Calculer le taux d'occupation du concierge : calcul, valeurs de référence et exemple
Un concierge à 80 pour cent suffit-il pour la nouvelle école ou en faut-il 120 ? Cette question arrive régulièrement sur la table des conseils communaux, des commissions scolaires et des commissions d'EMS. Elle est souvent tranchée par l'expérience : c'est ce que nous avions aussi pour l'ancien bâtiment. C'est rarement juste. Une charge peut se calculer de manière à ce que chaque heure soit justifiable. Cet article montre le calcul de la surface jusqu'au taux d'occupation.
Que comprend le domaine de tâches d'un concierge ?
Avant de calculer, il faut être clair sur ce que contient la charge. Le domaine de tâches d'une conciergerie se compose en général de cinq blocs :
- Nettoyage d'entretien : le nettoyage régulier de toutes les surfaces intérieures. Le plus souvent le bloc le plus important, fréquemment délégué en partie au personnel de nettoyage.
- Travaux annexes : Élimination des déchets, réapprovisionnement du matériel de consommation, déplacement de mobilier, petites réparations.
- Espaces extérieurs : Gazon, plantations, chemins et places, feuilles, service hivernal avec déneigement et salage.
- Entretien technique : Rondes de contrôle, chauffage et ventilation, éclairage, accompagnement des contrats de maintenance, signalement des défauts.
- Administration et exploitation : Service de fermeture, locations de salles et de locaux, manifestations, commandes, coordination avec la direction de l'école ou l'administration.
Chaque bloc est calculé séparément en heures annuelles. Seule la somme donne la charge. Qui ne calcule que le nettoyage sous-estime presque toujours le besoin.
Étape 1 : déterminer le temps de travail annuel net
Une charge de 100 pour cent ne signifie pas 52 semaines fois 42 heures. Les vacances, les jours fériés et les absences réduisent le temps réellement disponible pour le travail. Le temps de travail annuel net est la référence pour la conversion des heures en taux d'occupation.
| Poste | Heures |
|---|---|
| Temps de travail annuel brut (42 heures fois 52 semaines) | 2'184 |
| moins les vacances (5 semaines) | -210 |
| moins les jours fériés (9 jours à 8.4 heures) | -76 |
| moins les absences comme maladie, accident, formation continue (environ 3 pour cent) | -58 |
| Temps de travail annuel net à 100 pour cent | 1'840 |
Selon la commune, l'âge des collaborateurs et le droit aux vacances, le temps de travail annuel net se situe entre 1'750 et 1'900 heures. Le chiffre doit être consulté dans le règlement du personnel, pas estimé.
Étape 2 : calculer la charge annuelle par bloc de tâches
Pour le nettoyage, le calcul est standardisé : surface divisée par Valeur de rendement, fois la fréquence, fois les Semaines d'exploitation. Pour les espaces extérieurs, des valeurs de rendement propres s'appliquent par type de surface, par exemple pour tondre le gazon, tailler les haies ou balayer les chemins. L'entretien technique et l'administration sont saisis comme budget-temps par semaine ou par manifestation.
Exemple : école de 3'000 m2 avec 4'000 m2 d'espaces extérieurs
L'exemple est la même école primaire que dans l'article sur les coûts de nettoyage : 3'000 m2 de surface de nettoyage, 39 semaines scolaires, plus 4'000 m2 d'extérieurs avec gazon, préau et accès, ainsi qu'une salle de gym louée le soir à des associations.
| Bloc de tâches | Base | Heures par an |
|---|---|---|
| Nettoyage d'entretien, y c. nettoyage de fond et des vitres | 3'000 m2, valeurs normées par type de local | 2'300 |
| Travaux annexes | Déchets, matériel de consommation, mobilier | 150 |
| Espaces extérieurs, y c. service hivernal | 4'000 m2, valeurs de rendement par type de surface | 350 |
| Entretien technique | Rondes de contrôle, chauffage, ventilation, éclairage | 250 |
| Administration, service de fermeture, locations | environ 4 heures par semaine, 50 semaines | 200 |
| Total charge annuelle | 3'250 |
Des heures à la charge
| Grandeur | Valeur |
|---|---|
| Total heures annuelles | 3'250 |
| Temps de travail annuel net | 1'840 h |
| Postes à plein temps | 1.77 |
| Taux d'occupation | 177 % |
Dans la pratique, cette charge est répartie : un concierge à 100 pour cent pour les espaces extérieurs, la technique, l'administration et une partie du nettoyage, auxquels s'ajoute du personnel de nettoyage totalisant environ 80 pour cent. Si le nettoyage est externalisé, il reste pour le concierge environ 52 pour cent de taux d'occupation.
L'exemple montre le point décisif : la question de savoir si 80 ou 120 pour cent suffisent ne peut être tranchée que lorsque le domaine de tâches est défini et que chaque bloc est calculé.
Pourquoi les types de bâtiments diffèrent autant
Pour une première estimation, on est tenté de déduire simplement la charge de la taille du bâtiment. Cela mène rarement au but, car les types de bâtiments diffèrent fortement par leur utilisation, leurs heures d'exploitation et leurs exigences d'hygiène. Trois exemples montrent dans quelle direction vont les différences :
- École avec salle de gym : 39 semaines scolaires avec nettoyage chaque jour d'école, plus des locations le soir et le week-end. Les vestiaires et sanitaires du domaine sportif font grimper la charge. Les vacances scolaires laissent de la place pour le nettoyage de fond.
- Bâtiment administratif : Les bureaux ne sont souvent nettoyés que deux à trois fois par semaine, les espaces extérieurs sont généralement petits. À taille égale, la charge est nettement inférieure à celle d'une école.
- EMS : Exploitation 365 jours par an, exigences d'hygiène élevées et chambres de résidents nettoyées en présence des occupants. La charge se situe dans le haut de la fourchette, nettement au-dessus de celle d'une école.
De telles différences ne peuvent pas être représentées par une valeur forfaitaire. Seul le calcul de votre propre bien fournit un chiffre fiable, avec les types de locaux, les fréquences et les semaines d'exploitation réels.
Espaces extérieurs : le bloc le plus souvent sous-estimé
Alors que le nettoyage est généralement calculé d'une manière ou d'une autre, les espaces extérieurs restent souvent un forfait. Pourtant, ils se dérivent tout aussi bien : une valeur de rendement par type de surface et par activité, plus le nombre de passages par saison.
| Type de surface | Activité | Passages par an |
|---|---|---|
| Surfaces de gazon | Tonte, y c. travail des bordures | 20 à 28 |
| Chemins et places, revêtement dur | Balayage, nettoyage | 12 à 30 |
| Accès, place de parc | Service hivernal, sel | 15 à 30 interventions |
Trois exemples pour situer les ordres de grandeur. Le nombre de passages dépend fortement de la situation, de l'altitude et des conditions météorologiques.
Pour l'école de l'exemple avec 4'000 m2 d'extérieurs, cela donne les 350 heures du tableau ci-dessus. Le service hivernal est le poste le plus désagréable : il survient de manière irrégulière et souvent tôt le matin. De plus, il ne peut pas être reporté. Il doit figurer dans la charge comme budget annuel ; dans l'organisation, il faut une solution de piquet.
Consigner par écrit le domaine de tâches
Un calcul des charges ne vaut que ce que vaut la liste des tâches qui le sous-tend. C'est pourquoi un bref cahier des charges du poste est utile, qui consigne pour chaque bien ce qui relève de la conciergerie et ce qui n'en relève pas. Questions de délimitation typiques :
- Qui remet en ordre après les locations et les manifestations ? Cela est-il facturé ?
- La conciergerie effectue-t-elle elle-même les petites réparations ou mandate-t-elle des artisans ?
- Qui s'occupe des espaces extérieurs, la conciergerie ou le service des travaux de la commune ?
- Le service hivernal fait-il partie de la charge ou est-il confié à l'externe ?
- Qui contrôle les places de jeux, la protection incendie et l'éclairage de secours ?
- Quel délai de réaction s'applique en cas de panne hors des heures de travail ?
Chacune de ces questions déplace des heures. Laissées ouvertes, elles génèrent précisément les discussions qu'un calcul objectif devrait éviter. Dans easyCAFM, les réponses sont représentées comme tâches et séries dans le module Tâches & signalements afin qu'elles soient visibles non seulement dans la charge, mais aussi au quotidien.
Ce qui se passe en cas de changement
Le grand avantage d'une base calculée apparaît lorsque quelque chose change. Trois exemples de la pratique :
Agrandissement de 800 m2
Une école reçoit une annexe avec quatre salles de classe, une salle de groupe et des sanitaires. Les surfaces sont saisies, le calcul suit automatiquement. Résultat : environ 560 heures de nettoyage supplémentaires par an, soit quelque 30 pour cent de taux d'occupation. Ce chiffre est établi avant l'emménagement et peut être demandé avec le crédit de construction, au lieu d'apparaître un an plus tard comme une surcharge.
À l'inverse, cela fonctionne de la même manière : si le nettoyage d'un bâtiment est confié à l'externe, la charge interne diminue des heures correspondantes, les travaux annexes restent. Et si la salle de gym est désormais aussi louée le dimanche, la charge supplémentaire peut être chiffrée avant la signature du contrat.
Considérer plusieurs biens ensemble
De nombreuses communes calculent chaque bien séparément, puis répartissent le personnel au ressenti. Le chemin inverse est plus judicieux : calculer d'abord tous les objets, puis répartir la somme sur les personnes et les tournées. Cela apporte deux avantages. Premièrement, les charges résiduelles deviennent visibles et peuvent être regroupées, par exemple 30 pour cent à la voirie et 40 pour cent à l'église en un seul poste. Deuxièmement, la comparaison des objets entre eux montre quel bien sort du cadre et pourquoi. Plus à ce sujet sur la page easyCAFM pour les institutions publiques.
Erreurs typiques dans le calcul des charges
- Brut au lieu de net : Qui calcule avec 2'184 heures au lieu de 1'840 sous-estime la charge d'environ 16 pour cent.
- Ne calculer que le nettoyage : Les espaces extérieurs, le service hivernal et les locations manquent, alors qu'ils peuvent représenter un tiers de la charge.
- Oublier les semaines de vacances : Pendant les vacances scolaires, le nettoyage d'entretien est suspendu, mais le nettoyage de fond et les travaux d'entretien ont lieu. Les deux font partie du calcul.
- Reprendre une valeur empirique : La charge du prédécesseur ne dit rien sur le besoin actuel, surtout après des transformations ou des extensions.
- Oublier le remplacement : En cas de vacances et de maladie, quelqu'un doit prendre le relais. C'est compris dans les absences, mais cela nécessite une solution organisationnelle.
Traçable devant le conseil communal et la commission scolaire
Une charge calculée a un grand avantage sur une charge estimée : elle peut s'expliquer. Si la commission scolaire demande pourquoi il faut 177 et non 150 pour cent, le tableau par bloc de tâches montre d'où viennent les heures. Si un bloc est supprimé, par exemple les locations, la charge diminue de manière traçable. Il en va de même dans l'autre sens : si une extension de 800 m2 s'ajoute, le besoin supplémentaire peut être chiffré à l'avance, au lieu d'être disputé après coup.
Dans easyCAFM, ce tableau est généré automatiquement à partir des surfaces et tâches saisies. Le module Charges & répartition traduit la charge annuelle en taux d'occupation et la répartit sur les personnes et les équipes. La base en est le Calcul des postes, avec lequel la toolsuisse AG détermine depuis plus de 20 ans les charges pour les communes, les écoles et les EMS.
Questions fréquentes
Quel taux d'occupation faut-il à un concierge par école ?
Pour une école primaire de 3'000 m2 avec salle de gym, 150 à 200 pour cent de taux d'occupation pour la conciergerie et le nettoyage ensemble sont habituels. Sans nettoyage, la part du concierge se situe le plus souvent entre 50 et 70 pour cent.
Le service hivernal compte-t-il dans la charge ?
Oui. Le service hivernal est planifié comme budget annuel, par exemple 20 interventions de 3 heures. Il survient de manière irrégulière, mais fait partie des heures annuelles.
Quelle est la différence entre charge et taux d'occupation ?
La charge est l'effort calculé en heures. Le taux d'occupation est la conversion en poste à plein temps : charge en heures divisée par le temps de travail annuel net, fois 100.
À quelle fréquence une charge devrait-elle être vérifiée ?
Chaque année lors de la budgétisation comme contrôle de plausibilité. Un recalcul complet en cas de changements constructifs, d'utilisation modifiée ou de changement à la conciergerie. Sans changement, un recalcul tous les trois à cinq ans suffit.
Que faire si la charge calculée dépasse nettement la charge actuelle ?
Cela arrive et constitue une information, non un reproche. Le plus souvent, cela signifie que des travaux sont omis sans que cela se remarque ou effectués en heures supplémentaires. Le tableau par bloc de tâches montre où se situe la différence. Il permet une décision consciente : augmenter la charge, réduire les prestations ou en adjuger une partie.
Conclusion
Une charge de conciergerie est un calcul à quatre ingrédients : le domaine de tâches défini, la charge annuelle par bloc, le temps de travail annuel net et la répartition sur les personnes. Qui calcule ainsi peut justifier chaque pour cent de poste et l'actualiser immédiatement en cas de changement. Le résultat convainc les organes davantage que n'importe quelle valeur empirique.
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