Creare un piano di pulizia: passo dopo passo

Un buon piano di pulizia risponde con chiarezza a cosa si pulisce, dove, con quale frequenza e a quale costo. È la base per budget, gare e un esercizio senza intoppi. Ecco come nasce passo dopo passo.

Un Concetto di pulizia non è una promessa di qualità né una linea guida, ma un apparato di calcolo con spiegazioni. Stabilisce quali superfici esistono, come vengono trattate, quante ore ne risultano e chi svolge il lavoro. Tutto il resto, piani d'igiene, liste di materiale, controlli di qualità, si basa su questo. Questa guida conduce attraverso sei passi e li calcola in modo continuativo sull'esempio di un edificio scolastico con 3'000 m2 di superficie di pulizia.

Passo 1: rilevare le superfici

All'inizio c'è l'inventario: tutti gli edifici, piani, locali e superfici esterne con i loro rivestimenti e tipi di locale. Più precisa è questa base, più solido è l'intero piano.

In pratica significa: prendere in mano il progetto o la planimetria, passare locale per locale e fissare per ogni superficie quattro indicazioni, superficie in m2, Pavimentazione, Tipo di locale e utilizzo. Locali dello stesso tipo possono essere raggruppati, purché questi dati coincidano. Venti aule di pari dimensione con lo stesso rivestimento danno così un'unica posizione.

Due errori sono frequenti. In primo luogo vengono riprese le superfici lorde di piano dagli atti di costruzione, benché conti solo la superficie di pavimento effettivamente da pulire. In secondo luogo mancano superfici che nessuno percepisce come superficie di pulizia: vani scala, ascensori, locali di pulizia, locali tecnici, piani interrati, superfici vetrate e le aree esterne. Queste lacune emergono solo quando il calcolo non corrisponde alla realtà. Indicazioni sulla procedura le offre l'articolo rilevamento delle superfici per il calcolo della pulizia, l'attribuzione dei rivestimenti l'articolo Tipi di superficie e rivestimenti.

Passo 2: definire tipi di pulizia e intervalli

Per ogni superficie si definisce quale tipo di pulizia serve a quale intervallo: pulizia ordinaria nel quotidiano, di fondo e intermedia a intervalli più ampi, oltre a lavori speciali come la pulizia dei vetri.

Questo passo è l'unico che richiede una vera decisione. Le superfici sono date, i valori di rendimento sono valori empirici, ma la frequenza la stabilisce il gestore. Essa determina il budget più direttamente di qualsiasi altra cosa. Un corridoio pulito tre volte a settimana invece di cinque costa il 40 percento in meno.

Utile è una suddivisione in tre gruppi: superfici con elevati requisiti igienici come servizi igienici e spogliatoi, dove non si risparmia; superfici visibili come ingressi, corridoi e sale riunioni, dove conta l'impressione; e superfici secondarie come depositi, locali tecnici e archivi, dove bastano frequenze settimanali o mensili. Decisivo è anche il numero di Settimane di esercizio: 39 settimane scolastiche danno circa 195 passaggi all'anno, un edificio amministrativo usato continuativamente invece circa 250. Quale tipo di pulizia abbia quale quota lo mostra l'articolo Pulizia ordinaria, di fondo e intermedia.

Passo 3: calcolare l'impegno

L'impegno annuo risulta da superficie, valore di rendimento e intervallo, oggettivo e tracciabile. Da qui si ricavano i carichi in percentuali d'impiego e i costi.

Il calcolo si svolge in tre righe: superficie diviso Valore di rendimento dà il tempo per passaggio. Tempo per passaggio per numero di passaggi dà le Ore annue di questa superficie. La somma su tutte le superfici e tutti i tipi di pulizia dà l'impegno complessivo. Un'aula in linoleum si pulisce in pochi minuti. Con 195 pulizie all'anno questi minuti si sommano a circa 56 ore.

All'impegno di pulizia puro si aggiungono i Lavori accessori: tempi di preparazione, gestione del materiale, tempi di percorso tra gli edifici, istruzione, controllo e amministrazione. Chi li tralascia calcola i carichi di lavoro troppo bassi. I valori standard su cui si basa questo calcolo derivano, in easyCAFM, da oltre 17'000 calcoli di toolsuisse AG, che dal 2004 realizza calcoli dei posti di lavoro in Svizzera. Il procedimento metodologico è descritto nel Calcolo del personale e nel Calcolo della pulizia .

Passo 4: carichi di lavoro e assegnazione

Dalle ore nascono i posti. Il tempo di lavoro annuo netto di un posto a tempo pieno è di 1'840 ore, 42 ore a settimana, meno 5 settimane di vacanza, 9 giorni festivi e circa il 3 percento di assenze. L'impegno complessivo diviso per 1'840 dà il Carico di lavoro in percentuali d'impiego.

Questo numero è anzitutto un valore di calcolo. Nell'assegnazione diventa un'organizzazione: quante persone, con quali carichi di lavoro, per quali edifici e zone? Qui entrano in gioco cose che il calcolo non conosce: desideri di tempo parziale, supplenze e copertura delle vacanze. A ciò si aggiungono le domande se una persona segua due edifici e come le ore vengano distribuite tra turno del mattino e turno della sera. È consueta una maggiorazione per la supplenza, affinché vacanze e assenze non portino ogni volta a lacune. I Carichi di lavoro e assegnazioni vengono gestiti come varianti, affinché più modelli organizzativi possano essere confrontati prima che uno diventi vincolante.

Passo 5: pianificare

L'impegno calcolato viene trasferito nella pianificazione dei giri, settimanale e annuale e distribuito sui team. Così il piano diventa un processo attuabile.

Tre livelli si incastrano. La pianificazione dei giri stabilisce in quale ordine una persona lavora i suoi locali, questo riduce al minimo i tempi di percorso e rende verificabile lo svolgimento della giornata. La pianificazione settimanale distribuisce i lavori sui giorni della settimana e sugli orari, così che ogni superficie riceva la sua frequenza e il carico giornaliero sia equilibrato. La Pianificazione annuale fissa le date di tutto ciò che non ricorre settimanalmente: pulizie di fondo durante le vacanze, pulizia dei vetri, pulizie intermedie, lavori esterni stagionali.

Solo nella pianificazione si vede se il calcolo regge nella quotidianità. Constatazioni tipiche: le ore sono corrette, ma cadono tutte tra le 6 e le 8. Oppure la pulizia di fondo richiede, nelle vacanze estive, più persone di quante siano complessivamente impiegate. Tali strettoie sono problemi di pianificazione, non errori di calcolo, si risolvono attraverso frequenze, finestre temporali o l'acquisto di prestazioni esterne.

Passo 6: documentare e tenere aggiornato

Un piano di pulizia non è un documento una tantum. Se cambiano superfici o uso, deve evolvere. Se tutto è in un software, le modifiche sono subito coerenti ovunque.

Non si documenta solo il risultato, ma anche la derivazione: quali superfici sono state calcolate con quali valori di rendimento e frequenze e quali ipotesi vi stanno dietro. Solo così il concetto può essere verificato più tardi, confrontato con altri oggetti e motivato davanti ad autorità od offerenti. I Rapporti e analisi forniscono questa derivazione per oggetto, edificio e superficie.

Un motivo per una revisione è ogni modifica di superfici, rivestimenti o utilizzo: un'aggiunta, un risanamento, una nuova struttura della giornata, una palestra data in locazione in più. Indipendentemente da questo si raccomanda una verifica annuale delle frequenze e un controllo completo ogni tre a cinque anni. I riscontri dall'esercizio tramite Segnalazioni e attività mostrano, tra una verifica e l'altra, dove il concetto non corrisponde alla realtà.

L'articolazione di un concetto tipo

Un concetto di pulizia ha una struttura contenuta. L'articolazione seguente si può utilizzare sia per un singolo edificio sia per tutto il patrimonio di un comune.

Valori di orientamento per l'inquadramento, stato ottobre 2026.

Chi ha quale ruolo nel concetto

Un piano di pulizia nasce raramente a una sola scrivania. Sono coinvolti tre ruoli. Le frizioni nascono di solito là dove le loro competenze non sono chiarite.

• Comune o amministrazione immobiliare. È titolare delle decisioni: livello di qualità, frequenze, budget, prestazione propria contro prestazione esterna. Approva il concetto e ne risponde politicamente. Per enti pubblici è inoltre importante che la derivazione sia documentata in modo tracciabile, perché i budget devono essere motivati negli organi.
• Custodia e team di pulizia. Conoscono l'edificio e il suo utilizzo meglio di qualsiasi atto. Il loro contributo è la validazione: le superfici rilevate sono corrette? Le frequenze sono sostenibili nella quotidianità? Dove ci sono fattori gravosi che il piano non mostra? Un concetto nato senza questo riscontro regge raramente alla pratica.
• Impresa di pulizia esterna. È esecutrice di una parte delle prestazioni, tipicamente pulizia di fondo e dei vetri, oppure offerente per l'insieme. Il suo sguardo è quello del calcolo: ha bisogno di un capitolato completo e univoco, altrimenti deve mettere a prezzo i rischi. Per Imprese di pulizia il concetto del committente è la base della propria offerta.

Si è rivelata valida la seguente suddivisione: l'amministrazione decide su livello e budget, la custodia valida superfici e processi, l'impresa esterna calcola ciò che è affidato. La sovranità sui dati resta all'amministrazione. Altrimenti il patrimonio delle superfici appartiene di fatto al fornitore. In caso di cambio il rilevamento ricomincia allora da zero.

Dal concetto alla gara d'appalto

Un concetto di pulizia finito è già per circa l'80 percento una gara d'appalto equa. Quello che manca sono le parti formali: tipo di procedura, termini, criteri di idoneità e di aggiudicazione, bozza di contratto. Il nucleo sostanziale, il Capitolato, si trova nei capitoli 2 e 3.

Perché il capitolato generi offerte confrontabili servono tre cose. In primo luogo indicazioni complete delle superfici per tipo di locale e rivestimento, affinché non sia ogni offerente a fare le proprie ipotesi. In secondo luogo tipi di pulizia indicati separatamente, affinché sia visibile se la pulizia di fondo e dei vetri è compresa. In terzo luogo le frequenze come prescrizione anziché come risultato, chi lascia scegliere la frequenza all'offerente riceve offerte che non si possono confrontare.

Il proprio impegno calcolato resta interno. Serve come metro di verifica: un'offerta che si colloca chiaramente sotto il proprio calcolo è organizzata in modo più efficiente oppure è incompleta, in entrambi i casi vale la pena chiedere. La procedura è descritta nell'articolo Mettere a concorso la pulizia per l'ente pubblico.

Il concetto dovrebbe essere verificato a ogni modifica edilizia od organizzativa, ma almeno una volta all'anno in occasione della preparazione del budget. Un ricalcolo completo è sensato ogni tre a cinque anni, così come prima di ogni gara d'appalto, altrimenti un patrimonio di superfici obsoleto diventa base contrattuale per gli anni successivi.

Domande frequenti

Quanto tempo occorre per creare un concetto di pulizia?

La maggior parte del tempo la richiede il passo 1. Per un singolo edificio scolastico sono realistici uno o due giorni per il rilevamento delle superfici, a dipendenza delle basi disponibili, se esistono planimetrie utilizzabili. Calcolo, carichi di lavoro e pianificazione ne derivano e procedono decisamente più in fretta. Per tutto il patrimonio di un comune vale la pena procedere edificio per edificio anziché tutto contemporaneamente.

Serve necessariamente un software?

Per un singolo edificio si può fare anche con una tabella. A partire da più oggetti diventa faticoso: ogni modifica di superfici o frequenze deve essere riportata in calcolo, carichi di lavoro, pianificazione e rapporto. Inoltre i valori standard devono essere applicati in modo uguale ovunque. Proprio questa continuità è il motivo per cui una soluzione comune conviene a partire da una certa dimensione.

Quanto deve essere dettagliato il concetto?

Esattamente tanto dettagliato quanto serve perché il calcolo sia tracciabile. Più dettaglio non è necessario. Ogni superficie ha bisogno di rivestimento, tipo di locale e frequenza. Una suddivisione per singole attività per locale è sensata per un capitolato, ma per il calcolo non è necessaria e genera un onere di aggiornamento che raramente si ripaga.

Cosa distingue un concetto da un piano d'igiene?

Il concetto di pulizia risponde a che cosa viene pulito con quale frequenza e quanto costa. Il piano d'igiene risponde con quali mezzi, in quale concentrazione e con quale documentazione, è prescritto in ospedali, case di cura e cucine e si basa sul concetto. I due si completano, ma non si sostituiscono.

Conclusione

Un concetto di pulizia solido si basa su un rilevamento pulito e su un calcolo oggettivo. L'ordine non è arbitrario: superfici, frequenze, ore, carichi di lavoro, pianificazione, documentazione. Chi salta un passo deve recuperarlo più tardi a caro prezzo. easyCAFM riunisce questi passi in una piattaforma, dalla superficie alla pianificazione, con valori standard da oltre 17'000 calcoli e una derivazione che si può esibire in qualsiasi momento. Maggiori informazioni sul contesto le trova in Chi siamo.

Torna al blog