Le calcul des postes dans le nettoyage : comment ça marche
Combien de personnes faut-il pour garder un bâtiment propre ? Et à combien de pour cent de poste ? Le calcul des postes répond précisément à cette question et traduit le pur effort de nettoyage en un besoin concret en personnel.
Ce qu'est un calcul des postes de travail
Un calcul des postes de travail détermine le besoin en personnel d'un bien à partir de la somme de tous les travaux à effectuer. Il ne part pas de la charge actuelle, mais du travail effectivement à fournir : surfaces, revêtements, fréquences, espaces extérieurs, entretien technique et administration. Le résultat est un nombre d'heures annuelles et, dérivé de celui-ci, une charge en taux d'occupation.
La méthode est issue de la pratique suisse de l'entretien des bâtiments. La toolsuisse AG établit depuis 2004 de tels calculs pour des communes, des écoles, des EMS et des administrations et est de ce fait leader du marché en Suisse. De plus de 17'000 calculs sont nées les valeurs normées aujourd'hui intégrées dans easyCAFM. Le logiciel est développé par la murmy GmbH à Rotkreuz, en savoir plus sur la page À propos.
De la surface au poste
Au départ se trouve l'effort de nettoyage calculé (voir Le calcul de nettoyage expliqué). Cet effort annuel en heures est mis en regard du temps de travail annuel disponible d'un poste à plein temps. Le rapport donne le besoin en personnel, exprimé en taux d'occupation.
Ces grandeurs entrent en jeu
- Surfaces et revêtements : La base de toute charge.
- Valeurs de rendement : la surface nettoyable par heure et par activité.
- Intervalles : Fréquence des nettoyages d'entretien, à fond et spéciaux.
- Semaines d'exploitation : sur combien de semaines par an on nettoie effectivement.
- Difficultés : Suppléments pour conditions difficiles ou équipements.
Les cinq blocs de tâches
Le nettoyage n'est qu'une partie du travail d'une conciergerie. Un calcul des postes de travail complet saisit séparément cinq blocs, parce qu'ils se calculent différemment et évoluent différemment.
1. Nettoyage d'entretien
Le nettoyage régulier au quotidien, calculé par surface à partir du revêtement, du type de local et de la fréquence. S'y ajoutent les nettoyages de fond, intermédiaires et spéciaux, qui représentent selon l'objet environ 10 pour cent des Nettoyage d'entretien . Les différences entre ces types de nettoyage sont expliquées dans l'article Les types de nettoyage comparés.
2. Travaux annexes
Élimination des déchets, points de collecte, gestion du matériel, lampes et ampoules, rondes de contrôle, service de fermeture, petites réparations. Insignifiants isolément, ils atteignent vite plusieurs centaines d'heures par an au total. Ces Travaux annexes sont la plupart du temps estimés forfaitairement selon la taille de l'objet.
3. Espaces extérieurs et service hivernal
Entretien du gazon, haies, plantations, feuilles, surfaces dures, déneigement et salage. Espaces extérieurs sont fortement saisonniers : le service hivernal dépend en outre des événements et se calcule avec une valeur attendue, non avec une fréquence fixe.
4. Entretien technique
Commande et contrôle du chauffage, de la ventilation, du sanitaire et de l'électricité, relevés, changement de filtres, accompagnement des interventions de service ainsi que la saisie et le suivi des défauts. C'est ici que le calcul des postes de travail rejoint la Planification de l'entretien.
5. Administration et locations
Plans, rapports, commandes, concertation avec les utilisateurs, gestion des clés et, en particulier dans les complexes scolaires, le suivi des locations, manifestations et sociétés. Ce bloc est régulièrement sous-estimé, parce qu'il ne se déroule pas visiblement sur l'objet.
Le temps de travail annuel net
Un poste à plein temps ne représente pas 2'184 heures disponibles, même si 42 heures par semaine sur 52 semaines donnent exactement ce chiffre. Il faut déduire les vacances, les jours fériés et les absences. Il reste le temps de travail annuel net, la seule grandeur avec laquelle une charge peut être calculée honnêtement.
| Poste | Heures par an |
|---|---|
| Temps de travail brut (42 h par semaine, 52 semaines) | 2'184 |
| moins les vacances (5 semaines) | -210 |
| moins les jours fériés (9 jours à 8.4 h) | -76 |
| moins les absences (environ 3 %) | -58 |
| Temps de travail annuel net | 1'840 |
Valeurs d'orientation pour le classement, état octobre 2026.
Qui calcule au lieu de cela avec 2'080 ou 2'184 heures obtient une charge trop faible. L'écart d'environ 300 heures correspond, pour un poste à plein temps, à environ 16 pour cent de taux d'occupation et se manifeste au quotidien par une surcharge ou par un retard dans les travaux annexes.
Conversion en taux d'occupation
La formule est simple : Heures annuelles divisées par 1'840, fois 100. 920 heures donnent 50 Taux d'occupation, 1'840 heures donnent 100 pour cent, 2'300 heures donnent 125 pour cent. L'avantage de cette présentation : les heures sont abstraites, les taux d'occupation se traduisent directement en engagements, en salaires et en plans d'intervention.
Pourquoi des pourcentages de poste plutôt que des heures ?
Les heures sont abstraites, les pourcentages de poste sont planifiables. Ce n'est qu'en pourcentages de poste que la charge peut être reliée à de vrais contrats, plans d'affectation et coûts. On voit ainsi si un poste à temps partiel suffit ou si le besoin peut être réparti judicieusement sur plusieurs personnes et biens.
Exemple : école de 3'000 m2
Une école primaire d'une commune suisse avec 3'000 m2 de surface de nettoyage, 4'000 m2 d'espaces extérieurs et 39 semaines scolaires. Le nettoyage est calculé à 2'300 heures, dont 2'091 heures de nettoyage d'entretien et environ 210 heures de nettoyage de fond, de vitres et spécial. S'y ajoutent les quatre autres blocs de tâches.
| Bloc de tâches | Heures par an | Taux d'occupation |
|---|---|---|
| Nettoyage d'entretien, y c. nettoyage de fond et spécial | 2'300 | 125 |
| Travaux annexes (déchets, matériel, rondes de contrôle) | 150 | 8 |
| Espaces extérieurs et service hivernal | 350 | 19 |
| Entretien technique | 250 | 14 |
| Administration et locations | 200 | 11 |
| Total conciergerie | 3'250 | 177 |
Le résultat : 3'250 heures ou 177 pour cent de taux d'occupation. Le nettoyage à lui seul représente 125 pour cent, les autres blocs réunis 52 pour cent. Avec des coûts complets internes de 45 francs par heure, le nettoyage entraîne des coûts annuels de 103'500 francs.
Répartition sur les personnes
177 pour cent de taux d'occupation ne font ni un poste ni deux. Ils doivent être répartis entre des personnes de telle manière que les tâches correspondent aux qualifications et aux heures de la journée.
Une répartition possible
Concierge, 100 pour cent : entretien technique, espaces extérieurs et service hivernal, travaux annexes, administration et locations ainsi qu'une partie du nettoyage dans les secteurs spéciaux de la salle de gym et des vestiaires.
Collaboratrice de nettoyage, 50 pour cent : salles de classe et couloirs du bâtiment principal, intervention en fin d'après-midi après la fin des cours.
Collaborateur de nettoyage, 30 pour cent : installations sanitaires, deuxième aile, nettoyage intermédiaire sur le temps de midi.
Total 180 pour cent face aux 177 pour cent calculés. La petite réserve est voulue : elle absorbe les locations du week-end et les travaux supplémentaires à court terme, sans qu'il en résulte immédiatement des heures supplémentaires.
Le besoin calculé est le point de départ de la répartition : qui s'occupe de quels objets, quels jours, sur quelle tournée ? Comme les chiffres proviennent du même calcul, offre, planification et exécution restent cohérentes. Les discussions sur une charge « ressentie » disparaissent. Les modules Charges et répartition et Tournées et planification annuelle concrétisent cette étape.
Suppléance, vacances et absences
Le temps de travail annuel net tient déjà compte des vacances et des absences du côté de la personne. Mais il ne résout pas la question de savoir qui effectue le travail pendant ce temps. Car la surface ne prend pas de vacances : un WC doit aussi être nettoyé durant la semaine où la personne responsable est absente.
- Utiliser la fenêtre des vacances : Dans les complexes scolaires, les vacances du personnel de nettoyage peuvent en partie être placées pendant les vacances scolaires. Mais c'est là que tombe le nettoyage de fond ; le travail se déplace donc, il ne disparaît pas.
- Étendue des prestations réduite : Pour les absences, il est défini de manière contraignante quelles fréquences sont maintenues et lesquelles sont temporairement réduites. C'est plus honnête qu'un plan qui ne fonctionne qu'avec un effectif complet.
- Charge volante : Plutôt que de donner à chaque personne une charge juste suffisante, une petite part est gérée comme remplacement sur plusieurs objets. Cela suppose que les charges de tous les objets soient calculées selon la même méthode.
- Remplacement externe : Un prestataire reprend des semaines définies. La base est le même Cahier des charges, sinon la qualité ne sera pas comparable.
Pourquoi des valeurs normées plutôt que des valeurs empiriques
L'argument le plus fréquent contre un calcul est : nous savons bien combien de temps cela prend. L'expérience est précieuse, mais inutilisable comme base de calcul, pour quatre raisons.
- L'expérience décrit l'état actuel : Elle indique de combien de temps on a disposé jusqu'ici, pas combien le travail exige. Si le nettoyage a été trop juste pendant des années, l'expérience confirme précisément ce retard.
- L'expérience n'est pas transposable : Deux conciergeries du même village arrivent, avec les mêmes surfaces, à des charges différentes. Cela ne se compare pas.
- L'expérience se perd : Lors d'un départ à la retraite, la connaissance des objets disparaît. Un calcul documenté demeure.
- L'expérience n'est pas vérifiable : Devant un organe ou dans un appel d'offres, seul compte ce qui peut être recalculé. valeurs normées issues d'une large base de données sont recalculables, une intuition ne l'est pas.
Les valeurs normées ne remplacent pas l'expérience, elles la situent. Si la charge calculée s'écarte fortement de celle d'aujourd'hui, ce n'est pas une erreur du calcul, mais un indice : soit les surfaces et fréquences saisies ne sont pas correctes, soit l'équipement est particulier, soit la charge était effectivement trop juste ou trop généreuse. Chacune de ces explications peut être vérifiée.
Défendre le résultat devant le conseil communal ou la commission scolaire
Un calcul des postes de travail s'arrête rarement au chiffre. Le plus souvent, il doit être défendu devant un organe qui ne compte pas de spécialistes de l'entretien des bâtiments. La démarche suivante a fait ses preuves :
- Commencer par la méthode, pas par le résultat. Expliquez d'abord que les chiffres ont été calculés et non estimés. Montrez aussi d'où viennent les valeurs. Qui commence par « il nous faut 177 pour cent » discute aussitôt du chiffre.
- Présenter par blocs de tâches. Les cinq blocs rendent visible qu'il ne s'agit pas seulement de nettoyage. Les locations et le service hivernal sont souvent justement les prestations politiquement voulues.
- Proposer la comparaison. Une comparaison avec des objets similaires de la commune situe le résultat. Si votre objet se trouve dans la fourchette usuelle, la discussion est généralement terminée.
- Calculer des variantes au lieu de se défendre. Montrez ce qu'une fréquence réduite coûte et économise concrètement. L'organe décide alors de l'étendue des prestations et non de votre crédibilité.
- Divulguer la base. Liste des surfaces, revêtements, fréquences et valeurs de rendement en annexe. Pouvoir recalculer est plus important que devoir recalculer.
Une comparaison transversale aide également : comment la charge de ce bien se situe-t-elle par rapport à celle d'objets comparables de la commune, au regard de la taille et de l'utilisation ? Si un objet sort du cadre, le calcul en fournit la raison, par exemple une salle de sport utilisée par des sociétés le soir ou une forte proportion de surfaces sanitaires.
L'avantage
- Besoin en personnel réaliste et justifié plutôt qu'une valeur d'expérience.
- Base claire pour la planification des affectations, des tournées et des vacances.
- Répartition équitable et transparente du travail sur l'équipe.
- Lien entre charge et coûts en un coup d'œil.
Pour les communes et les associations à but déterminé, le calcul des postes de travail est en outre la base pour examiner plusieurs biens ensemble, voir Solution pour les institutions publiques.
Questions fréquentes
Pourquoi 1'840 heures et non 2'080 ?
Parce que les vacances, les jours fériés et les absences doivent être déduits. 1'840 heures correspondent au temps durant lequel un poste à plein temps travaille effectivement sur l'objet. Qui calcule avec le temps brut sous-évalue systématiquement chaque charge.
La conciergerie compte-t-elle dans le calcul des postes de travail ?
Oui. La Conciergerie comprend les cinq blocs de tâches. Le nettoyage est généralement le plus important, mais jamais le seul. Un calcul qui ne saisit que le nettoyage donne une charge incomplète.
Comment procéder avec plusieurs objets ?
Chaque objet est calculé séparément, puis les charges sont regroupées en postes. C'est seulement ainsi que naissent des engagements sensés, car un objet isolé ne donne souvent que 40 ou 60 pour cent. La conversion pour un poste individuel est décrite dans l'article Calculer le taux d'occupation du concierge.
Que se passe-t-il si le calcul donne plus que ce qui existe aujourd'hui ?
Une décision s'impose alors : augmenter la charge, réduire l'étendue des prestations ou confier des parties à l'externe. Le calcul ne prend pas cette décision, mais il la rend transparente et montre les conséquences de chaque variante en heures et en francs.
Conclusion
Le calcul des postes de travail jette le pont entre le calcul et le quotidien : les mètres carrés deviennent des postes planifiables. Trois choses sont décisives : saisir les cinq blocs de tâches, calculer avec le temps de travail annuel net de 1'840 heures et utiliser des valeurs normées plutôt que des valeurs empiriques. Qui procède ainsi peut justifier chaque charge, comparer des objets et défendre un résultat même devant un organe. Dans easyCAFM, cette étape se fait automatiquement, sur la base des surfaces saisies et de valeurs de rendement éprouvées.
Retour au blog