Il calcolo del personale nelle pulizie: come funziona
Quante persone servono per mantenere pulito un edificio? E a quante percentuali d'impiego? Il calcolo del personale risponde proprio a questa domanda e traduce il puro impegno di pulizia in un fabbisogno concreto di personale.
Cos'è un calcolo dei posti di lavoro
Un calcolo dei posti di lavoro determina il fabbisogno di personale di un immobile dalla somma di tutti i lavori che si presentano. Non calcola con il carico di lavoro attuale, ma con il lavoro che va effettivamente svolto: superfici, rivestimenti, frequenze, aree esterne, manutenzione tecnica e amministrazione. Il risultato è un numero di ore annue e, da esso derivato, un carico di lavoro in percentuali d'impiego.
Il procedimento proviene dalla pratica svizzera della manutenzione degli edifici. toolsuisse AG realizza dal 2004 calcoli di questo tipo per comuni, scuole, case di cura e amministrazioni ed è così leader di mercato in Svizzera. Da oltre 17'000 calcoli sono nati i Valori standard oggi integrati in easyCAFM. Il software è sviluppato da murmy GmbH a Rotkreuz, maggiori informazioni sulla pagina Chi siamo.
Dalla superficie al posto
All'inizio c'è l'impegno di pulizia calcolato (vedi Il calcolo della pulizia spiegato). Questo impegno annuo in ore viene confrontato con il tempo di lavoro annuo disponibile di un posto a tempo pieno. Il rapporto dà il fabbisogno di personale, espresso in percentuali d'impiego.
Queste grandezze entrano in gioco
- Superfici e rivestimenti: La base di ogni impegno.
- Valori di resa: la superficie pulibile all'ora per attività.
- Intervalli: Frequenza delle pulizie di mantenimento, di fondo e speciali.
- Settimane di esercizio: in quante settimane all'anno si pulisce effettivamente.
- Fattori gravosi: Maggiorazioni per condizioni difficili o dotazioni.
I cinque blocchi di compiti
La pulizia è solo una parte del lavoro di una custodia. Un calcolo dei posti di lavoro completo rileva cinque blocchi separatamente, perché vengono calcolati in modo diverso e si sviluppano in modo diverso.
1. Pulizia ordinaria
La pulizia regolare nella quotidianità, calcolata per superficie da rivestimento, tipo di locale e frequenza. Si aggiungono pulizia di fondo, intermedia e speciale, che a seconda dell'oggetto rappresentano circa il 10 percento della Pulizia ordinaria . Le differenze tra questi tipi di pulizia sono spiegate nell'articolo I tipi di pulizia a confronto.
2. Lavori accessori
Smaltimento dei rifiuti, punti di raccolta, gestione del materiale, lampade e lampadine, giri di controllo, servizio di chiusura, piccole riparazioni. Singolarmente poco vistosi, nella somma rapidamente diverse centinaia di ore all'anno. Questi Lavori accessori vengono di norma stimati a forfait secondo la grandezza dell'oggetto.
3. Aree esterne e servizio invernale
Cura del prato, siepi, piantumazioni, foglie, superfici dure, sgombero della neve e spargimento. Aree esterne sono fortemente stagionali: il servizio invernale dipende inoltre dagli eventi e viene calcolato con un valore atteso, non con una frequenza fissa.
4. Manutenzione tecnica
Comandare e controllare riscaldamento, ventilazione, sanitari ed elettricità, letture, cambio filtri, accompagnamento degli interventi di servizio nonché il rilevamento e l'aggiornamento dei difetti. Qui il calcolo dei posti di lavoro si collega alla Pianificazione della manutenzione.
5. Amministrazione e locazioni
Planimetrie, rapporti, ordini, accordi con gli utenti, gestione delle chiavi e, soprattutto negli impianti scolastici, la gestione di locazioni, eventi e associazioni. Questo blocco viene regolarmente sottovalutato, perché non si svolge in modo visibile sull'oggetto.
Il tempo di lavoro annuo netto
Un posto a tempo pieno non è disponibile per 2'184 ore, anche se 42 ore alla settimana su 52 settimane danno esattamente questo. Vanno dedotte vacanze, giorni festivi e assenze. Resta il tempo di lavoro annuo netto, l'unica grandezza con cui un carico di lavoro può essere calcolato onestamente.
| Posizione | Ore all'anno |
|---|---|
| Tempo di lavoro lordo (42 h alla settimana, 52 settimane) | 2'184 |
| meno vacanze (5 settimane) | -210 |
| meno giorni festivi (9 giorni da 8.4 h) | -76 |
| meno assenze (circa 3 %) | -58 |
| Tempo di lavoro annuo netto | 1'840 |
Valori di orientamento per l'inquadramento, stato ottobre 2026.
Chi invece calcola con 2'080 o 2'184 ore ottiene un carico di lavoro troppo basso. La differenza di circa 300 ore corrisponde, per un posto a tempo pieno, a circa 16 percento d'impiego e si manifesta nella quotidianità come sovraccarico o come arretrato nei lavori accessori.
Conversione in percentuali d'impiego
La formula è semplice: Ore annue diviso 1'840, per 100. 920 ore danno 50 Percentuale d'impiego, 1'840 ore danno 100 percento, 2'300 ore danno 125 percento. Il vantaggio di questa rappresentazione: le ore sono astratte, le percentuali d'impiego si traducono direttamente in assunzioni, salari e piani di impiego.
Perché percentuali d'impiego anziché ore?
Le ore sono astratte, le percentuali d'impiego sono pianificabili. Solo in percentuali d'impiego l'impegno può essere collegato a rapporti di lavoro reali, piani di impiego e costi. Così si vede se basta un impiego a tempo parziale o se il fabbisogno può essere distribuito sensatamente su più persone e immobili.
Esempio: scuola con 3'000 m2
Una scuola elementare di un comune svizzero con 3'000 m2 di superficie di pulizia, 4'000 m2 di area esterna e 39 settimane scolastiche. La pulizia è calcolata con 2'300 ore, di cui 2'091 ore di pulizia ordinaria e circa 210 ore di pulizia di fondo, dei vetri e speciale. Si aggiungono gli altri quattro blocchi di compiti.
| Blocco di compiti | Ore all'anno | Percentuale d'impiego |
|---|---|---|
| Pulizia ordinaria incl. pulizia di fondo e speciale | 2'300 | 125 |
| Lavori accessori (rifiuti, materiale, giri di controllo) | 150 | 8 |
| Aree esterne e servizio invernale | 350 | 19 |
| Manutenzione tecnica | 250 | 14 |
| Amministrazione e locazioni | 200 | 11 |
| Totale custodia | 3'250 | 177 |
Il risultato: 3'250 ore o 177 percento d'impiego. La sola pulizia costituisce il 125 percento, gli altri blocchi insieme il 52 percento. Con costi pieni interni di 45 franchi all'ora, per la pulizia risultano costi annui di 103'500 franchi.
Ripartizione sulle persone
177 percento d'impiego non sono un posto e non sono due. Vanno distribuiti sulle persone in modo che i compiti corrispondano alle qualifiche e agli orari della giornata.
Una possibile ripartizione
Custode, 100 percento: manutenzione tecnica, aree esterne e servizio invernale, lavori accessori, amministrazione e locazioni nonché una parte della pulizia nei settori speciali palestra e spogliatoi.
Addetta alle pulizie, 50 percento: aule e corridoi nell'edificio principale, impiego nel tardo pomeriggio dopo la fine delle lezioni.
Addetto alle pulizie, 30 percento: servizi igienici, secondo corpo, pulizia intermedia a mezzogiorno.
Totale 180 percento rispetto ai 177 percento calcolati. La piccola riserva è voluta: copre le locazioni nel fine settimana e i lavori aggiuntivi a breve termine, senza che si generi subito lavoro straordinario.
Il fabbisogno calcolato è il punto di partenza per l'assegnazione: chi cura quali oggetti, in quali giorni, su quale giro? Poiché i numeri provengono dallo stesso calcolo, offerta, pianificazione ed esecuzione restano coerenti. Le discussioni sul carico «percepito» vengono meno. I moduli Carichi e assegnazione e Pianificazione dei giri e annuale realizzano questo passo.
Supplenza, vacanze e assenze
Il tempo di lavoro annuo netto tiene già conto di vacanze e assenze sul lato della persona. Non risolve però la questione di chi svolge il lavoro nel frattempo. Perché la superficie non va in vacanza: un WC deve essere pulito anche nella settimana in cui la persona responsabile è assente.
- Sfruttare le finestre di vacanza: Negli impianti scolastici le vacanze del personale di pulizia si possono in parte collocare nelle vacanze scolastiche. Lì però si svolge la pulizia di fondo, dunque il lavoro si sposta, non scompare.
- Volume di prestazioni ridotto: Per le assenze si stabilisce in modo vincolante quali frequenze restano e quali vengono temporaneamente ridotte. Questo è più onesto di un piano che funziona solo con l'organico completo.
- Carico di lavoro volante: Invece di dare a ogni persona un carico di lavoro stretto, una piccola quota viene gestita come sostituzione su più oggetti. Questo presuppone che i carichi di lavoro di tutti gli oggetti siano calcolati con lo stesso metodo.
- Sostituzione esterna: Un fornitore di servizi assume settimane definite. La base è lo stesso Capitolato, altrimenti la qualità non è confrontabile.
Perché valori standard invece di valori empirici
L'argomento più frequente contro un calcolo è: sappiamo bene quanto tempo ci vuole. L'esperienza è preziosa, ma come base di calcolo è inadatta per quattro motivi.
- L'esperienza descrive lo stato attuale: Dice quanto tempo era disponibile finora, non quanto ne serve al lavoro. Se per anni si è pulito troppo poco, l'esperienza conferma esattamente questo arretrato.
- L'esperienza non è trasferibile: Due custodie nello stesso paese arrivano, con le stesse superfici, a carichi di lavoro diversi. Confrontarli non è possibile.
- L'esperienza va perduta: Con un pensionamento scompare la conoscenza degli oggetti. Un calcolo documentato resta.
- L'esperienza non è verificabile: Davanti a un organo o in una gara d'appalto conta solo ciò che si può ricalcolare. Valori standard da un'ampia base di dati sono ricalcolabili, una sensazione istintiva no.
I valori standard non sostituiscono l'esperienza, la inquadrano. Se il carico di lavoro calcolato si discosta molto da quello attuale, non è un errore del calcolo, ma un'indicazione: o le superfici e le frequenze rilevate non sono corrette, oppure la dotazione è particolare, oppure il carico di lavoro era effettivamente troppo stretto o troppo abbondante. Ognuna di queste spiegazioni si può verificare.
Sostenere il risultato davanti al consiglio comunale o alla commissione scolastica
Un calcolo dei posti di lavoro raramente finisce con la cifra. Di norma va sostenuto in un organo che non comprende specialisti della manutenzione degli edifici. A questo scopo si è dimostrata valida la procedura seguente:
- Iniziare dal metodo, non dal risultato. Spieghi prima che si è calcolato e non stimato. Mostri anche da dove provengono i valori. Chi inizia con «ci serve il 177 percento» discute subito sulla cifra.
- Mostrare per blocchi di compiti. I cinque blocchi rendono visibile che non si tratta solo di pulizia. Locazioni e servizio invernale sono politicamente spesso proprio le prestazioni desiderate.
- Offrire il confronto. Un confronto con oggetti simili del comune inquadra il risultato. Se il suo oggetto si colloca nell'ambito usuale, la discussione di norma è conclusa.
- Calcolare varianti invece di difendersi. Mostri cosa costa e cosa risparmia concretamente una frequenza ridotta. Allora l'organo decide sul volume delle prestazioni e non sulla sua credibilità.
- Rendere nota la base. Elenco delle superfici, rivestimenti, frequenze e valori di rendimento come allegato. Poter ricalcolare è più importante che dover ricalcolare.
È utile anche un confronto trasversale: come si rapporta il carico di lavoro di questo immobile a quello di oggetti comparabili del comune, in base a dimensioni e utilizzo? Se un oggetto esce dagli schemi, il calcolo ne fornisce la motivazione, per esempio una palestra usata da società la sera o un'elevata quota di superfici sanitarie.
Il vantaggio
- Fabbisogno di personale realistico e motivato anziché un valore empirico.
- Base chiara per la pianificazione di impieghi, giri e ferie.
- Distribuzione equa e trasparente del lavoro sul team.
- Collegamento tra impegno e costi a colpo d'occhio.
Per comuni e consorzi il calcolo dei posti di lavoro è inoltre la base per considerare più immobili insieme, vedi Soluzione per gli enti pubblici.
Domande frequenti
Perché 1'840 ore e non 2'080?
Perché vanno dedotte vacanze, giorni festivi e assenze. 1'840 ore sono il tempo in cui un posto a tempo pieno lavora effettivamente sull'oggetto. Chi calcola con il tempo lordo imposta ogni carico di lavoro sistematicamente troppo basso.
La custodia fa parte del calcolo dei posti di lavoro?
Sì. La Custodia comprende tutti e cinque i blocchi di compiti. La pulizia è di norma il più grande, ma mai l'unico. Un calcolo che rileva solo la pulizia dà un carico di lavoro incompleto.
Come si procede con più oggetti?
Ogni oggetto viene calcolato singolarmente, poi i carichi di lavoro vengono raggruppati in posti. Solo così nascono assunzioni sensate, perché un singolo oggetto dà spesso solo il 40 o il 60 percento. La conversione per un singolo posto è descritta nell'articolo Calcolare la percentuale d'impiego del custode.
Cosa succede se il calcolo dà più di quanto è disponibile oggi?
Allora è il momento di una decisione: aumentare il carico di lavoro, ridurre il volume delle prestazioni o affidare parti all'esterno. Il calcolo non prende questa decisione, ma la rende trasparente e mostra le conseguenze di ogni variante in ore e franchi.
Conclusione
Il calcolo dei posti di lavoro fa da ponte tra calcolo e quotidianità: dai metri quadrati nascono posti pianificabili. Decisive sono tre cose: rilevare tutti e cinque i blocchi di compiti, calcolare con il tempo di lavoro annuo netto di 1'840 ore e usare valori standard invece di valori empirici. Chi procede così può motivare ogni carico di lavoro, confrontare oggetti e sostenere un risultato anche in un organo. In easyCAFM questo passo avviene automaticamente, sulla base delle superfici rilevate e di valori di rendimento collaudati.
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