Arbeitsplatzberechnung in der Reinigung: so funktioniert sie

Wie viele Personen braucht es, um ein Gebäude sauber zu halten? Und zu wie vielen Stellenprozenten? Die Arbeitsplatzberechnung beantwortet genau diese Frage und übersetzt den reinen Reinigungsaufwand in einen konkreten Personalbedarf.

Was eine Arbeitsplatzberechnung ist

Eine Arbeitsplatzberechnung ermittelt den Personalbedarf einer Liegenschaft aus der Summe aller anfallenden Arbeiten. Sie rechnet nicht mit dem heutigen Pensum, sondern mit der Arbeit, die tatsächlich zu leisten ist: Flächen, Beläge, Intervalle, Aussenanlagen, technischer Unterhalt und Administration. Das Ergebnis ist eine Jahresstundenzahl und daraus abgeleitet ein Pensum in Stellenprozenten.

Das Verfahren stammt aus der Schweizer Praxis des Gebäudeunterhalts. Die toolsuisse AG erstellt seit 2004 solche Berechnungen für Gemeinden, Schulen, Heime und Verwaltungen und ist damit Marktführerin in der Schweiz. Aus über 17'000 Berechnungen sind die Normwerte entstanden, die heute in easyCAFM hinterlegt sind. Entwickelt wird die Software von der murmy GmbH in Rotkreuz, mehr dazu auf der Seite Über uns.

Von der Fläche zur Stelle

Am Anfang steht der berechnete Reinigungsaufwand (siehe Reinigungskalkulation erklärt). Dieser jährliche Aufwand in Stunden wird der verfügbaren Jahresarbeitszeit einer Vollzeitstelle gegenübergestellt. Das Verhältnis ergibt den Personalbedarf, ausgedrückt in Stellenprozenten.

Diese Grössen fliessen ein

• Flächen und Beläge: Grundlage jedes Aufwands.
• Leistungswerte: die reinigbare Fläche pro Stunde je Tätigkeit.
• Intervalle: Häufigkeit der Unterhalts-, Grund- und Sonderreinigung.
• Betriebswochen: an wie vielen Wochen im Jahr tatsächlich gereinigt wird.
• Erschwernisse: Zuschläge für schwierige Bedingungen oder Ausstattung.

Die fünf Aufgabenblöcke

Reinigung ist nur ein Teil der Arbeit einer Hauswartung. Eine vollständige Arbeitsplatzberechnung erfasst fünf Blöcke getrennt, weil sie unterschiedlich gerechnet werden und sich unterschiedlich entwickeln.

1. Unterhaltsreinigung

Die regelmässige Reinigung im Alltag, gerechnet je Fläche aus Belag, Raumtyp und Intervall. Dazu kommen Grund-, Zwischen- und Sonderreinigung, die je nach Objekt rund 10 Prozent der Unterhaltsreinigung ausmachen. Die Unterschiede zwischen diesen Reinigungsarten erklärt der Artikel Reinigungsarten im Vergleich.

2. Nebenarbeiten

Abfallentsorgung, Entsorgungsstellen, Materialbewirtschaftung, Lampen und Leuchtmittel, Kontrollgänge, Schliessdienst, kleine Reparaturen. Einzeln unscheinbar, in der Summe rasch mehrere hundert Stunden pro Jahr. Diese Nebenarbeiten werden meist pauschal je Objektgrösse angesetzt.

3. Aussenanlagen und Winterdienst

Rasenpflege, Hecken, Bepflanzung, Laub, Hartflächen, Schneeräumung und Streuen. Aussenanlagen sind stark saisonal: Der Winterdienst ist zudem ereignisabhängig und wird mit einem Erwartungswert gerechnet, nicht mit einem festen Intervall.

4. Technischer Unterhalt

Bedienen und Kontrollieren von Heizung, Lüftung, Sanitär und Elektro, Ablesungen, Filterwechsel, Begleitung von Serviceeinsätzen sowie das Erfassen und Nachführen von Mängeln. Hier verbindet sich die Arbeitsplatzberechnung mit der Instandhaltungsplanung.

5. Administration und Vermietungen

Pläne, Rapporte, Bestellungen, Absprachen mit Nutzenden, Schlüsselverwaltung und besonders bei Schulanlagen die Betreuung von Vermietungen, Anlässen und Vereinen. Dieser Block wird regelmässig unterschätzt, weil er nicht sichtbar am Objekt stattfindet.

Die Netto-Jahresarbeitszeit

Eine Vollzeitstelle steht nicht 2'184 Stunden zur Verfügung, obwohl 42 Stunden pro Woche über 52 Wochen genau das ergeben. Abzuziehen sind Ferien, Feiertage und Absenzen. Übrig bleibt die Netto-Jahresarbeitszeit, die einzige Grösse, mit der ein Pensum ehrlich gerechnet werden kann.

Orientierungswerte zur Einordnung, Stand Oktober 2026.

Wer stattdessen mit 2'080 oder 2'184 Stunden rechnet, erhält ein zu tiefes Pensum. Die Differenz von rund 300 Stunden entspricht bei einer Vollzeitstelle etwa 16 Stellenprozent und wird im Alltag als Überlastung oder als Rückstand bei den Nebenarbeiten sichtbar.

Umrechnung in Stellenprozente

Die Formel ist einfach: Jahresstunden geteilt durch 1'840, mal 100. 920 Stunden ergeben 50 Stellenprozent, 1'840 Stunden ergeben 100 Prozent, 2'300 Stunden ergeben 125 Prozent. Der Vorteil dieser Darstellung: Stunden sind abstrakt, Stellenprozente lassen sich direkt in Anstellungen, Löhne und Einsatzpläne übersetzen.

Warum Stellenprozente statt Stunden?

Stunden sind abstrakt, Stellenprozente sind planbar. Erst in Stellenprozenten lässt sich der Aufwand mit realen Arbeitsverhältnissen, Einsatzplänen und Kosten verbinden. So wird sichtbar, ob eine Teilzeitstelle genügt oder ob sich der Bedarf sinnvoll auf mehrere Personen und Objekte verteilen lässt.

Beispiel: Schulhaus mit 3'000 m2

Ein Primarschulhaus einer Schweizer Gemeinde mit 3'000 m2 Reinigungsfläche, 4'000 m2 Aussenanlage und 39 Schulwochen. Die Reinigung ist mit 2'300 Stunden berechnet, davon 2'091 Stunden Unterhaltsreinigung und rund 210 Stunden Grund-, Fenster- und Sonderreinigung. Dazu kommen die vier weiteren Aufgabenblöcke.

Das Ergebnis: 3'250 Stunden oder 177 Stellenprozent. Die Reinigung allein macht 125 Prozent aus, die übrigen Blöcke zusammen 52 Prozent. Bei internen Vollkosten von 45 Franken pro Stunde entstehen für die Reinigung Jahreskosten von 103'500 Franken.

Aufteilung auf Personen

177 Stellenprozent sind keine Stelle und keine zwei. Sie müssen so auf Personen verteilt werden, dass die Aufgaben zu den Qualifikationen und zu den Tageszeiten passen.

Der berechnete Bedarf ist der Ausgangspunkt für die Zuteilung: Wer betreut welche Objekte, an welchen Tagen, auf welcher Tour? Weil die Zahlen aus derselben Kalkulation stammen, bleiben Angebot, Planung und Ausführung konsistent. Diskussionen über «gefühlte» Auslastung entfallen. Die Module Pensen und Zuteilung und Touren und Jahresplanung setzen diesen Schritt um.

Stellvertretung, Ferien und Absenzen

Die Netto-Jahresarbeitszeit berücksichtigt Ferien und Absenzen bereits auf Seite der Person. Sie löst aber nicht die Frage, wer die Arbeit währenddessen erledigt. Denn die Fläche macht keine Ferien: Ein WC muss auch in der Woche gereinigt werden, in der die zuständige Person abwesend ist.

• Ferienfenster nutzen: In Schulanlagen lassen sich Ferien der Reinigungskräfte teilweise in die Schulferien legen. Dort fällt aber die Grundreinigung an, die Arbeit verschiebt sich also, sie verschwindet nicht.
• Reduzierter Leistungsumfang: Für Abwesenheiten wird verbindlich festgelegt, welche Intervalle bestehen bleiben und welche vorübergehend reduziert werden. Das ist ehrlicher als ein Plan, der nur bei vollständiger Besetzung funktioniert.
• Springerpensum: Statt jeder Person ein knappes Pensum zu geben, wird ein kleiner Anteil als Ablösung über mehrere Objekte geführt. Das setzt voraus, dass die Pensen aller Objekte nach derselben Methode gerechnet sind.
• Externe Ablösung: Ein Dienstleister übernimmt definierte Wochen. Grundlage ist dasselbe Leistungsverzeichnis, sonst wird die Qualität nicht vergleichbar.

Warum Normwerte statt Erfahrungswerte

Das häufigste Argument gegen eine Berechnung lautet: Wir wissen doch, wie lange es dauert. Erfahrung ist wertvoll, als Berechnungsgrundlage aber aus vier Gründen untauglich.

• Erfahrung beschreibt den Ist-Zustand: Sie sagt, wie viel Zeit bisher zur Verfügung stand, nicht wie viel die Arbeit braucht. Wurde jahrelang zu knapp gereinigt, bestätigt die Erfahrung genau diesen Rückstand.
• Erfahrung ist nicht übertragbar: Zwei Hauswartungen im selben Dorf kommen mit denselben Flächen auf unterschiedliche Pensen. Vergleichen lässt sich das nicht.
• Erfahrung geht verloren: Bei einer Pensionierung verschwindet das Wissen über die Objekte. Eine dokumentierte Berechnung bleibt.
• Erfahrung ist nicht prüfbar: Vor einem Gremium oder in einer Ausschreibung zählt nur, was nachgerechnet werden kann. Normwerte aus einer breiten Datenbasis sind nachrechenbar, ein Bauchgefühl nicht.

Normwerte ersetzen die Erfahrung nicht, sie ordnen sie ein. Weicht das berechnete Pensum stark vom heutigen ab, ist das kein Fehler der Rechnung, sondern ein Hinweis: Entweder stimmen die erfassten Flächen und Intervalle nicht, oder die Ausstattung ist besonders, oder das Pensum war tatsächlich zu knapp oder zu reichlich. Jede dieser Erklärungen lässt sich prüfen.

Das Ergebnis vor Gemeinderat oder Schulpflege vertreten

Eine Arbeitsplatzberechnung endet selten bei der Zahl. Meist muss sie in einem Gremium vertreten werden, das keine Fachleute für Gebäudeunterhalt umfasst. Dafür hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Mit der Methode beginnen, nicht mit dem Resultat. Erklären Sie zuerst, dass gerechnet und nicht geschätzt wurde. Zeigen Sie auch, woher die Werte stammen. Wer mit «wir brauchen 177 Prozent» einsteigt, diskutiert sofort über die Zahl.
2. Nach Aufgabenblöcken zeigen. Die fünf Blöcke machen sichtbar, dass es nicht nur um Reinigung geht. Vermietungen und Winterdienst sind politisch oft gerade die gewollten Leistungen.
3. Den Vergleich anbieten. Ein Vergleich mit ähnlichen Objekten der Gemeinde ordnet das Ergebnis ein. Liegt Ihr Objekt im üblichen Rahmen, ist die Diskussion meist beendet.
4. Varianten rechnen statt verteidigen. Zeigen Sie, was ein reduziertes Intervall konkret kostet und einspart. Dann entscheidet das Gremium über den Leistungsumfang und nicht über Ihre Glaubwürdigkeit.
5. Die Grundlage offenlegen. Flächenliste, Beläge, Intervalle und Leistungswerte als Anhang. Nachrechnen können ist wichtiger als Nachrechnen müssen.

Hilfreich ist zudem ein Quervergleich: Wie verhält sich das Pensum dieser Liegenschaft zu jenem vergleichbarer Objekte der Gemeinde, gemessen an Grösse und Nutzung? Fällt ein Objekt aus dem Rahmen, liefert die Berechnung die Begründung, etwa eine Turnhalle mit Vereinsbetrieb am Abend oder ein hoher Anteil an Sanitärflächen.

Der Nutzen

• Realistischer, begründeter Personalbedarf statt Erfahrungswert.
• Klare Grundlage für Einsatz-, Touren- und Ferienplanung.
• Faire, transparente Verteilung der Arbeit auf das Team.
• Verbindung von Aufwand und Kosten auf einen Blick.

Für Gemeinden und Zweckverbände ist die Arbeitsplatzberechnung zudem die Grundlage, um mehrere Liegenschaften gemeinsam zu betrachten, siehe Lösung für öffentliche Institutionen.

Häufige Fragen

Warum 1'840 Stunden und nicht 2'080?

Weil Ferien, Feiertage und Absenzen abgezogen werden müssen. 1'840 Stunden sind die Zeit, in der eine Vollzeitstelle tatsächlich am Objekt arbeitet. Wer mit der Bruttozeit rechnet, setzt jedes Pensum systematisch zu tief an.

Zählt die Hauswartung zur Arbeitsplatzberechnung?

Ja. Die Hauswartung umfasst alle fünf Aufgabenblöcke. Die Reinigung ist meist der grösste, aber nie der einzige. Eine Berechnung, die nur die Reinigung erfasst, ergibt ein unvollständiges Pensum.

Wie geht man mit mehreren Objekten um?

Jedes Objekt wird einzeln gerechnet, danach werden die Pensen zu Stellen zusammengefasst. Erst dadurch entstehen sinnvolle Anstellungen, weil ein einzelnes Objekt oft nur 40 oder 60 Prozent ergibt. Die Umrechnung für eine einzelne Stelle beschreibt der Artikel Hauswart-Stellenprozent berechnen.

Was passiert, wenn die Berechnung mehr ergibt als heute vorhanden ist?

Dann steht eine Entscheidung an: Pensum erhöhen, Leistungsumfang reduzieren oder Teile vergeben. Die Berechnung trifft diese Entscheidung nicht, sie macht sie aber transparent und zeigt die Folgen jeder Variante in Stunden und Franken.

Fazit

Die Arbeitsplatzberechnung schlägt die Brücke zwischen Kalkulation und Alltag: Aus Quadratmetern werden planbare Stellen. Entscheidend sind drei Dinge: alle fünf Aufgabenblöcke erfassen, mit der Netto-Jahresarbeitszeit von 1'840 Stunden rechnen und Normwerte statt Erfahrungswerte verwenden. Wer so vorgeht, kann jedes Pensum begründen, Objekte vergleichen und ein Ergebnis auch in einem Gremium vertreten. In easyCAFM geschieht dieser Schritt automatisch, auf Basis der erfassten Flächen und erprobter Leistungswerte.

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