Cos'è un software CAFM? Definizione, vantaggi e distinzione
CAFM è un termine che ricorre spesso nella gestione degli edifici, ma che raramente viene spiegato con chiarezza. Questo articolo fa ordine: cosa si cela dietro la sigla, cosa offre un software CAFM e in cosa si distingue dal facility management classico?
Cosa significa CAFM?
CAFM sta per Computer-Aided Facility Management, ovvero la gestione degli edifici assistita dal computer. Si intende un software che supporta amministrazione, pianificazione e gestione di edifici e impianti. Invece di tenere le informazioni su carta e in fogli Excel sparsi, un software CAFM riunisce i dati rilevanti in un unico posto.
L'abbreviazione è presa dalla famiglia dei termini inglesi «Computer-Aided», alla quale appartiene anche CAD per il disegno assistito dal computer. Il CAFM è nato negli anni 1980, quando le planimetrie erano per la prima volta disponibili in forma digitale e si iniziò ad agganciare al disegno informazioni aggiuntive: numero del locale, utilizzo, pavimentazione, superficie. Dal disegno con indicazioni aggiuntive è nata nel corso degli anni una banca dati in cui l'edificio è rappresentato come struttura. La planimetria oggi è solo una di più viste sugli stessi dati.
Importante per la comprensione: CAFM non è una denominazione di prodotto protetta né un insieme di funzioni normato. Il termine descrive una categoria. Due soluzioni che si chiamano entrambe CAFM possono avere accenti molto diversi, una sugli impianti tecnici, un'altra sulla pulizia e la manutenzione. Chi cerca un software non dovrebbe quindi mai decidere in base al solo termine, ma in base ai compiti che effettivamente si presentano. Una breve panoramica dei termini la trova nella voce di glossario su CAFM.
CAFM e facility management: la differenza
Il facility management (FM) è la disciplina, cioè tutto ciò che riguarda gestione e manutenzione degli immobili: pulizia, manutenzione, sicurezza, superfici, costi. Il CAFM è lo strumento digitale che supporta questa gestione. In breve: l'FM è il compito, il CAFM il software relativo.
Ne deriva una constatazione che nella pratica manca spesso: il software non risolve competenze non chiarite. Se nessuno ha deciso con quale frequenza va pulito il corridoio di una scuola, nemmeno il miglior software risponderà a questa domanda. Rende però visibile la domanda, calcola le conseguenze di ogni variante e fissa la decisione. È proprio in questo che sta il valore: il CAFM trasforma i presupposti in grandezze verificabili. Di più sulla disciplina stessa si trova nella voce di glossario Facility Management.
Distinzione da termini affini
Nel colloquio con le amministrazioni emergono regolarmente sistemi che vengono confusi con il CAFM. La distinzione vale la pena, perché altrimenti si investe due volte o si aspetta la cosa sbagliata.
Tecnica di gestione degli edifici
La tecnica di gestione degli edifici comanda e sorveglia gli impianti in tempo reale: riscaldamento, ventilazione, illuminazione, accessi. Lavora con valori di misura al ritmo di secondi e minuti e interviene nell'esercizio. Il CAFM invece lavora con dati anagrafici e grandezze di pianificazione su settimane, mesi e anni. I due sistemi si completano: la tecnica di gestione segnala un guasto, il CAFM organizza chi lo elimina e quanto costa.
Software ERP e finanziario
Una soluzione ERP o finanziaria gestisce contabilità, creditori, salari e acquisti. Sa quale importo è stato registrato su quale conto, ma non a quale superficie e a quale prestazione si riferisce l'importo. Il CAFM fornisce queste grandezze di riferimento: metri quadrati, ore, percentuali d'impiego, frequenze. Solo insieme nasce una contabilità dei costi che si può spiegare a un organo.
Sistema di ticket
Un sistema di ticket raccoglie le segnalazioni e ne segue la lavorazione. Questa è una parte del CAFM, ma solo una. Un puro sistema di ticket non conosce l'inventario, non calcola carichi di lavoro e non genera una pianificazione annuale. Chi vuole solo ordinare le segnalazioni non ha bisogno di CAFM. Chi vuole sapere se l'impegno di manutenzione di un immobile è nella norma ha bisogno di più dei ticket.
Amministrazione immobiliare
Il software per l'amministrazione immobiliare gira attorno ai rapporti di locazione, al conteggio delle spese accessorie e ai ricavi. Considera l'edificio come oggetto d'investimento. Il CAFM considera lo stesso edificio come oggetto di esercizio: quanto lavoro genera, chi lo svolge, quando e a quali costi. Comuni e istituzioni che utilizzano i propri immobili hanno bisogno soprattutto della seconda prospettiva.
Cosa offre un software CAFM
L'insieme delle funzioni varia a seconda della soluzione e del focus. Nell'ambito di pulizia e manutenzione delle infrastrutture pubbliche rientrano tipicamente:
- Rilevamento di superfici e inventario.
- Calcolo oggettivo del fabbisogno di pulizia e manutenzione.
- Pianificazione di carichi, giri e manutenzione.
- Creazione di offerte e analisi.
- Gestione di attività e difetti.
La panoramica seguente mostra questi ambiti di compiti lungo i sei moduli di easyCAFM e indica ogni volta chi vi lavora in un comune o in un'impresa di pulizia. L'ordine non è casuale: ogni ambito si basa sui dati del precedente.
| Ambito di compiti | Cosa offre un software CAFM | Chi vi lavora |
|---|---|---|
| Oggetti & superfici | Rilevare in modo strutturato edifici, piani, locali e aree esterne; fissare superficie, utilizzo, pavimentazione e dotazione per ogni locale; depositare planimetrie e ricavarne le superfici. | Custodia, amministrazione immobiliare, rilevamento esterno |
| Calcolo della pulizia | Calcolare da superficie, rivestimento, utilizzo e frequenza il tempo necessario per locale, basandosi su valori standard invece che su stime; calcolare e confrontare varianti. | Amministrazione, calcolo, ufficio offerte |
| Carichi & assegnazione | Convertire il tempo necessario calcolato in percentuali d'impiego e distribuirlo su persone o team; rendere visibili sovracopertura e sottocopertura. | Custodia, direzione del team, servizio del personale |
| Pianificazione giri & annuale | Formare piani settimanali e giri, tenere conto di vacanze e settimane scolastiche, distribuire sull'anno pulizia di fondo e ordinaria. | Custodia, responsabile dell'oggetto |
| Offerte & report | Generare dallo stesso calcolo capitolati, offerte e valutazioni; indicare i costi per immobile, edificio e locale. | Amministrazione, organi, imprese di pulizia |
| Attività & segnalazioni | Rilevare, assegnare e seguire difetti e incarichi da mobile; pianificare i lavori ricorrenti come serie. | Custodia, docenti, utenti, amministrazione |
Perché il CAFM conviene
Il vantaggio nasce dalla coerenza e dalla tracciabilità: tutti lavorano con gli stessi dati aggiornati. I costi diventano motivabili, la pianificazione diventa affidabile e le discussioni sugli impegni percepiti vengono a cadere. Proprio per il settore pubblico, che deve giustificare le spese, questo è un vantaggio decisivo.
Si aggiunge la comparabilità. Non appena più immobili sono rilevati e calcolati con lo stesso metodo, l'uno può essere misurato sull'altro. Indicatori come le ore di pulizia, le percentuali d'impiego o i costi annui di un immobile diventano allora significativi, perché dietro valgono ovunque le stesse regole.
Un simile confronto non è un giudizio. Mostra soltanto se un immobile rientra nell'intervallo atteso. In caso di scostamento, il calcolo ne fornisce la motivazione: una struttura del pavimento impegnativa, frequenze elevate, molte zone umide, aree esterne.
Excel e carta contro il software CAFM
Molti comuni gestiscono oggi la loro manutenzione in tabelle e raccoglitori. Non è un rimprovero, ma una soluzione cresciuta nel tempo che ha funzionato a lungo. Interessante è dove raggiunge i propri limiti.
| Criterio | Excel e carta | Software CAFM |
|---|---|---|
| Attualità dei dati | Più versioni del file in circolazione; non è chiaro quale valga. Le trasformazioni edilizie vengono spesso registrate solo mesi dopo. | Un'unica base di dati che tutti vedono. Una modifica ha effetto immediato su calcolo, carico di lavoro e piano. |
| Tracciabilità | Formule e maggiorazioni sono cresciute nel tempo; perché un valore è così alto lo sa solo la persona che l'ha impostato. | Ogni valore è riconducibile a superficie, rivestimento, frequenza e valore standard ed è documentato nel rapporto. |
| Confrontabilità tra immobili | Ogni tabella è strutturata in modo diverso; gli indicatori non si possono affiancare in modo pulito. | Tutti gli oggetti secondo lo stesso metodo; analisi su tutto il patrimonio con un clic. |
| Accesso di più persone | Il file è bloccato o viene copiato; il lavoro parallelo porta a versioni divergenti. | Più persone lavorano contemporaneamente, con ruoli e diritti per ogni compito. |
| Successione in caso di cambio di personale | Il sapere va via con la persona; chi subentra ricomincia di fatto da zero. | Struttura, valori e motivazioni restano nel sistema e sono documentati in modo leggibile. |
| Impegno per le analisi | Le cifre vengono raccolte a mano per ogni tornata di budget, di solito nell'arco di giorni. | I rapporti sono archiviati e disponibili in qualsiasi momento, anche per singoli oggetti o per tutto il patrimonio. |
La differenza non sta tanto nella capacità di calcolo quanto nella struttura. Una tabella contiene cifre, un sistema CAFM contiene relazioni. Per questo nel sistema a una domanda come «Che cosa succede al carico di lavoro se in futuro la palestra verrà usata anche il sabato?» si può rispondere in pochi minuti, mentre nelle tabelle essa richiede un nuovo calcolo a mano.
Esempio: cosa fa diversamente un comune con il CAFM
Un comune gestisce un edificio scolastico con 3'000 m² di superficie di pulizia. Finora la pulizia era contenuta in una tabella creata anni prima da un consulente; il carico di lavoro del custode era cresciuto storicamente e nessuno sapeva dire come fosse nato. Con il rilevamento in easyCAFM nasce un quadro diverso.
Le superfici vengono rilevate locale per locale con rivestimento e utilizzo. Il calcolo considera 39 settimane scolastiche e risulta in circa 2'300 ore di pulizia all'anno. A queste si aggiungono le altre prestazioni di custodia, con cui la custodia arriva complessivamente a 3'250 ore. Rispetto al tempo di lavoro annuo netto di un posto a tempo pieno di 1'840 ore, sono 177 percento d'impiego. Le sole 2'300 ore di pulizia costano, con costi interni pieni di 45 CHF all'ora, 103'500 CHF all'anno.
Con Excel la discussione finiva finora con la frase «ci serve circa un posto e mezzo». Ora sul tavolo c'è un numero che si può ricostruire fino al singolo locale. Quando il comune decide più tardi un ulteriore utilizzo serale, la frequenza viene adeguata nel modulo. Le ore aggiuntive, con percentuale d'impiego e conseguenze sui costi, sono subito note. La motivazione per il budget si scrive così praticamente da sé.
Criteri di scelta per comuni ed enti
Chi valuta una soluzione CAFM non confronta al meglio elenchi di funzioni, ma la corrispondenza alla propria situazione. Per comuni, scuole, case di cura e magazzini comunali in Svizzera, sette criteri si sono rivelati decisivi.
- Valori standard svizzeri. Il software calcola con valori di rendimento corrispondenti alle condizioni e ai salari locali? Valori provenienti da altri Paesi portano sistematicamente a carichi di lavoro errati. I valori standard di easyCAFM derivano da oltre 17'000 calcoli di toolsuisse AG, che dal 2004 realizza calcoli dei posti di lavoro in Svizzera. Che cosa sia esattamente un Valore standard lo spiega il glossario.
- Conservazione dei dati in Svizzera. Dove si trovano i dati e a quale diritto sono soggetti? Per i committenti pubblici questa è spesso una prescrizione e non una preferenza. Sviluppo, esercizio e conservazione dei dati di easyCAFM avvengono in Svizzera, in conformità con la legge svizzera sulla protezione dei dati.
- Multi-tenancy. Più unità organizzative possono lavorare separatamente e comunque essere valutate insieme? Questo è rilevante per consorzi comunali, consorzi di scopo e per i fornitori di servizi con più committenti. Vedi Multi-tenancy.
- Lingue. Nei cantoni plurilingui e nelle aziende con personale internazionale l'interfaccia deve essere disponibile nella lingua degli utenti. easyCAFM è disponibile in tutte le lingue nazionali.
- Utilizzo mobile. Superfici, difetti e riscontri nascono nell'edificio, non alla scrivania. Una soluzione che funziona nel browser sul dispositivo mobile evita il doppio rilevamento.
- Importazione dei dati. Si possono importare calcoli, elenchi di superfici e planimetrie esistenti, oppure tutto ricomincia da zero? La risposta determina in misura sostanziale l'impegno di avvio.
- Accompagnamento all'avvio. Chi rileva i primi oggetti e forma il team? Il software da solo non cambia ancora un modo di lavorare. Maggiori informazioni sull'origine della soluzione si trovano nella pagina Chi siamo.
Un ottavo punto viene spesso sottovalutato: la portata. Una soluzione che sa fare tutto sovraccarica i team piccoli. Per la manutenzione degli immobili comunali conta che superfici, calcolo, carichi di lavoro, pianificazione, rapporti e segnalazioni siano collegati, non che siano rappresentati anche impianti di chiusura e parco veicoli. Quali ambiti collaborano lo mostra la panoramica della Soluzione complessiva.
Domande frequenti
Ci serve il CAFM già con pochi edifici?
Il vantaggio dipende meno dal numero di edifici che dalla domanda se Lei debba motivare i suoi impegni. Già con due o tre immobili vale la pena un calcolo tracciabile, appena si fissano carichi di lavoro, si chiedono budget o si mettono a gara prestazioni. Vale anche il contrario: chi vuole solo ordinare le segnalazioni inizia con Attività e segnalazioni e amplia più tardi.
Il CAFM sostituisce il nostro software finanziario?
No. Il CAFM fornisce la base di quantità e prestazioni, il software finanziario registra gli importi. I due sistemi continuano a coesistere. Il guadagno è che le voci di budget sono ora riconducibili a superfici, ore e percentuali d'impiego invece che ai valori dell'anno precedente.
Quanto sono precisi i valori calcolati?
Il calcolo è preciso quanto il rilevamento delle superfici che gli sta dietro. Superfici rilevate correttamente con rivestimento e utilizzo danno valori che tengono nella pratica; superfici stimate grossolanamente danno risultati stimati grossolanamente. Per questo ogni avvio inizia con il rilevamento delle superfici per il calcolo della pulizia.
Il CAFM è solo per il settore pubblico?
No. La stessa logica di calcolo serve alle imprese di pulizia per la presentazione delle offerte e per la gestione dei loro oggetti. La differenza sta nella prospettiva: il settore pubblico vuole motivare gli impegni, il fornitore di servizi vuole calcolare e vincere. Vedi a questo proposito le pagine per enti pubblici e per Imprese di pulizia.
Conclusione
Il software CAFM rende il facility management digitale, coerente e tracciabile. Non è una tecnica di comando, non è una contabilità e non è un semplice sistema di ticket, ma il sistema che mette superfici, prestazioni, tempi e costi in una relazione documentabile. Decisivi nella scelta sono valori standard adatti alla Svizzera, una conservazione dei dati nel Paese, il multilinguismo, l'utilizzo mobile e un'importazione dei dati realistica.
easyCAFM è una soluzione di questo tipo, con focus su pulizia e manutenzione dell'infrastruttura pubblica, dal rilevamento delle superfici fino all'offerta. Chi vuole approfondire trova il percorso di calcolo nell'articolo Il calcolo della pulizia spiegato e altre risposte nelle domande frequenti.
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