Mettre au concours des prestations de nettoyage : ce à quoi le secteur public doit veiller
En tant qu'institution publique qui attribue des prestations de nettoyage, on fait face à une tâche délicate : les offres doivent être comparables, l'adjudication doit être équitable et justifiable. La clé réside dans une base objective, bien avant l'arrivée de la première offre.
Ce guide conduit à travers le déroulement d'un appel d'offres équitable, montre la structure d'un cahier des charges, donne un exemple de critères d'adjudication avec pondération et se termine par une checklist.
Le problème des appels d'offres flous
Si l'appel d'offres est formulé de manière vague, chaque soumissionnaire calcule différemment. L'un calcule au plus juste, l'autre largement. Les prix sont à peine comparables. Au final, c'est peut-être l'offre la plus irréaliste qui l'emporte. Discussions ultérieures, problèmes de qualité et surcoûts sont programmés.
Les déclencheurs les plus fréquents sont toujours les mêmes : les indications de surfaces proviennent d'anciens plans et ne sont plus exactes. Les revêtements de sol ne sont pas différenciés, bien qu'un sol textile et un revêtement sanitaire occasionnent un effort totalement différent. Les fréquences ne sont pas fixées, de sorte que chaque soumissionnaire suppose ce qui lui convient. Et les travaux spéciaux ne sont pas délimités, raison pour laquelle le nettoyage des vitres est compris dans une offre et pas dans l'autre.
Le déroulement en sept étapes
1. Calculer le besoin de manière objective
Avant tout appel d'offres se pose la question de savoir combien de nettoyage le bâtiment nécessite réellement. La réponse vient d'un calcul : surface par local, revêtement, type d'utilisation, type de nettoyage, fréquence, auxquels s'ajoute une Valeur de rendement en mètres carrés par heure. Il en résulte des heures annuelles et donc une valeur cible à laquelle vous pouvez mesurer chaque offre. La base en est un relevé soigné des surfaces pour le calcul du nettoyage.
2. Établir le cahier des charges
Le cahier des charges traduit le calcul en un document sur lequel tous les soumissionnaires calculent. Il décrit les surfaces, les revêtements, les types de nettoyage, les fréquences, les heures d'exploitation et les délimitations. Il n'indique pas les heures calculées comme consigne, mais la prestation à fournir et l'objectif de qualité.
3. Choisir la procédure
Selon la valeur du marché et le droit cantonal, la procédure de gré à gré, la procédure sur invitation ou la procédure ouverte entrent en ligne de compte. Les valeurs seuils applicables et les actes à appliquer diffèrent selon le canton et la commune et changent périodiquement. Clarifiez donc la valeur seuil déterminante et la procédure avant la publication auprès du service cantonal compétent ou avec le service juridique de votre commune. La durée du contrat est également importante : elle influe sur la valeur du marché, qui détermine la procédure.
4. Fixer les critères d'adjudication
Les critères et leur pondération doivent être fixés avant la réception des offres et communiqués dans l'appel d'offres. Les adaptations ultérieures ne sont pas admises et rendent une adjudication attaquable. Chaque critère nécessite en outre une méthode d'évaluation décrite, afin que l'attribution des points reste traçable.
5. Comparer les offres
Vérifiez d'abord l'exhaustivité, puis la plausibilité : quelles heures se trouvent derrière le prix ? Quel tarif horaire en résulte ? Si l'effort calculé est bien inférieur à votre besoin calculé, l'offre est soit organisée plus efficacement, soit la prestation ne sera pas fournie. Cette question relève de l'examen, pas de la procédure de recours qui suit.
6. Motiver l'adjudication
Documentez l'évaluation par critère et par soumissionnaire, la pondération, les points et la décision qui en découle. Cette documentation est la base de la communication aux soumissionnaires et votre garantie envers les organes et la surveillance.
7. Contrat et contrôle de la qualité
Le contrat reprend le cahier des charges en annexe, règle les personnes de contact, la gestion des clés, la voie de réclamation, la justification des prestations et les adaptations en cas de modification des surfaces. En complément, une procédure de contrôle simple mais régulière vaut la peine : des visites sur place périodiques avec procès-verbal, des réclamations documentées et un bilan annuel.
Un descriptif objectif
La base d'un bon appel d'offres est un cahier des charges précis : quelles surfaces, quels revêtements, quel type de nettoyage à quelle fréquence ? Si ces indications reposent sur un calcul traçable, tous les soumissionnaires calculent sur la même base. Les offres deviennent ainsi comparables.
- Surfaces et revêtements par local, proprement saisis.
- Types de nettoyage et intervalles clairement définis (entretien, intermédiaire, à fond).
- Travaux spéciaux comme le nettoyage des vitres indiqués séparément.
L'aperçu suivant montre quels postes contient un cahier des charges solide et pourquoi ils sont nécessaires.
| Poste | Contenu | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Objet et utilisation | Bâtiments, étages, type d'utilisation, nombre d'utilisateurs | Détermine le degré de salissure et les fenêtres temporelles |
| Liste des locaux avec surfaces | Numéro de local, désignation, mètres carrés | Évite que les soumissionnaires supposent des surfaces différentes |
| Revêtements de sol | Type de revêtement par local, exigences particulières | Le revêtement détermine la valeur de rendement et les produits d'entretien |
| Types de nettoyage | Nettoyage d'entretien, Nettoyage intermédiaire, Nettoyage de fond et Nettoyage spécial | Sépare les prestations courantes des prestations périodiques |
| Fréquences | Fréquence par groupe de locaux et type de nettoyage | Le plus grand levier sur le prix |
| Semaines d'exploitation et fenêtres temporelles | Jours d'exploitation, vacances, heures de travail autorisées | Détermine l'affectation du personnel et les majorations |
| Objectifs de qualité | Description de l'état souhaité par groupe de locaux | Rend les réclamations vérifiables |
| Travaux spéciaux | Vitres, stores, nettoyage de fond, manifestations | Présentés séparément, afin d'être comparables |
| Matériel et machines | Qui fournit les consommables, les appareils, les locaux | Souvent la plus grande différence de prix cachée |
| Organisation et justification | Personne de contact, rapports, voie de réclamation | Assure l'exploitation au quotidien |
| Formulaire de prix | Structure uniforme, heures et prix unitaires | C'est seulement ainsi que les offres sont comparables sur le plan du calcul |
Valeurs d'orientation pour le classement, état octobre 2026.
Pourquoi il n'y a pas d'offres comparables sans cahier des charges
Sans base commune, on ne compare pas des prix, mais des hypothèses. L'exemple suivant montre à quel point deux offres pour le même bâtiment peuvent s'écarter lorsque chaque soumissionnaire estime lui-même.
Exemple de calcul : deux offres pour le même bâtiment administratif
Un bâtiment administratif de 1'500 m2 de surface de nettoyage est mis au concours sans cahier des charges. Le besoin calculé objectivement s'élève à 1'088 heures par an. Les deux soumissionnaires font des hypothèses différentes sur le nettoyage des bureaux.
| Variante | Bureaux | Heures | CHF par heure | CHF par an |
|---|---|---|---|---|
| Calcul propre | 3× par semaine | 1'088 | 50 | 54'400 |
| Offre A | quotidien | 1'250 | 48 | 60'000 |
| Offre B | 2× par semaine | 950 | 47 | 44'650 |
La différence de 15'350 CHF correspond à environ 26 pour cent de l'offre la plus basse. Elle ne provient pas d'une meilleure efficacité, mais d'hypothèses différentes sur la fréquence.
Avec un cahier des charges qui fixe les fréquences par groupe de locaux, les deux calculent environ 1'100 heures. Les offres ne se distinguent alors plus que par le tarif horaire et l'organisation. C'est précisément ce qu'une procédure d'adjudication doit comparer.
Dans la pratique, les offres sans base objective divergent souvent de 20 à 30 pour cent. Les valeurs de référence générales aident peu lors de l'examen, car l'utilisation, les revêtements et les fréquences varient fortement d'un bâtiment à l'autre. En raison de leurs exigences d'hygiène, les jardins d'enfants, les crèches ainsi que les EMS se situent nettement au-dessus des bâtiments administratifs et des écoles. L'étalon le plus fiable est donc votre propre besoin calculé. Si une offre se situe nettement en dessous, une demande de précisions s'impose.
Critères d'adjudication et pondération
Le prix est un critère, mais pas le seul. Une pondération qui mise exclusivement sur le prix récompense les offres qui économiseront plus tard sur la prestation. L'exemple suivant montre une répartition bien maniable dans la pratique.
| Critère d'adjudication | Pondération exemple | Justification dans l'offre |
|---|---|---|
| Prix | 40 % | Formulaire de prix avec heures et tarif horaire |
| Assurance qualité et organisation | 20 % | Concept, contrôles, personne de contact, suppléance |
| Références pour des objets comparables | 15 % | Indications sur le type d'objet, la surface, la durée du contrat |
| Formation et introduction du personnel | 10 % | Concept de formation, qualifications, rotation |
| Environnement et emploi des matériaux | 8 % | Liste des produits, dosage, machines, élimination |
| Conditions de travail | 7 % | Confirmation de la convention collective de travail applicable |
| Total | 100 % |
Valeurs d'orientation pour le classement, état octobre 2026.
Deux remarques à ce sujet. Premièrement : le respect des conditions de travail, de l'égalité salariale et des obligations de cotisation est en règle générale une condition de participation et pas seulement un point d'évaluation. Vérifiez comment votre droit cantonal le règle. Deuxièmement : l'évaluation du prix nécessite une formule décrite. Il est usuel que l'offre la plus basse obtienne le maximum de points et que les offres plus élevées soient échelonnées selon une courbe communiquée à l'avance.
La comparabilité crée l'équité
Si l'appel d'offres repose sur des chiffres objectifs, les offres peuvent être comparées objectivement, pas seulement sur le prix, mais aussi sur l'étendue des prestations. Cela protège des offres de dumping qui rognent ensuite sur la qualité. De plus, la décision d'adjudication devient justifiable auprès des organes et de la surveillance.
C'est également un avantage pour le côté des soumissionnaires. Une entreprise de nettoyage qui calcule proprement perd face à une estimation optimiste tant que personne ne vérifie les hypothèses. Avec un cahier des charges uniforme, ce sont l'organisation et l'efficacité qui sont en concurrence plutôt que l'audace de laisser des lacunes. Comment les soumissionnaires construisent leurs offres de manière traçable, c'est ce que montre la page pour les Entreprises de nettoyage.
Interne ou externe ?
Avant de mettre au concours, la question de principe vaut la peine. Les deux variantes ont leur place. La réponse dépend moins du tarif horaire que de l'organisation.
| Aspect | Personnel propre | Adjudication externe |
|---|---|---|
| Tarif horaire | environ 45 CHF de coûts complets | 40 à 60 CHF |
| Compris dans le tarif | Salaire, charges sociales, part d'encadrement | Encadrement, remplacement en cas d'absence, matériel, machines, marge |
| Remplacement en cas d'absence | doit être organisé soi-même | Obligation du prestataire |
| Pilotage au quotidien | élevé, instruction directe | par le contrat et la personne de contact |
| Flexibilité lors de manifestations | élevée, souvent possible à court terme | généralement facturée comme prestation supplémentaire |
| Charge pour l'administration | Conduite du personnel, planification, matériel | Appel d'offres, contrat, contrôle de la qualité |
Valeurs d'orientation pour le classement, état octobre 2026.
Le tarif externe n'est pas plus élevé sans raison : il contient des prestations qui, avec du personnel propre, apparaissent comme charge de l'administration, mais sont rarement imputées au nettoyage. Une comparaison honnête calcule donc des deux côtés avec les coûts complets. De nombreuses institutions s'en sortent le mieux avec une forme mixte : conciergerie propre pour l'exploitation, le contrôle et les manifestations, adjudication externe pour le nettoyage d'entretien intensif en surface ou pour le nettoyage de fond et des vitres. La base des deux variantes est fournie par le même Calcul de nettoyage. La répartition des heures sur les personnes et les objets est organisée par la planification des charges et de la répartition.
Transparence envers le public
Les fonds publics doivent être justifiés. Un appel d'offres fondé sur un calcul objectif fournit précisément cette justification : chaque poste est justifiable, l'adjudication est documentée de façon traçable.
Concrètement, cela signifie : si la question est posée au conseil communal de savoir pourquoi le nettoyage d'une école coûte autant, la réponse n'est pas un avis, mais un calcul. 3'000 m2 de surface de nettoyage, 39 semaines scolaires, 2'091 heures de nettoyage d'entretien et environ 210 heures de nettoyage de fond et spécial donnent environ 2'300 heures, soit environ 125 pour cent de taux d'occupation. Ces chiffres peuvent être retracés jusqu'au local individuel. Des offres et rapports préparés en conséquence font du calcul un document qu'un organe sans connaissances spécialisées peut lire.
La transparence implique aussi d'informer objectivement les soumissionnaires évincés et de conserver l'évaluation. Les deux réduisent les questions et protègent en cas de recours.
Checklist pour un appel d'offres propre
- Un parc d'objets complet et à jour comme base.
- Calcul objectif des besoins de nettoyage selon des valeurs normées.
- Types de nettoyage et intervalles clairement distingués.
- Descriptif uniforme pour tous les soumissionnaires.
- Critères d'adjudication traçables et documentés.
- Procédure et valeur seuil déterminante clarifiées à l'avance auprès du canton.
- Délimitation fixée : qui fournit le matériel, les machines et les locaux.
- Heures d'exploitation, régime des vacances et accès au bâtiment décrits.
- Formulaire de prix uniforme avec heures, tarif horaire et prix unitaires.
- Critères d'adjudication avec pondération et méthode d'évaluation publiés.
- Série de questions avec réponses écrites à tous les soumissionnaires.
- Contrôle de plausibilité des offres par rapport au besoin calculé.
- Évaluation par critère documentée et archivée.
- Contrat avec cahier des charges en annexe et règle pour les modifications de surfaces.
- Dates fixées pour les visites sur place et le bilan annuel.
Questions fréquentes
Devons-nous divulguer nos heures calculées dans l'appel d'offres ?
Ce n'est pas nécessaire et souvent pas judicieux. Indiquez les surfaces, les revêtements, les fréquences et les objectifs de qualité, mais laissez le calcul des heures au soumissionnaire. Votre propre calcul vous sert en interne de référence pour le contrôle de plausibilité.
Quelle doit être la durée du contrat ?
Dans le nettoyage, des durées de trois à cinq ans sont répandues, parfois avec option de prolongation. Des contrats plus courts augmentent la charge de procédure, des contrats plus longs vous lient à un prestataire. Notez que la durée influence la valeur du marché et contribue donc à déterminer quelle procédure est applicable.
Que faire si une offre est particulièrement basse ?
Ne pas l'exclure automatiquement, mais demander des explications motivées. Faites-vous expliquer les heures calculées, le tarif horaire et l'affectation du personnel prévue. Si l'explication donne une image cohérente, l'offre est admissible. Si elle reste imprécise, vous disposez d'une base documentée pour la suite de la procédure selon votre droit cantonal des marchés publics.
À quelle fréquence les surfaces doivent-elles être actualisées ?
Au moins avant chaque appel d'offres et à chaque modification du bâti. Un pavillon, un changement d'affectation ou un nouveau revêtement de sol modifient immédiatement le besoin. Quelles surfaces et quels types de revêtements comptent et comment, cela est expliqué dans les articles sur les Types de surfaces et revêtements de sol et sur les différences entre les types de nettoyage.
Conclusion
Une adjudication équitable et juridiquement sûre commence par un calcul objectif. Qui fixe les surfaces, les revêtements et les fréquences obtient des offres réellement comparables. La décision peut alors aussi être défendue devant l'organe et la révision. easyCAFM fournit la base traçable d'un cahier des charges solide, pour que les offres soient comparables et les décisions justifiables.
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