Pensen & Zuteilung: Reinigungs- und Hauswartpensen in Stellenprozenten berechnen
Aus dem berechneten Aufwand entstehen konkrete Pensen in Stellenprozenten, transparent auf Teams und einzelne Personen verteilt.
So wird aus der Kalkulation ein nachvollziehbarer Personalbedarf: für Hauswarte und Reinigungsteams, fair verteilt und gegenüber Gemeinderat, Schulpflege oder Geschäftsleitung jederzeit begründbar.
Vom Aufwand zum Personalbedarf.
Weil die Pensen direkt aus der objektiven Kalkulation entstehen, ist die Verteilung fair und für alle nachvollziehbar, eine solide Grundlage für Personalplanung, Stellenanträge und Kosten.
- Jahresstunden in Stellenprozente übersetzt
- Netto-Jahresarbeitszeit aus Ihren Grunddaten
- Faire, nachvollziehbare Verteilung auf Personen und Teams
- Pensenstände als Versionen, Soll und Ist im Vergleich
In vier Schritten zum begründbaren Pensum.
Grunddaten festlegen
Wochenstunden, bezahlte Pausen, Ferienanspruch und Feiertage werden einmal je Mandant hinterlegt. Daraus ergibt sich die Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitstelle, die Bezugsgrösse für jedes Pensum. Neue Pensen übernehmen diese Werte automatisch.
Jahresaufwand aus der Kalkulation übernehmen
Die Jahresstunden je Gebäude, Etage und Raum kommen direkt aus der Reinigungskalkulation: Unterhaltsreinigung, Grund- und Sonderreinigung, Nebenarbeiten, Aussenanlagen. Nichts wird abgetippt, nichts vergessen.
Pensen bilden und zuteilen
Sie legen Pensen an, zum Beispiel Hauswart 100 Prozent und Reinigung 80 Prozent. Diesen Pensen teilen Sie Gebäude, Etagen oder einzelne Arbeiten zu. easyCAFM zeigt laufend, wie viele Stunden zugeteilt sind und ob das Pensum aufgeht oder überläuft.
Soll und Ist vergleichen, Stände sichern
Jeder Pensenstand wird als Version gespeichert. So lässt sich belegen, wie das Pensum vor dem Erweiterungsbau aussah und wie danach. Für Stellenanträge und Budgetgespräche liegt die Begründung damit jederzeit bereit.
Von den Jahresstunden zum Stellenprozent.
Ein Pensum von 100 Prozent sind nicht 52 Wochen mal 42 Stunden. Ferien, Feiertage und Absenzen reduzieren die verfügbare Zeit. easyCAFM rechnet mit der Netto-Jahresarbeitszeit aus Ihren Grunddaten.
| Position | Stunden |
|---|---|
| Brutto-Jahresarbeitszeit (42 Stunden mal 52 Wochen) | 2'184 |
| abzüglich Ferien (5 Wochen) | -210 |
| abzüglich Feiertage (9 Tage) | -76 |
| abzüglich Absenzen (rund 3 Prozent) | -58 |
| Netto-Jahresarbeitszeit bei 100 Prozent | 1'840 |
Beispiel Schulhaus mit 3'000 m2
| Aufgabenblock | Stunden pro Jahr |
|---|---|
| Reinigung | 2'300 |
| Nebenarbeiten | 150 |
| Aussenanlagen und Winterdienst | 350 |
| Technischer Unterhalt | 250 |
| Administration und Vermietungen | 200 |
| Jahresstunden total | 3'250 |
| Geteilt durch 1'840 Stunden | 177 % |
Die 177 Stellenprozent lassen sich zum Beispiel auf einen Hauswart mit 100 Prozent und Reinigungsmitarbeitende mit zusammen 80 Prozent aufteilen.
Gemeinden, Heime, Schulen und Reinigungsunternehmen.
Öffentliche Institutionen
Reicht der Hauswart mit 80 Prozent für das neue Schulhaus? Mit easyCAFM beantworten Gemeinden, Schulpflegen und Heimleitungen diese Frage mit einer Rechnung statt mit einem Erfahrungswert. Jedes Stellenprozent ist auf Flächen und Aufgaben zurückführbar, Veränderungen wie ein Erweiterungsbau lassen sich vorab beziffern. Die toolsuisse AG bestimmt Pensen nach dieser Methode seit über 20 Jahren. Mehr dazu: easyCAFM für öffentliche Institutionen.
Reinigungsunternehmen
Reinigungsfirmen planen aus den kalkulierten Objektstunden den Personaleinsatz je Kunde und Tour: Wie viele Stellenprozente braucht der neue Auftrag? Welche Mitarbeitenden haben noch Kapazität? Die Pensen sind die Grundlage für die Tourenplanung und für die Nachkalkulation. Mehr dazu: easyCAFM für Reinigungsunternehmen.
Zu Pensen und Zuteilung.
Was ist der Unterschied zwischen Pensum und Stellenprozent?
Das Pensum ist der berechnete Aufwand in Stunden. Das Stellenprozent ist die Umrechnung auf eine Vollzeitstelle: Jahresstunden geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit, mal 100.
Können wir mehrere Pensenstände vergleichen?
Ja. Jeder Stand wird als Version gespeichert. Sie können den heutigen Stand mit dem Stand vor einem Umbau oder mit einer Variante ohne Vermietungen vergleichen und die Differenz begründen.
Wie gehen wir mit extern vergebener Reinigung um?
Gebäude oder Etagen, deren Reinigung ein Dienstleister übernimmt, werden mit "nur Nebenarbeiten" gekennzeichnet. Die Unterhaltsreinigung fliesst dann nicht ins interne Pensum, die Nebenarbeiten schon. Der Vergleich intern gegen extern bleibt trotzdem möglich, weil die Stunden erfasst bleiben.
Zählt der Winterdienst zum Pensum?
Ja. Winterdienst gehört zu den Aussenanlagen und wird als Jahresbudget geplant, etwa 20 Einsätze zu 3 Stunden. Er fällt unregelmässig an, ist aber Teil der Jahresstunden.
Weitere Module von easyCAFM.
Objekte & Flächen
Gebäude, Räume und Flächen strukturiert erfassen.
Mehr erfahrenReinigungskalkulation
Reinigungsbedarf objektiv nach Normwerten berechnen.
Mehr erfahrenTouren- & Jahresplanung
Wochen-, Touren- und Instandhaltungsplanung.
Mehr erfahrenOfferten & Berichte
Ausschreibungsfertige Offerten und Berichte als PDF.
Mehr erfahrenAufgaben & Meldungen
Aufgaben zuteilen und Defekte melden.
Mehr erfahrenSehen Sie Pensen & Zuteilung an Ihrem Anwendungsfall.
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