Aufgaben & Meldungen: Aufträge zuteilen, Mängel melden, nichts geht unter
Teilen Sie Aufträge zu, verfolgen Sie den Status und erfassen Sie Mängel, vom Hauswart vor Ort bis zur Leitung.
So behalten alle den Überblick: offene Punkte, erledigte Arbeiten und gemeldete Defekte an einem Ort, mit Foto, Frist und Verantwortlichem.
Aufträge und Mängel im Griff.
Meldungen aus der Praxis landen direkt dort, wo sie bearbeitet werden, ohne Zettelwirtschaft, ohne E-Mail-Ketten und ohne dass etwas untergeht.
- Aufgaben zuteilen, terminieren und nachverfolgen
- Mängel mit Foto und Ort melden, auch vom Smartphone
- Wiederkehrende Aufgaben als Serie, Benachrichtigungen bei Fälligkeit
- Board und Dashboard für Leitung und Team
Von der Meldung bis zur Erledigung.
Mangel melden
Ein tropfender Wasserhahn im Kindergarten, eine defekte Leuchte im Treppenhaus, Graffiti am Werkhof: Hauswart, Lehrpersonen oder Reinigungspersonal melden den Mangel mit Foto, Ort und Dringlichkeit. Die Meldung ist dem richtigen Gebäude und Raum aus dem Objektbestand zugeordnet.
Aufgabe zuteilen und terminieren
Aus der Meldung wird eine Aufgabe mit Verantwortlichem, Frist und Priorität. Die Leitung entscheidet, ob der Hauswart die Reparatur selbst erledigt oder ein Handwerker beauftragt wird. Beide sehen dieselbe Aufgabe mit demselben Stand.
Bearbeiten und Rückmeldung geben
Die ausführende Person setzt den Status, hängt ein Foto der erledigten Arbeit an und erfasst den Zeitaufwand. Offene, fällige und erledigte Aufgaben sind auf dem Board sichtbar, Erinnerungen kommen automatisch per Benachrichtigung.
Wiederkehrende Aufgaben als Serie
Kontrollgänge, Wartungen und saisonale Arbeiten aus der Jahresplanung erscheinen automatisch zum richtigen Zeitpunkt als Aufgabe: Heizungskontrolle im September, Spielplatzkontrolle monatlich, Notbeleuchtung jährlich. Nichts muss von Hand eingetragen werden.
Typische Aufgaben einer Gemeinde.
Was in einer Gemeinde mit Schulhaus, Verwaltung, Werkhof und Sporthalle an Aufgaben und Meldungen anfällt und wer sie üblicherweise bearbeitet.
| Aufgabe | Art | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|---|
| Leuchte Treppenhaus defekt | Mängelmeldung | Hauswart | 3 Arbeitstage |
| Wasserhahn tropft | Mängelmeldung | Hauswart oder Sanitär | 1 Arbeitstag |
| Graffiti Werkhof entfernen | Auftrag | Werkdienst | 1 Woche |
| Turnhalle herrichten | Auftrag | Hauswart | Termin des Anlasses |
| Heizungskontrolle | Serie, jährlich | Hauswart | September |
| Spielplatzkontrolle | Serie, monatlich | Werkdienst | Monatsende |
| Notbeleuchtung prüfen | Serie, jährlich | Elektriker extern | Oktober |
| Reklamation Reinigung WC | Meldung | Reinigungsleitung | 1 Arbeitstag |
Jede erledigte Aufgabe bleibt mit Datum, Person und Zeitaufwand dokumentiert. Das ist die Grundlage, um den Block "technischer Unterhalt" im Pensum zu belegen und wiederkehrende Probleme an einem Gebäude zu erkennen. Mehr dazu im Ratgeber Instandhaltungsplanung für öffentliche Gebäude.
Gemeinden, Heime, Schulen und Reinigungsunternehmen.
Öffentliche Institutionen
Hauswart, Werkdienst, Schulleitung und Verwaltung arbeiten mit derselben Aufgabenliste. Lehrpersonen melden Mängel ohne Telefonkette, der Hauswart hat seine Arbeiten auf dem Smartphone dabei. Die Leitung sieht jederzeit, was offen ist. Für Gemeinderat und Revision ist dokumentiert, was wann erledigt wurde. Mehr dazu: easyCAFM für öffentliche Institutionen.
Reinigungsunternehmen
Reklamationen und Sonderwünsche der Kunden werden als Aufgabe erfasst und dem zuständigen Team zugeteilt. Objektleitungen sehen, welche Objekte offene Punkte haben. Der Kunde erhält eine Rückmeldung mit Foto. Qualitätskontrollen laufen als Serie je Objekt. Mehr dazu: easyCAFM für Reinigungsunternehmen.
Zu Aufgaben und Meldungen.
Können auch Personen ohne Benutzerkonto Mängel melden?
Ja. Über einen Meldelink oder QR-Code am Gebäude können Lehrpersonen, Vereine oder Mieterinnen einen Mangel mit Foto erfassen. Die Meldung landet beim Hauswart, ohne dass ein Konto nötig ist.
Wer sieht welche Aufgaben?
Die Rechte folgen der Organisation: Mitarbeitende sehen ihre Aufgaben, Leitungen alle Aufgaben ihres Bereichs, die Verwaltung den Gesamtüberblick. Reinigungsunternehmen sehen nur ihre eigenen Kunden.
Werden wir an fällige Aufgaben erinnert?
Ja. Benachrichtigungen per E-Mail oder in der Software erinnern an fällige und überfällige Aufgaben. Serien werden rechtzeitig vor dem Termin erzeugt.
Wie lange bleiben erledigte Aufgaben gespeichert?
Erledigte Aufgaben bleiben als Verlauf je Gebäude erhalten. Personendaten in Meldungen werden nach einer einstellbaren Frist anonymisiert, damit die Nutzung datenschutzkonform bleibt.
Weitere Module von easyCAFM.
Objekte & Flächen
Gebäude, Räume und Flächen strukturiert erfassen.
Mehr erfahrenReinigungskalkulation
Reinigungsbedarf objektiv nach Normwerten berechnen.
Mehr erfahrenPensen & Zuteilung
Aufwand in Stellenprozente übersetzen und verteilen.
Mehr erfahrenTouren- & Jahresplanung
Wochen-, Touren- und Instandhaltungsplanung.
Mehr erfahrenOfferten & Berichte
Ausschreibungsfertige Offerten und Berichte als PDF.
Mehr erfahrenSehen Sie Aufgaben & Meldungen an Ihrem Anwendungsfall.
Stellen Sie eine unverbindliche Anfrage, wir zeigen Ihnen den Ablauf von der Meldung bis zur Erledigung.