Reinigungskalkulation erklärt: den Bedarf objektiv berechnen

Wie viel Reinigung braucht ein Gebäude wirklich? Wer diese Frage mit «das haben wir schon immer so gemacht» beantwortet, zahlt am Ende oft zu viel oder zu wenig. Die Reinigungskalkulation gibt darauf eine sachliche, nachvollziehbare Antwort.

Was ist Reinigungskalkulation?

Reinigungskalkulation bedeutet, den Reinigungsbedarf einer Liegenschaft systematisch zu berechnen, statt ihn zu schätzen. Grundlage sind die tatsächlichen Flächen, ihre Nutzung und anerkannte Leistungs- bzw. Normwerte. Das Ergebnis ist ein begründbarer Aufwand, in Stunden, Personal und Kosten.

Die Rechnung läuft immer in derselben Richtung: von der einzelnen Fläche über die Zeit pro Reinigung und die Jahresstunden bis zu den Kosten. Jede Position bleibt dabei einzeln sichtbar. Genau das unterscheidet eine Kalkulation von einer Pauschale: Sie können am Ende für jeden Raum sagen, wie viele Minuten er kostet und warum.

Warum Schätzen teuer wird

Pauschale Annahmen führen zu zwei Problemen: Wird der Aufwand zu hoch angesetzt, entstehen unnötige Kosten. Wird er zu tief angesetzt, leidet die Qualität und die Substanz des Gebäudes. Beides fällt spätestens bei einer Ausschreibung oder einer Budgetprüfung auf. Eine objektive Kalkulation macht solche Diskussionen überflüssig, weil jede Position belegbar ist.

Die Grundlagen der Berechnung

Eine saubere Reinigungskalkulation stützt sich im Kern auf drei Grössen:

• Fläche: die zu reinigende Fläche je Raum und Belag, möglichst genau erfasst.
• Leistungswert: wie viel Fläche pro Stunde bei einer bestimmten Tätigkeit und einem bestimmten Belag gereinigt werden kann.
• Intervall: wie häufig gereinigt wird, täglich, wöchentlich, saisonal.

Aus Fläche, Leistungswert und Intervall ergibt sich der jährliche Aufwand. Zusätzlich fliessen Sonderarbeiten wie Grund- und Fensterreinigung sowie Korrekturen für erschwerende Bedingungen ein.

Der Rechenweg Schritt für Schritt

Der Weg von der Fläche zum Franken besteht aus fünf Schritten. Sie gelten für jeden Raum gleich, vom WC bis zur Turnhalle.

Schritt 1: Reinigungsfläche je Raum bestimmen

Massgebend ist nicht die Bruttogeschossfläche, sondern die effektiv zu reinigende Fläche. Wände, Konstruktion, Schächte und Räume, die nicht gereinigt werden, gehören nicht dazu. Wie Sie diese Grösse sauber ermitteln, zeigt der Artikel Flächenerfassung als Grundlage der Kalkulation. Jede Fläche erhält zusätzlich einen Bodenbelag und einen Raumtyp.

Schritt 2: Leistungswert zuordnen

Der Leistungswert sagt, wie viele Quadratmeter pro Stunde mit einer bestimmten Methode gereinigt werden können. Er hängt vom Belag, der Methode und dem Raumtyp ab. Ein maschinell gereinigter Hallenboden erreicht ein Mehrfaches eines Sanitärraums, der von Hand und mit mehreren Arbeitsgängen gereinigt wird.

Die Werte stammen aus gemessenen Objekten. In der Kalkulation wird der passende Wert automatisch zugeordnet, sobald Belag und Raumtyp erfasst sind.

Schritt 3: Zeit pro Reinigung berechnen

Die Fläche geteilt durch den Leistungswert ergibt die Zeit für einen Reinigungsgang. Ein langer Korridor mit glattem Belag ist deshalb oft schneller gereinigt als ein deutlich kleinerer Sanitärraum, weil dort jede Armatur, jede Trennwand und jede Ecke einzeln behandelt wird. Die Zeit pro Gang ist die Grösse, mit der alle weiteren Schritte rechnen. Sie wird für jede Fläche einzeln bestimmt und nicht über das ganze Gebäude gemittelt.

Schritt 4: Intervall und Betriebswochen einsetzen

Die Zeit pro Reinigung wird mit der Anzahl Reinigungen pro Woche und mit den Betriebswochen multipliziert. Hier entstehen die grössten Fehler: Ein Verwaltungsgebäude läuft 52 Wochen, ein Schulhaus 39 Schulwochen, eine Turnhalle je nach Vermietung dazwischen. Wer überall mit 52 Wochen rechnet, überschätzt den Schulbetrieb um rund ein Drittel.

Schritt 5: Jahresstunden in Kosten umrechnen

Die Jahresstunden mal Stundensatz ergeben die Jahreskosten. Für eigenes Personal rechnet man mit Vollkosten, also Lohn, Sozialleistungen, Ferien, Absenzen, Material und Maschinen. In der Schweiz sind rund 45 Franken ein üblicher interner Ansatz, externe Dienstleister liegen meist zwischen 40 und 60 Franken.

Erschwernisfaktoren: wenn der Normwert nicht genügt

Normwerte beschreiben einen normal ausgestatteten, normal genutzten Raum. Weicht die Realität davon ab, wird der Aufwand mit Zuschlägen korrigiert. Fünf Faktoren erklären die meisten Abweichungen:

Orientierungswerte zur Einordnung, Stand Oktober 2026.

Beispielrechnung: Verwaltungsgebäude mit 1'500 m2

Ein Gemeindeverwaltungsgebäude hat 1'500 m2 Reinigungsfläche und ist 52 Wochen im Jahr in Betrieb. Die Flächen verteilen sich über Untergeschoss, Erdgeschoss und zwei Obergeschosse auf Büros, Sitzungszimmer, Verkehrsflächen, Sanitäranlagen und Nebenräume. Jede Zeile wird einzeln gerechnet.

Auffällig ist das Verhältnis: Die WC-Anlagen sind nur ein kleiner Teil der Fläche, beanspruchen aber fast einen Viertel der Stunden. Genau diese Verschiebung geht verloren, wenn das ganze Gebäude mit einem einzigen Durchschnittswert gerechnet wird.

Die Zeile Sonderreinigung fasst Grundreinigung der Böden, Fensterreinigung und die Reinigung nach Anlässen zusammen. Diese Positionen liegen erfahrungsgemäss bei rund 10 Prozent der Unterhaltsreinigung, hier also bei etwa 98 Stunden. Der Gesamtaufwand beträgt damit rund 1'088 Stunden pro Jahr.

Vom Aufwand zur Aussage

Ist der Aufwand berechnet, lässt er sich in Pensen und Stellenprozente übersetzen und den Kosten gegenüberstellen. So wird aus einer Fläche eine belastbare Zahl, mit der sich planen, ausschreiben und vergleichen lässt, für alle Objekte nach denselben Regeln.

In der Praxis entstehen daraus drei Dinge: ein Budget, das Position für Position begründet ist, ein Leistungsverzeichnis für die Ausschreibung und ein Pensum je Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Weil alle drei aus derselben Rechnung stammen, widersprechen sie sich nicht. Die Schritte von der Kalkulation zur Zuteilung und zur Jahresplanung zeigen die Module Pensen und Zuteilung sowie Touren und Jahresplanung.

Typische Fehler in der Kalkulation

• Bruttofläche statt Reinigungsfläche: Wände, Schächte, Technikräume und Dachböden werden nicht gereinigt. Massgebend ist die effektive Reinigungsfläche je Raum.
• Ein Pauschalwert für alles: Ein einziger Wert für das ganze Gebäude unterschätzt Sanitäranlagen und Garderoben und überschätzt Hallen und Korridore. Der Fehler fällt erst bei der Ausführung auf.
• Betriebswochen vergessen: 52 statt 39 Wochen ergeben bei einem Schulhaus einen Fehler von einem Drittel. Umgekehrt wird der Ferienbetrieb oft ganz unterschlagen.
• Grund- und Fensterreinigung nicht budgetiert: Diese Arbeiten fallen selten an, kosten aber Geld. Fehlen sie im Budget, erscheinen sie später als Nachtragskredit. Die Unterschiede erklärt der Artikel Reinigungsarten im Vergleich.
• Erfahrungswerte statt Normwerte: Das bisherige Pensum sagt nur, was bisher geleistet wurde, nicht ob es angemessen war. Als Kontrollgrösse ist es nützlich, als Berechnungsgrundlage nicht.
• Erschwernisse doppelt gerechnet: Wer einen tiefen Leistungswert wählt und zusätzlich einen Zuschlag setzt, rechnet denselben Umstand zweimal ein.

Was die Kalkulation konkret bringt

Für das Budget: Jede Position ist hinterlegt. Steigt die Fläche durch einen Anbau oder ändert sich ein Intervall, lässt sich die Mehrleistung in Stunden und Franken ausweisen, statt eine Erhöhung begründen zu müssen, die niemand nachrechnen kann.

Für die Ausschreibung: Aus der Kalkulation entsteht ein Leistungsverzeichnis mit Flächen, Belägen und Intervallen. Alle Anbieter rechnen damit auf derselben Grundlage. Die Angebote werden dadurch wirklich vergleichbar. Das Vorgehen beschreibt der Artikel Reinigung ausschreiben für die öffentliche Hand.

Für den Vergleich: Zwei Schulhäuser derselben Gemeinde lassen sich erst dann sinnvoll vergleichen, wenn beide nach denselben Regeln gerechnet sind. Abweichungen zeigen dann tatsächlich Unterschiede in Ausstattung oder Nutzung und nicht Unterschiede in der Schätzmethode.

Der Nutzen auf einen Blick

• Objektive, begründbare Budgets statt Bauchgefühl.
• Faire Grundlage für Ausschreibungen und Angebotsvergleiche.
• Volle Transparenz gegenüber Gremien, Aufsicht und Auftraggebern.
• Vergleichbarkeit über alle Liegenschaften hinweg.

So rechnet easyCAFM

easyCAFM erfasst jede Fläche mit Belag, Raumtyp und Intervall im Objekt- und Flächenmodul und berechnet den Aufwand mit Normwerten aus über 17'000 Berechnungen der toolsuisse AG. Das Modul Reinigungskalkulation liefert daraus Jahresstunden, Stellenprozente und Kosten bis auf die einzelne Fläche. Hinter der Software steht die toolsuisse AG, die seit 2004 Arbeitsplatzberechnungen in der Schweiz erstellt; entwickelt wird easyCAFM von der murmy GmbH in Rotkreuz. Mehr dazu auf der Seite Über uns.

Häufige Fragen

Wie genau muss die Fläche erfasst sein?

Für ein Budget genügen Raumgruppen mit einer Toleranz von rund 10 Prozent. Für eine Ausschreibung oder eine verbindliche Pensenfestlegung sollte raumgenau erfasst werden, weil jeder Quadratmeter über die Intervalle vielfach in die Jahresstunden eingeht.

Woher kommen die Leistungswerte?

Leistungswerte stammen aus systematischen Zeitaufnahmen und werden je Belag, Methode und Raumtyp geführt. Sie sind Bandbreiten, keine Punktwerte: Innerhalb der Bandbreite entscheiden Ausstattung, Verschmutzung und Zugänglichkeit.

Gilt die Kalkulation auch für ein Reinigungsunternehmen?

Ja, der Rechenweg ist derselbe. Unterschiedlich sind nur der Stundensatz, der Führungs- und Materialanteil sowie die Marge. Für Anbieter ist die Kalkulation vor allem die Grundlage einer Offerte, die einer Prüfung standhält, siehe Lösung für Reinigungsunternehmen.

Wie oft sollte neu kalkuliert werden?

Bei jeder baulichen Veränderung, bei einer Nutzungsänderung und vor jeder Ausschreibung. Ohne solche Anlässe ist eine Überprüfung alle drei bis fünf Jahre sinnvoll, damit Flächen, Intervalle und Qualitätsvorgaben zum tatsächlichen Betrieb passen.

Fazit

Reinigungskalkulation macht aus einer Bauchentscheidung eine überprüfbare Rechnung. Fläche, Leistungswert, Intervall, Betriebswochen und Stundensatz genügen, um den Aufwand jedes Raums zu begründen; Erschwernisfaktoren und Sonderreinigung schliessen die Lücke zur Realität. Gerade im öffentlichen Umfeld, wo Mittel begründet werden müssen, ist das ein entscheidender Vorteil. Software wie easyCAFM automatisiert diese Berechnung auf Basis erprobter Normwerte, aus über 17'000 kalkulierten Liegenschaften.

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