Reinigungsleistungen ausschreiben: worauf die öffentliche Hand achten sollte
Wer als öffentliche Institution Reinigungsleistungen vergibt, steht vor einer heiklen Aufgabe: Die Angebote müssen vergleichbar sein, die Vergabe muss fair und begründbar ablaufen. Der Schlüssel dazu liegt in einer objektiven Grundlage, lange bevor das erste Angebot eintrifft.
Dieser Leitfaden führt durch den Ablauf einer Ausschreibung, zeigt den Aufbau eines Leistungsverzeichnisses, gibt ein Beispiel für Zuschlagskriterien mit Gewichtung und schliesst mit einer Checkliste ab.
Das Problem unklarer Ausschreibungen
Ist die Ausschreibung vage formuliert, kalkuliert jeder Anbieter anders. Der eine rechnet knapp, der andere grosszügig. Die Preise sind kaum vergleichbar. Am Ende gewinnt vielleicht das unrealistischste Angebot. Nachträgliche Diskussionen, Qualitätsprobleme und Mehrkosten sind vorprogrammiert.
Die häufigsten Auslöser sind immer dieselben: Die Flächenangaben stammen aus alten Plänen und stimmen nicht mehr. Die Bodenbeläge sind nicht differenziert, obwohl ein Textilboden und ein Sanitärbelag völlig unterschiedlichen Aufwand verursachen. Die Intervalle sind nicht festgelegt, sodass jeder Anbieter annimmt, was ihm passt. Und die Sonderarbeiten sind nicht abgegrenzt, weshalb die Fensterreinigung in einem Angebot inbegriffen ist und im anderen nicht.
Der Ablauf in sieben Schritten
1. Bedarf objektiv berechnen
Vor jeder Ausschreibung steht die Frage, wie viel Reinigung das Gebäude tatsächlich braucht. Die Antwort kommt aus einer Berechnung: Fläche je Raum, Belag, Nutzungsart, Reinigungsart, Intervall, dazu ein Leistungswert in Quadratmetern pro Stunde. Daraus ergeben sich Jahresstunden und damit ein Zielwert, an dem Sie jedes Angebot messen können. Grundlage dafür ist eine saubere Flächenerfassung für die Reinigungskalkulation.
2. Leistungsverzeichnis erstellen
Das Leistungsverzeichnis übersetzt die Berechnung in ein Dokument, auf dem alle Anbieter kalkulieren. Es beschreibt Flächen, Beläge, Reinigungsarten, Intervalle, Betriebszeiten und Abgrenzungen. Es nennt nicht die berechneten Stunden als Vorgabe, sondern die zu erbringende Leistung und das Qualitätsziel.
3. Verfahren wählen
Je nach Auftragswert und kantonalem Recht kommen freihändige Vergabe, Einladungsverfahren oder offenes Verfahren infrage. Die geltenden Schwellenwerte und die anzuwendenden Erlasse unterscheiden sich je nach Kanton und Gemeinde und ändern sich periodisch. Klären Sie den massgebenden Schwellenwert und das Verfahren deshalb vor der Publikation bei der zuständigen kantonalen Stelle oder mit der Rechtsberatung Ihrer Gemeinde ab. Wichtig ist auch die Vertragsdauer: Sie wirkt sich auf den Auftragswert aus, der über das Verfahren entscheidet.
4. Zuschlagskriterien festlegen
Die Kriterien und ihre Gewichtung müssen vor dem Eingang der Angebote festgelegt und in der Ausschreibung bekannt gegeben werden. Nachträgliche Anpassungen sind nicht zulässig und machen eine Vergabe angreifbar. Jedes Kriterium braucht zudem eine beschriebene Bewertungsmethode, damit die Punktevergabe nachvollziehbar bleibt.
5. Angebote vergleichen
Prüfen Sie zuerst die Vollständigkeit, dann die Plausibilität: Welche Stunden stehen hinter dem Preis? Welcher Stundensatz ergibt sich daraus? Liegt der rechnerische Aufwand weit unter Ihrem berechneten Bedarf, ist das Angebot entweder effizienter organisiert oder es wird die Leistung nicht erbringen. Diese Frage gehört in die Prüfung, nicht in die Beschwerdeverhandlung danach.
6. Vergabe begründen
Dokumentieren Sie die Bewertung je Kriterium und Anbieter, die Gewichtung, die Punkte und den daraus folgenden Entscheid. Diese Dokumentation ist die Grundlage der Mitteilung an die Anbieter und Ihre Absicherung gegenüber Gremien und Aufsicht.
7. Vertrag und Qualitätskontrolle
Der Vertrag übernimmt das Leistungsverzeichnis als Beilage, regelt Ansprechpersonen, Schlüsselverwaltung, Reklamationsweg, Leistungsnachweis und Anpassungen bei Flächenänderungen. Ergänzend lohnt sich ein einfaches, aber regelmässiges Kontrollverfahren: periodische Begehungen mit Protokoll, dokumentierte Beanstandungen und eine jährliche Standortbestimmung.
Ein objektives Leistungsverzeichnis
Die Basis einer guten Ausschreibung ist ein präzises Leistungsverzeichnis: Welche Flächen, welche Beläge, welche Reinigungsart in welchem Intervall? Wenn diese Angaben auf einer nachvollziehbaren Berechnung beruhen, kalkulieren alle Anbieter auf derselben Grundlage. So werden die Angebote vergleichbar.
- Flächen und Beläge je Raum, sauber erfasst.
- Reinigungsarten und Intervalle klar definiert (Unterhalts-, Zwischen-, Grundreinigung).
- Sonderarbeiten wie Fensterreinigung separat ausgewiesen.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Positionen ein belastbares Leistungsverzeichnis enthält und warum sie nötig sind.
| Position | Inhalt | Warum wichtig |
|---|---|---|
| Objekt und Nutzung | Gebäude, Geschosse, Nutzungsart, Anzahl Nutzende | Bestimmt Verschmutzungsgrad und Zeitfenster |
| Raumliste mit Flächen | Raumnummer, Bezeichnung, Quadratmeter | Verhindert, dass Anbieter unterschiedliche Flächen annehmen |
| Bodenbeläge | Belagsart je Raum, besondere Anforderungen | Belag bestimmt Leistungswert und Pflegemittel |
| Reinigungsarten | Unterhaltsreinigung, Zwischenreinigung, Grundreinigung und Sonderreinigung | Trennt laufende von periodischen Leistungen |
| Intervalle | Häufigkeit je Raumgruppe und Reinigungsart | Der grösste Hebel auf den Preis |
| Betriebswochen und Zeitfenster | Betriebstage, Ferien, erlaubte Arbeitszeiten | Bestimmt Personaleinsatz und Zuschläge |
| Qualitätsziele | Beschreibung des Soll-Zustands je Raumgruppe | Macht Beanstandungen überprüfbar |
| Sonderarbeiten | Fenster, Storen, Grundreinigung, Anlässe | Separat ausgewiesen, damit vergleichbar |
| Material und Maschinen | Wer stellt Verbrauchsmaterial, Geräte, Räume | Oft die grösste versteckte Preisdifferenz |
| Organisation und Nachweis | Ansprechperson, Rapportierung, Reklamationsweg | Sichert den Betrieb im Alltag |
| Preisformular | Einheitliche Struktur, Stunden und Einheitspreise | Erst damit sind Angebote rechnerisch vergleichbar |
Orientierungswerte zur Einordnung, Stand Oktober 2026.
Warum es ohne Leistungsverzeichnis keine vergleichbaren Angebote gibt
Ohne gemeinsame Grundlage vergleicht man nicht Preise, sondern Annahmen. Das folgende Beispiel zeigt, wie weit zwei Angebote für dasselbe Gebäude auseinanderliegen können, wenn jeder Anbieter selbst schätzt.
Beispielrechnung: zwei Offerten für dasselbe Verwaltungsgebäude
Ein Verwaltungsgebäude mit 1'500 m2 Reinigungsfläche wird ohne Leistungsverzeichnis ausgeschrieben. Der objektiv berechnete Bedarf liegt bei 1'088 Stunden pro Jahr. Die beiden Anbieter treffen unterschiedliche Annahmen zur Büroreinigung.
| Variante | Büroreinigung | Stunden | CHF pro Stunde | CHF pro Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Eigene Rechnung | 3× pro Woche | 1'088 | 50 | 54'400 |
| Anbieter A | täglich | 1'250 | 48 | 60'000 |
| Anbieter B | 2× pro Woche | 950 | 47 | 44'650 |
Die Differenz von 15'350 CHF entspricht rund 26 Prozent des tieferen Angebots. Sie entsteht nicht durch Effizienz, sondern durch unterschiedliche Annahmen zum Intervall.
Mit einem Leistungsverzeichnis, das die Intervalle je Raumgruppe festlegt, kalkulieren beide auf rund 1'100 Stunden. Die Angebote unterscheiden sich dann nur noch im Stundensatz und in der Organisation. Genau das soll ein Vergabeverfahren vergleichen.
In der Praxis liegen Angebote ohne objektive Grundlage häufig 20 bis 30 Prozent auseinander. Allgemeine Richtwerte helfen bei der Prüfung wenig, weil Nutzung, Beläge und Intervalle von Gebäude zu Gebäude stark abweichen. Kindergärten, Kitas sowie Alters- und Pflegeheime liegen wegen ihrer Hygieneanforderungen deutlich über Verwaltungsgebäuden und Schulhäusern. Der verlässlichste Massstab ist deshalb der eigene berechnete Bedarf. Liegt ein Angebot deutlich darunter, ist eine Rückfrage angebracht.
Zuschlagskriterien und Gewichtung
Der Preis ist ein Kriterium, aber nicht das einzige. Eine Gewichtung, die ausschliesslich auf den Preis setzt, belohnt Angebote, die später an der Leistung sparen. Das folgende Beispiel zeigt eine in der Praxis gut handhabbare Verteilung.
| Zuschlagskriterium | Beispiel-Gewichtung | Nachweis im Angebot |
|---|---|---|
| Preis | 40 % | Preisformular mit Stunden und Stundensatz |
| Qualitätssicherung und Organisation | 20 % | Konzept, Kontrollen, Ansprechperson, Stellvertretung |
| Referenzen für vergleichbare Objekte | 15 % | Angaben zu Objekttyp, Fläche, Vertragsdauer |
| Ausbildung und Einführung des Personals | 10 % | Schulungskonzept, Qualifikationen, Fluktuation |
| Umwelt und Materialeinsatz | 8 % | Produkteliste, Dosierung, Maschinen, Entsorgung |
| Arbeitsbedingungen | 7 % | Bestätigung des anwendbaren Gesamtarbeitsvertrags |
| Total | 100 % |
Orientierungswerte zur Einordnung, Stand Oktober 2026.
Zwei Hinweise dazu. Erstens: Die Einhaltung der Arbeitsbedingungen, der Lohngleichheit und der Beitragspflichten ist in der Regel eine Teilnahmebedingung und nicht nur ein Bewertungspunkt. Prüfen Sie, wie Ihr kantonales Recht das regelt. Zweitens: Die Preisbewertung braucht eine beschriebene Formel. Üblich ist, dass das tiefste Angebot die volle Punktzahl erhält und höhere Angebote nach einer vorab bekannt gegebenen Kurve abgestuft werden.
Vergleichbarkeit schafft Fairness
Beruht die Ausschreibung auf objektiven Zahlen, lassen sich Angebote sachlich vergleichen, nicht nur beim Preis, sondern auch beim Leistungsumfang. Das schützt vor Dumpingangeboten, die später an der Qualität sparen. Zudem wird die Vergabeentscheidung gegenüber Gremien und Aufsicht begründbar.
Auch für die Anbieterseite ist das ein Vorteil. Ein Reinigungsunternehmen, das sauber kalkuliert, verliert gegen eine optimistische Schätzung, solange niemand die Annahmen prüft. Mit einem einheitlichen Leistungsverzeichnis konkurrieren Organisation und Effizienz statt Mut zur Lücke. Wie Anbieter ihre Angebote nachvollziehbar aufbauen, zeigt die Seite für Reinigungsunternehmen.
Intern oder extern?
Bevor ausgeschrieben wird, lohnt sich die Grundsatzfrage. Beide Varianten haben ihren Platz. Die Antwort hängt weniger vom Stundensatz als von der Organisation ab.
| Gesichtspunkt | Eigenes Personal | Externe Vergabe |
|---|---|---|
| Stundensatz | rund 45 CHF Vollkosten | 40 bis 60 CHF |
| Enthalten im Satz | Lohn, Sozialleistungen, Anteil Führung | Führung, Ersatz bei Absenzen, Material, Maschinen, Marge |
| Ersatz bei Absenzen | muss selbst organisiert werden | Pflicht des Anbieters |
| Steuerbarkeit im Alltag | hoch, direkte Weisung | über Vertrag und Ansprechperson |
| Flexibilität bei Anlässen | hoch, oft kurzfristig möglich | meist als Zusatzleistung verrechnet |
| Aufwand für die Verwaltung | Personalführung, Planung, Material | Ausschreibung, Vertrag, Qualitätskontrolle |
Orientierungswerte zur Einordnung, Stand Oktober 2026.
Der externe Satz liegt nicht ohne Grund höher: Er enthält Leistungen, die bei eigenem Personal als Aufwand der Verwaltung anfallen, aber selten der Reinigung zugerechnet werden. Ein ehrlicher Vergleich rechnet deshalb auf beiden Seiten mit Vollkosten. Viele Institutionen fahren am besten mit einer Mischform: eigene Hauswartung für Betrieb, Kontrolle und Anlässe, externe Vergabe für die flächenintensive Unterhaltsreinigung oder für Grund- und Fensterreinigung. Die Grundlage für beide Varianten liefert dieselbe Reinigungskalkulation. Die Verteilung der Stunden auf Personen und Objekte ordnet die Pensen- und Zuteilungsplanung.
Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit
Öffentliche Mittel müssen gerechtfertigt werden. Eine Ausschreibung, die auf einer objektiven Kalkulation basiert, liefert genau diese Rechtfertigung: Jede Position ist belegbar, die Vergabe ist nachvollziehbar dokumentiert.
Praktisch heisst das: Wenn im Gemeinderat die Frage kommt, warum die Reinigung eines Schulhauses so viel kostet, ist die Antwort keine Meinung, sondern eine Rechnung. 3'000 m2 Reinigungsfläche, 39 Schulwochen, 2'091 Stunden Unterhaltsreinigung und rund 210 Stunden Grund- und Sonderreinigung ergeben rund 2'300 Stunden, also etwa 125 Stellenprozent. Diese Zahlen lassen sich bis auf den einzelnen Raum zurückverfolgen. Entsprechend aufbereitete Offerten und Berichte machen aus der Berechnung ein Dokument, das ein Gremium ohne Fachwissen lesen kann.
Zur Transparenz gehört auch, die unterlegenen Anbieter sachlich zu informieren und die Bewertung aufzubewahren. Beides reduziert Nachfragen und schützt im Fall einer Beschwerde.
Checkliste für eine saubere Ausschreibung
- Vollständiger, aktueller Objektbestand als Grundlage.
- Objektive Berechnung des Reinigungsbedarfs nach Normwerten.
- Klar getrennte Reinigungsarten und Intervalle.
- Einheitliches Leistungsverzeichnis für alle Anbieter.
- Nachvollziehbare, dokumentierte Vergabekriterien.
- Verfahren und massgebenden Schwellenwert vorab beim Kanton geklärt.
- Abgrenzung festgelegt: wer stellt Material, Maschinen und Räume.
- Betriebszeiten, Ferienregelung und Zugang zum Gebäude beschrieben.
- Einheitliches Preisformular mit Stunden, Stundensatz und Einheitspreisen.
- Zuschlagskriterien samt Gewichtung und Bewertungsmethode publiziert.
- Fragerunde mit schriftlicher Beantwortung an alle Anbieter.
- Plausibilitätsprüfung der Angebote gegen den berechneten Bedarf.
- Bewertung je Kriterium dokumentiert und archiviert.
- Vertrag mit Leistungsverzeichnis als Beilage und Regel für Flächenänderungen.
- Termine für Begehungen und jährliche Standortbestimmung gesetzt.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere berechneten Stunden in der Ausschreibung offenlegen?
Das ist nicht nötig und oft nicht sinnvoll. Geben Sie Flächen, Beläge, Intervalle und Qualitätsziele vor, aber lassen Sie die Kalkulation der Stunden beim Anbieter. Ihre eigene Berechnung dient Ihnen intern als Messlatte für die Plausibilitätsprüfung.
Wie lang soll die Vertragsdauer sein?
In der Reinigung sind Laufzeiten von drei bis fünf Jahren verbreitet, teilweise mit Verlängerungsoption. Kürzere Verträge erhöhen den Verfahrensaufwand, längere binden Sie an einen Anbieter. Beachten Sie, dass die Laufzeit den Auftragswert beeinflusst und damit mitentscheidet, welches Verfahren anzuwenden ist.
Was tun, wenn ein Angebot auffallend tief ist?
Nicht automatisch ausschliessen, sondern begründet nachfragen. Lassen Sie sich die kalkulierten Stunden, den Stundensatz und den geplanten Personaleinsatz erklären. Ergibt die Erklärung ein schlüssiges Bild, ist das Angebot zulässig. Bleibt sie unbestimmt, haben Sie eine dokumentierte Grundlage für das weitere Vorgehen nach Ihrem kantonalen Vergaberecht.
Wie oft sollten die Flächen aktualisiert werden?
Mindestens vor jeder Ausschreibung und bei jeder baulichen Veränderung. Ein Pavillon, eine Umnutzung oder ein neuer Bodenbelag verändern den Bedarf unmittelbar. Welche Flächen und Belagsarten dabei wie zählen, erklären die Beiträge zu Flächenarten und Bodenbelägen und zu den Unterschieden der Reinigungsarten.
Fazit
Eine faire, rechtssichere Vergabe beginnt mit einer objektiven Kalkulation. Wer Flächen, Beläge und Intervalle vorgibt, erhält Angebote, die sich wirklich vergleichen lassen. Auch die Entscheidung lässt sich dann vor Gremium und Revision halten. easyCAFM liefert die nachvollziehbare Grundlage für ein belastbares Leistungsverzeichnis, damit Angebote vergleichbar und Entscheidungen begründbar werden.
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