalazione di difetto | Custode | 3 giorni lavorativi |
| Rubinetto gocciola | Segnalazione di difetto | Custode o idraulico | 1 giorno lavorativo |
| Rimuovere graffiti magazzino comunale | Incarico | Squadra comunale | 1 settimana |
| Preparare la palestra | Incarico | Custode | Data dell'evento |
| Controllo riscaldamento | Serie, annuale | Custode | Settembre |
| Controllo parco giochi | Serie, mensile | Squadra comunale | Fine mese |
| Verificare l'illuminazione di emergenza | Serie, annuale | Elettricista esterno | Ottobre |
| Reclamo pulizia WC | Segnalazione | Responsabile pulizie | 1 giorno lavorativo |
Ogni attività svolta resta documentata con data, persona e tempo impiegato. È la base per giustificare il blocco "manutenzione tecnica" nel carico di lavoro e per riconoscere problemi ricorrenti in un edificio. Per saperne di più nella guida Pianificazione della manutenzione per edifici pubblici.
Comuni, case di cura, scuole e imprese di pulizia.
Enti pubblici
Custode, squadra comunale, direzione scolastica e amministrazione lavorano con lo stesso elenco di attività. I docenti segnalano i difetti senza catene telefoniche, il custode ha i suoi lavori con sé sullo smartphone. La direzione vede in qualsiasi momento cosa è aperto. Per consiglio comunale e revisione è documentato cosa è stato svolto e quando. Per saperne di più: easyCAFM per le istituzioni pubbliche.
Imprese di pulizia
Reclami e richieste particolari dei clienti vengono registrati come attività e assegnati al team competente. I responsabili degli oggetti vedono quali oggetti hanno punti aperti. Il cliente riceve un riscontro con foto. I controlli di qualità si svolgono come serie per oggetto. Per saperne di più: easyCAFM per le imprese di pulizia.
Ad attività e segnalazioni.
Anche le persone senza account utente possono segnalare difetti?
Sì. Tramite un link di segnalazione o un codice QR sull'edificio, docenti, associazioni o inquilini possono registrare un difetto con foto. La segnalazione arriva al custode senza che serva un account.
Chi vede quali attività?
I diritti seguono l'organizzazione: i collaboratori vedono le proprie attività, i responsabili tutte le attività del loro settore, l'amministrazione la panoramica generale. Le imprese di pulizia vedono solo i propri clienti.
Veniamo avvisati delle attività in scadenza?
Sì. Notifiche via e-mail o nel software ricordano le attività in scadenza e scadute. Le serie vengono generate in tempo utile prima della data.
Per quanto tempo restano salvate le attività svolte?
Le attività svolte restano come cronologia per edificio. I dati personali nelle segnalazioni vengono anonimizzati dopo un termine impostabile, affinché l'utilizzo resti conforme alla protezione dei dati.
Altri moduli easyCAFM.
Oggetti & superfici
Rilevare edifici, locali e superfici in modo strutturato.
Scopri di piùCalcolo della pulizia
Calcolare il fabbisogno di pulizia in modo oggettivo secondo valori standard.
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Tradurre l'impegno in percentuali d'impiego e distribuirlo.
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