Calcolare la percentuale d'impiego del custode: percorso di calcolo, valori indicativi ed esempio
Un custode all'80 percento basta per la nuova scuola? O ne servono 120? Questa domanda finisce regolarmente sul tavolo di consigli comunali, commissioni scolastiche e commissioni delle case di cura. Spesso si risponde con l'esperienza: tanto avevamo anche nel vecchio edificio. Raramente è corretto. Un carico di lavoro si può calcolare in modo che ogni ora sia motivabile. Questo articolo mostra il percorso di calcolo dalla superficie alla percentuale d'impiego.
Cosa rientra nell'ambito di compiti di un custode?
Prima di calcolare, deve essere chiaro cosa è compreso nel carico di lavoro. L'ambito di compiti di una custodia consiste di norma in cinque blocchi:
- Pulizia ordinaria: la pulizia regolare di tutte le superfici interne. Per lo più il blocco maggiore, spesso in parte delegato a collaboratori di pulizia.
- Lavori accessori: smaltimento dei rifiuti, rifornimento del materiale di consumo, spostamento di arredi, piccole riparazioni.
- Aree esterne: prato, aiuole, sentieri e piazzali, foglie, servizio invernale con sgombero neve e salatura.
- Manutenzione tecnica: giri di controllo, riscaldamento e ventilazione, illuminazione, accompagnare i contratti di manutenzione, segnalare difetti.
- Amministrazione ed esercizio: servizio di chiusura, locazioni di sale e locali, eventi, ordinazioni, accordi con direzione scolastica o amministrazione.
Ogni blocco viene calcolato separatamente in ore annue. Solo la somma dà il carico di lavoro. Chi calcola solo la pulizia sottostima quasi sempre il fabbisogno.
Passo 1: determinare il tempo di lavoro annuo netto
Un carico di lavoro del 100 percento non significa 52 settimane per 42 ore. Vacanze, giorni festivi e assenze riducono il tempo effettivamente disponibile per il lavoro. Il tempo di lavoro annuo netto è la grandezza di riferimento per la conversione delle ore in percentuali d'impiego.
| Posizione | Ore |
|---|---|
| Tempo di lavoro annuo lordo (42 ore per 52 settimane) | 2'184 |
| meno vacanze (5 settimane) | -210 |
| meno giorni festivi (9 giorni da 8.4 ore) | -76 |
| meno assenze come malattia, infortunio, formazione continua (circa 3 percento) | -58 |
| Tempo di lavoro annuo netto al 100 percento | 1'840 |
A seconda del comune, dell'età dei collaboratori e del diritto alle vacanze, il tempo di lavoro annuo netto si colloca tra 1'750 e 1'900 ore. La cifra va consultata nel regolamento del personale, non stimata.
Passo 2: calcolare l'impegno annuo per blocco di compiti
Per la pulizia il percorso di calcolo è standardizzato: superficie divisa per il Valore di rendimento, per intervallo, per Settimane di esercizio. Per le aree esterne valgono valori di rendimento propri per tipo di superficie, per esempio per tagliare il prato, potare le siepi o spazzare i sentieri. Manutenzione tecnica e amministrazione vengono registrate come budget di tempo per settimana o per evento.
Esempio: scuola con 3'000 m2 e 4'000 m2 di area esterna
L'esempio è la stessa scuola elementare dell'articolo sui costi di pulizia: 3'000 m2 di superficie di pulizia, 39 settimane scolastiche, più 4'000 m2 di area esterna con prato, cortile e accessi e una palestra che la sera viene affittata alle associazioni.
| Blocco di compiti | Base | Ore all'anno |
|---|---|---|
| Pulizia ordinaria incl. pulizia di fondo e dei vetri | 3'000 m2, valori standard per tipo di locale | 2'300 |
| Lavori accessori | Rifiuti, materiale di consumo, arredi | 150 |
| Aree esterne incl. servizio invernale | 4'000 m2, valori di rendimento per tipo di superficie | 350 |
| Manutenzione tecnica | Giri di controllo, riscaldamento, ventilazione, illuminazione | 250 |
| Amministrazione, servizio di chiusura, locazioni | circa 4 ore a settimana, 50 settimane | 200 |
| Totale impegno annuo | 3'250 |
Dalle ore al carico di lavoro
| Grandezza | Valore |
|---|---|
| Totale ore annue | 3'250 |
| Tempo di lavoro annuo netto | 1'840 h |
| Posti a tempo pieno | 1.77 |
| Percentuale d'impiego | 177 % |
In pratica questo carico di lavoro viene suddiviso: un custode al 100 percento per aree esterne, impianti tecnici, amministrazione e una parte della pulizia, a cui si aggiungono collaboratori di pulizia per complessivamente circa l'80 percento. Se la pulizia viene affidata all'esterno, per il custode resta circa il 52 percento d'impiego.
L'esempio mostra il punto decisivo: la domanda se bastino 80 o 120 percento trova risposta solo quando l'ambito di compiti è definito e ogni blocco è calcolato.
Perché i tipi di edificio differiscono così tanto
Per un primo inquadramento è forte la tentazione di ricavare il carico di lavoro semplicemente dalle dimensioni dell'edificio. Raramente porta allo scopo, perché i tipi di edificio differiscono molto per utilizzo, orari di esercizio ed esigenze igieniche. Tre esempi mostrano in quale direzione vanno le differenze:
- Edificio scolastico con palestra: 39 settimane scolastiche con pulizia ogni giorno di scuola, più locazioni la sera e nel fine settimana. Spogliatoi e servizi igienici nell'ambito sportivo fanno salire l'impegno. Le vacanze scolastiche offrono spazio per la pulizia di fondo.
- Edificio amministrativo: Gli uffici vengono spesso puliti solo due o tre volte a settimana, le aree esterne sono per lo più piccole. A parità di dimensioni il carico di lavoro risulta nettamente più basso che nella scuola.
- Casa per anziani e di cura: Esercizio 365 giorni all'anno, elevate esigenze igieniche e camere dei residenti pulite mentre sono abitate. Il carico di lavoro si situa al limite superiore, chiaramente al di sopra di quello di una scuola.
Tali differenze non si possono rappresentare con un valore forfettario. La cifra affidabile la fornisce solo il calcolo del suo immobile, con i tipi di locale, le frequenze e le settimane di esercizio effettivi.
Aree esterne: il blocco più spesso sottovalutato
Mentre la pulizia viene di solito calcolata in qualche modo, le aree esterne restano spesso un forfait. Eppure si possono derivare allo stesso modo: per ogni tipo di superficie e attività un valore di rendimento, più il numero di passaggi per stagione.
| Tipo di superficie | Attività | Passaggi all'anno |
|---|---|---|
| Superfici a prato | Taglio incl. lavoro sui bordi | da 20 a 28 |
| Sentieri e piazzali, rivestimento duro | Spazzare, pulire | da 12 a 30 |
| Accessi, parcheggio | Servizio invernale, sale | da 15 a 30 interventi |
Tre esempi per inquadrare i valori. Il numero di passaggi dipende fortemente dalla posizione, dall'altitudine e dalle condizioni meteorologiche.
Per la scuola di esempio con 4'000 m2 di area esterna ne risultano le 350 ore della tabella sopra. Il servizio invernale è la voce più scomoda: si presenta in modo irregolare e spesso di primo mattino. Inoltre non si può rimandare. Nel carico di lavoro deve figurare come budget annuo, nell'organizzazione serve un servizio di picchetto.
Fissare per scritto l'ambito di compiti
Un calcolo dei carichi di lavoro è buono solo quanto l'elenco dei compiti su cui si basa. Per questo vale la pena un breve mansionario che fissi per ogni immobile che cosa appartiene alla custodia e che cosa no. Tipiche questioni di delimitazione:
- Chi riordina dopo locazioni ed eventi? Viene fatturato?
- La custodia esegue da sé le piccole riparazioni o incarica degli artigiani?
- Chi si occupa delle aree esterne, la custodia o la squadra comunale?
- Il servizio invernale è parte del carico di lavoro o è affidato all'esterno?
- Chi controlla parchi gioco, protezione antincendio e illuminazione d'emergenza?
- Quale tempo di reazione vale in caso di guasti fuori dall'orario di lavoro?
Ognuna di queste domande sposta ore. Se restano aperte, nascono proprio quelle discussioni che un calcolo oggettivo dovrebbe evitare. In easyCAFM le risposte vengono rappresentate come attività e serie nel modulo Attività & segnalazioni , affinché siano visibili non solo nel carico di lavoro, ma anche nella quotidianità.
Cosa succede in caso di cambiamenti
Il grande vantaggio di una base calcolata si mostra quando qualcosa cambia. Tre esempi dalla pratica:
Ampliamento con 800 m2
Un edificio scolastico riceve un'aggiunta con quattro aule, un locale per gruppi e un servizio igienico. Le superfici vengono rilevate, il calcolo si aggiorna automaticamente. Risultato: circa 560 ore di pulizia aggiuntive all'anno, ovvero circa 30 percento d'impiego. Questo numero è noto prima dell'occupazione e può essere chiesto con il credito di costruzione, anziché emergere un anno dopo come sovraccarico.
Al contrario funziona allo stesso modo: se la pulizia di un edificio viene affidata all'esterno, il carico di lavoro interno diminuisce delle ore corrispondenti, i lavori accessori restano. E se la palestra viene data in locazione anche la domenica, l'impegno aggiuntivo si può quantificare prima che il contratto sia firmato.
Considerare più immobili insieme
Molti comuni calcolano ogni immobile singolarmente e distribuiscono poi il personale a intuito. Più sensata è la via inversa: prima calcolare tutti gli oggetti, poi distribuire la somma su persone e giri. Questo porta due vantaggi. In primo luogo diventano visibili i carichi residui che si possono raggruppare, per esempio il 30 percento nel magazzino comunale e il 40 percento nella chiesa in un unico posto. In secondo luogo il confronto degli oggetti tra loro mostra quale immobile esce dagli schemi e perché. Per saperne di più sulla pagina easyCAFM per le istituzioni pubbliche.
Errori tipici nel calcolo dei carichi di lavoro
- Lordo invece di netto: Chi calcola con 2'184 ore invece di 1'840 sottostima il carico di lavoro di circa il 16 percento.
- Calcolare solo la pulizia: Mancano aree esterne, servizio invernale e locazioni, anche se possono costituire un terzo del carico di lavoro.
- Dimenticare le settimane di vacanza: Durante le vacanze scolastiche la pulizia ordinaria viene meno, in compenso si svolgono pulizia di fondo e lavori di manutenzione. Entrambi vanno nel calcolo.
- Riprendere il valore empirico: Il carico di lavoro del predecessore non dice nulla sul fabbisogno odierno, soprattutto dopo ristrutturazioni o ampliamenti.
- Dimenticare la supplenza: In caso di vacanze e malattia qualcuno deve subentrare. Questo è conteggiato nelle assenze, ma richiede una soluzione organizzativa.
Tracciabile davanti a consiglio comunale e commissione scolastica
Un carico di lavoro calcolato ha un grande vantaggio rispetto a uno stimato: si può spiegare. Se la commissione scolastica chiede perché servono 177 e non 150 percento, la tabella per blocco di compiti mostra da dove vengono le ore. Se un blocco viene eliminato, per esempio le locazioni, il carico di lavoro scende in modo tracciabile. Lo stesso vale nell'altra direzione: se si aggiunge un ampliamento di 800 m2, il fabbisogno aggiuntivo può essere quantificato in anticipo invece di doverlo contendere a posteriori.
In easyCAFM questa tabella nasce automaticamente dalle superfici e dai compiti rilevati. Il modulo Carichi & assegnazione traduce l'impegno annuo in percentuali d'impiego e lo distribuisce su persone e team. La base è il Calcolo del personale, con cui toolsuisse AG determina da oltre 20 anni i carichi di lavoro per comuni, scuole e case di cura.
Domande frequenti
Quante percentuali d'impiego servono a un custode per scuola?
Per una scuola elementare con 3'000 m2 e palestra sono usuali da 150 a 200 percento d'impiego per custodia e pulizia insieme. Senza pulizia, la quota del custode si colloca per lo più tra 50 e 70 percento.
Il servizio invernale rientra nel carico di lavoro?
Sì. Il servizio invernale viene pianificato come budget annuo, per esempio 20 interventi da 3 ore. Si presenta in modo irregolare, ma rientra nelle ore annue.
Qual è la differenza tra carico di lavoro e percentuale d'impiego?
Il carico di lavoro è l'impegno calcolato in ore. Le percentuali d'impiego sono la conversione in un posto a tempo pieno: carico di lavoro in ore diviso per il tempo di lavoro annuo netto, per 100.
Con quale frequenza va verificato un carico di lavoro?
Annualmente in occasione della preparazione del budget come verifica di plausibilità e completamente nuovo in caso di modifiche edilizie, di utilizzo cambiato o di un cambio nella custodia. Senza cambiamenti basta un ricalcolo ogni tre a cinque anni.
Cosa fare se il carico di lavoro calcolato è chiaramente superiore a quello attuale?
Succede ed è un'informazione, non un rimprovero. Di solito significa che dei lavori vengono tralasciati inosservati o svolti in tempo supplementare. La tabella per blocco di compiti mostra dove sta la differenza. Permette una decisione consapevole: aumentare il carico di lavoro, ridurre le prestazioni o affidarne delle parti.
Conclusione
Il carico di lavoro di un custode è un calcolo con quattro ingredienti: l'ambito di compiti definito, l'impegno annuo per blocco, il tempo di lavoro annuo netto e la suddivisione tra le persone. Chi calcola così può motivare ogni percentuale d'impiego e aggiornarla subito in caso di cambiamenti. Il risultato convince gli organi più di qualsiasi cifra empirica.
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