Hauswart-Stellenprozent berechnen: Rechenweg, Richtwerte und Beispiel
Reicht ein Hauswart mit 80 Prozent für das neue Schulhaus, oder braucht es 120? Diese Frage landet in Gemeinderäten, Schulpflegen und Heimkommissionen regelmässig auf dem Tisch. Oft wird sie mit Erfahrung beantwortet: So viel hatten wir beim alten Gebäude auch. Das ist selten richtig. Ein Pensum lässt sich so berechnen, dass jede Stunde begründbar ist. Dieser Artikel zeigt den Rechenweg von der Fläche bis zum Stellenprozent.
Was gehört zum Aufgabenbereich eines Hauswarts?
Bevor gerechnet wird, muss klar sein, was im Pensum enthalten ist. Der Aufgabenbereich einer Hauswartung besteht in der Regel aus fünf Blöcken:
- Unterhaltsreinigung: die regelmässige Reinigung aller Innenflächen. Meist der grösste Block, häufig teilweise an Reinigungsmitarbeitende delegiert.
- Nebenarbeiten: Abfallentsorgung, Verbrauchsmaterial nachfüllen, Mobiliar umstellen, kleine Reparaturen.
- Aussenanlagen: Rasen, Pflanzflächen, Wege und Plätze, Laub, Winterdienst mit Schneeräumung und Salzen.
- Technischer Unterhalt: Kontrollgänge, Heizung und Lüftung, Beleuchtung, Wartungsverträge begleiten, Mängel melden.
- Administration und Betrieb: Schliessdienst, Vermietungen von Hallen und Räumen, Anlässe, Bestellwesen, Absprachen mit Schulleitung oder Verwaltung.
Jeder Block wird separat in Jahresstunden berechnet. Nur die Summe ergibt das Pensum. Wer nur die Reinigung rechnet, unterschätzt den Bedarf fast immer.
Schritt 1: Die Netto-Jahresarbeitszeit bestimmen
Ein Pensum von 100 Prozent bedeutet nicht 52 Wochen mal 42 Stunden. Ferien, Feiertage und Absenzen reduzieren die Zeit, die tatsächlich für Arbeit zur Verfügung steht. Die Netto-Jahresarbeitszeit ist die Bezugsgrösse für die Umrechnung von Stunden in Stellenprozente.
| Position | Stunden |
|---|---|
| Brutto-Jahresarbeitszeit (42 Stunden mal 52 Wochen) | 2'184 |
| abzüglich Ferien (5 Wochen) | -210 |
| abzüglich Feiertage (9 Tage zu 8.4 Stunden) | -76 |
| abzüglich Absenzen wie Krankheit, Unfall, Weiterbildung (rund 3 Prozent) | -58 |
| Netto-Jahresarbeitszeit bei 100 Prozent | 1'840 |
Je nach Gemeinde, Alter der Mitarbeitenden und Ferienanspruch liegt die Netto-Jahresarbeitszeit zwischen 1'750 und 1'900 Stunden. Die Zahl muss im Personalreglement nachgeschlagen werden, nicht geschätzt.
Schritt 2: Den Jahresaufwand je Aufgabenblock berechnen
Für die Reinigung ist der Rechenweg standardisiert: Fläche geteilt durch Leistungswert, mal Intervall, mal Betriebswochen. Für Aussenanlagen gelten eigene Leistungswerte je Flächenart, etwa für Rasen mähen, Hecken schneiden oder Wege wischen. Technischer Unterhalt und Administration werden als Zeitbudget pro Woche oder pro Anlass erfasst.
Beispiel: Schulhaus mit 3'000 m2 und 4'000 m2 Aussenanlage
Das Beispiel ist dasselbe Primarschulhaus wie im Artikel zu den Reinigungskosten: 3'000 m2 Reinigungsfläche, 39 Schulwochen, dazu 4'000 m2 Umgebung mit Rasen, Pausenplatz und Zugängen sowie eine Turnhalle, die abends an Vereine vermietet wird.
| Aufgabenblock | Grundlage | Stunden pro Jahr |
|---|---|---|
| Unterhaltsreinigung inkl. Grund- und Fensterreinigung | 3'000 m2, Normwerte je Raumtyp | 2'300 |
| Nebenarbeiten | Abfall, Verbrauchsmaterial, Mobiliar | 150 |
| Aussenanlagen inkl. Winterdienst | 4'000 m2, Leistungswerte je Flächenart | 350 |
| Technischer Unterhalt | Kontrollgänge, Heizung, Lüftung, Beleuchtung | 250 |
| Administration, Schliessdienst, Vermietungen | rund 4 Stunden pro Woche, 50 Wochen | 200 |
| Total Jahresaufwand | 3'250 |
Von den Stunden zum Pensum
| Grösse | Wert |
|---|---|
| Jahresstunden total | 3'250 |
| Netto-Jahresarbeitszeit | 1'840 h |
| Vollzeitstellen | 1.77 |
| Stellenprozent | 177 % |
In der Praxis wird dieses Pensum aufgeteilt: ein Hauswart mit 100 Prozent für Aussenanlagen, Technik, Administration und einen Teil der Reinigung, dazu Reinigungsmitarbeitende mit zusammen rund 80 Prozent. Wird die Reinigung extern vergeben, bleiben für den Hauswart rund 52 Stellenprozent.
Das Beispiel zeigt den entscheidenden Punkt: Die Frage, ob 80 oder 120 Prozent reichen, lässt sich erst beantworten, wenn der Aufgabenbereich definiert und jeder Block gerechnet ist.
Warum Gebäudetypen so unterschiedlich ausfallen
Für eine erste Einordnung liegt der Wunsch nahe, das Pensum einfach aus der Gebäudegrösse abzuleiten. Das führt selten zum Ziel, weil sich Gebäudetypen in Nutzung, Betriebszeit und Hygieneanforderung stark unterscheiden. Drei Beispiele zeigen, in welche Richtung die Unterschiede gehen:
- Schulhaus mit Turnhalle: 39 Schulwochen mit Reinigung an jedem Schultag, dazu Vermietungen am Abend und am Wochenende. Garderoben und Sanitäranlagen im Sportbereich treiben den Aufwand. Die Schulferien bieten Raum für die Grundreinigung.
- Verwaltungsgebäude: Büros werden oft nur zwei- bis dreimal pro Woche gereinigt, die Aussenanlagen sind meist klein. Das Pensum fällt bei gleicher Grösse deutlich tiefer aus als im Schulhaus.
- Alters- und Pflegeheim: Betrieb an 365 Tagen, hohe Hygieneanforderungen und Bewohnerzimmer, die im bewohnten Zustand gereinigt werden. Das Pensum liegt am oberen Rand und klar über dem eines Schulhauses.
Solche Unterschiede lassen sich nicht mit einem Pauschalwert abbilden. Die belastbare Zahl liefert erst die Berechnung Ihrer eigenen Liegenschaft, mit den tatsächlichen Raumtypen, Intervallen und Betriebswochen.
Aussenanlagen: der am häufigsten unterschätzte Block
Während die Reinigung meist irgendwie berechnet wird, bleiben die Aussenanlagen oft eine Pauschale. Dabei lassen sie sich genauso herleiten: je Flächenart und Tätigkeit ein Leistungswert, dazu die Anzahl Durchgänge pro Saison.
| Flächenart | Tätigkeit | Durchgänge pro Jahr |
|---|---|---|
| Rasenflächen | Mähen inkl. Randarbeit | 20 bis 28 |
| Wege und Plätze, Hartbelag | Wischen, Reinigen | 12 bis 30 |
| Zugänge, Parkplatz | Winterdienst, Salz | 15 bis 30 Einsätze |
Drei Beispiele zur Einordnung. Die Anzahl Durchgänge hängt stark von Lage, Höhe über Meer und Witterung ab.
Für das Beispiel-Schulhaus mit 4'000 m2 Umgebung ergeben sich daraus die 350 Stunden aus der Tabelle oben. Der Winterdienst ist dabei der unangenehmste Posten: Er fällt unregelmässig und oft früh morgens an. Zudem lässt er sich nicht verschieben. Im Pensum muss er als Jahresbudget enthalten sein, in der Organisation braucht es eine Pikettlösung.
Den Aufgabenbereich schriftlich festhalten
Eine Pensenberechnung ist nur so gut wie die Liste der Aufgaben, die ihr zugrunde liegt. Deshalb lohnt sich ein kurzes Pflichtenheft, das für jede Liegenschaft festhält, was zur Hauswartung gehört und was nicht. Typische Abgrenzungsfragen:
- Wer räumt nach Vermietungen und Anlässen auf? Wird das verrechnet?
- Übernimmt die Hauswartung kleine Reparaturen selbst oder beauftragt sie Handwerker?
- Wer betreut die Aussenanlagen, die Hauswartung oder der Werkdienst der Gemeinde?
- Ist der Winterdienst Teil des Pensums oder extern vergeben?
- Wer kontrolliert Spielplätze, Brandschutz und Notbeleuchtung?
- Welche Reaktionszeit gilt bei Störungen ausserhalb der Arbeitszeit?
Jede dieser Fragen verschiebt Stunden. Werden sie offengelassen, entstehen genau jene Diskussionen, die eine objektive Berechnung eigentlich vermeiden soll. In easyCAFM werden die Antworten als Aufgaben und Serien im Modul Aufgaben & Meldungen abgebildet, damit sie nicht nur im Pensum, sondern auch im Alltag sichtbar sind.
Was bei Veränderungen passiert
Der grosse Vorteil einer berechneten Grundlage zeigt sich, wenn sich etwas ändert. Drei Beispiele aus der Praxis:
Erweiterungsbau mit 800 m2
Ein Schulhaus erhält einen Anbau mit vier Klassenzimmern, einem Gruppenraum und einer WC-Anlage. Die Flächen werden erfasst, die Kalkulation läuft automatisch mit. Ergebnis: rund 560 zusätzliche Reinigungsstunden pro Jahr, das sind etwa 30 Stellenprozent. Diese Zahl steht vor dem Bezug fest und kann mit dem Baukredit beantragt werden, statt ein Jahr später als Überlastung aufzufallen.
Umgekehrt funktioniert es genauso: Wird die Reinigung eines Gebäudes extern vergeben, sinkt das interne Pensum um die entsprechenden Stunden, die Nebenarbeiten bleiben. Und wenn die Turnhalle neu auch am Sonntag vermietet wird, lässt sich der Mehraufwand beziffern, bevor der Vertrag unterschrieben ist.
Mehrere Liegenschaften gemeinsam betrachten
Viele Gemeinden berechnen jede Liegenschaft einzeln und verteilen das Personal dann nach Gefühl. Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: zuerst alle Objekte berechnen, dann die Summe auf Personen und Touren verteilen. Das bringt zwei Vorteile. Erstens werden Restpensen sichtbar, die sich bündeln lassen, etwa 30 Prozent im Werkhof und 40 Prozent in der Kirche zu einer Stelle. Zweitens zeigt der Vergleich der Objekte untereinander, welche Liegenschaft aus dem Rahmen fällt und warum. Mehr dazu auf der Seite easyCAFM für öffentliche Institutionen.
Typische Fehler bei der Pensenberechnung
- Brutto statt netto: Wer mit 2'184 statt 1'840 Stunden rechnet, unterschätzt das Pensum um rund 16 Prozent.
- Nur die Reinigung rechnen: Aussenanlagen, Winterdienst und Vermietungen fehlen, obwohl sie einen Drittel des Pensums ausmachen können.
- Ferienwochen vergessen: In den Schulferien fällt die Unterhaltsreinigung weg, dafür finden Grundreinigung und Unterhaltsarbeiten statt. Beides gehört in die Rechnung.
- Erfahrungswert übernehmen: Das Pensum des Vorgängers sagt nichts über den heutigen Bedarf aus, besonders nach Um- oder Erweiterungsbauten.
- Stellvertretung vergessen: Bei Ferien und Krankheit muss jemand einspringen. Das ist bei den Absenzen eingerechnet, braucht aber eine organisatorische Lösung.
Nachvollziehbar gegenüber Gemeinderat und Schulpflege
Ein berechnetes Pensum hat einen grossen Vorteil gegenüber einem geschätzten: Es lässt sich erklären. Wenn die Schulpflege fragt, warum es 177 und nicht 150 Prozent braucht, zeigt die Tabelle je Aufgabenblock, woher die Stunden kommen. Wird ein Block gestrichen, etwa die Vermietungen, sinkt das Pensum nachvollziehbar. Dasselbe gilt in die andere Richtung: Kommt ein Erweiterungsbau mit 800 m2 dazu, lässt sich der Mehrbedarf vorab beziffern, statt ihn nachträglich zu erstreiten.
In easyCAFM entsteht diese Tabelle automatisch aus den erfassten Flächen und Aufgaben. Das Modul Pensen & Zuteilung übersetzt den Jahresaufwand in Stellenprozente und verteilt ihn auf Personen und Teams. Die Grundlage dafür ist die Arbeitsplatzberechnung, mit der die toolsuisse AG seit über 20 Jahren Pensen für Gemeinden, Schulen und Heime bestimmt.
Häufige Fragen
Wie viele Stellenprozent braucht ein Hauswart pro Schulhaus?
Für ein Primarschulhaus mit 3'000 m2 und Turnhalle sind 150 bis 200 Stellenprozent für Hauswartung und Reinigung zusammen üblich. Ohne Reinigung liegt der Hauswart-Anteil meist bei 50 bis 70 Prozent.
Zählt der Winterdienst zum Pensum?
Ja. Winterdienst wird als Jahresbudget geplant, zum Beispiel 20 Einsätze zu 3 Stunden. Er fällt unregelmässig an, gehört aber in die Jahresstunden.
Was ist der Unterschied zwischen Pensum und Stellenprozent?
Das Pensum ist der berechnete Aufwand in Stunden. Stellenprozente sind die Umrechnung auf eine Vollzeitstelle: Pensum in Stunden geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit, mal 100.
Wie oft sollte ein Pensum überprüft werden?
Jährlich bei der Budgetierung als Plausibilitätsprüfung und vollständig neu bei baulichen Veränderungen, geänderter Nutzung oder einem Wechsel in der Hauswartung. Ohne Veränderungen genügt eine Neuberechnung alle drei bis fünf Jahre.
Was tun, wenn das berechnete Pensum deutlich über dem heutigen liegt?
Das kommt vor und ist eine Information, kein Vorwurf. Meist bedeutet es, dass Arbeiten unbemerkt wegfallen oder in Überzeit erledigt werden. Die Tabelle je Aufgabenblock zeigt, wo die Differenz liegt. Sie erlaubt eine bewusste Entscheidung: Pensum erhöhen, Leistungen reduzieren oder Teile vergeben.
Fazit
Ein Hauswart-Pensum ist eine Rechnung mit vier Zutaten: dem definierten Aufgabenbereich, dem Jahresaufwand je Block, der Netto-Jahresarbeitszeit und der Aufteilung auf Personen. Wer so rechnet, kann jedes Stellenprozent begründen und bei Veränderungen sofort nachführen. Das Ergebnis überzeugt Gremien mehr als jede Erfahrungszahl.
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